Seu software está preparado para lidar com problemas na emissão de documentos fiscais? Conheça a Contingência Offline e evite problemas com o Fisco.
O meio tributário brasileiro passou por um processo de digitalização e hoje a maioria dos documentos fiscais são eletrônicos. Isso significa que eles dependem de um ambiente digital e online para serem emitidos. No entanto, quando a conexão fica indisponível, a contingência offline entra em cena.
Você está familiarizado com esse conceito? Conhecê-lo é tão importante quanto dominar o processo de emissão padrão, afinal, é uma demanda que pode surgir eventualmente. E, definitivamente, deixar de vender por não conseguir emitir a nota não é uma opção.
Do mesmo modo, nenhuma empresa quer ter problemas de compliance ou com o Fisco, o que pode acontecer quando documentos fiscais não são emitidos e autorizados como devem. Portanto, é hora de você tirar suas dúvidas sobre contingência offline! A seguir, falamos de como funciona, quando usar e vantagens desse modo de emissão. Acompanhe!
O que é Contingência Offline na emissão de documentos fiscais eletrônicos?
Contingência offline é uma forma de emitir notas e documentos fiscais eletrônicos sem a necessidade de conexão com a internet. Essa modalidade foi criada para que, em situações em que a rede ou o sistema da SEFAZ esteja instável ou indisponível, o contribuinte ainda possa realizar a emissão dos documentos fiscais que precisar.
Portanto, a emissão em modo de contingência é uma solução para um problema temporário que pode surgir em casos de lentidão, quedas de sinal ou energia, e atualizações de sistema. O objetivo é impedir que a operação de um negócio seja prejudicada por um fator externo incontrolável.
Como funciona?
Numa emissão de nota fiscal normal, o processo consiste em: gerar e assinar o arquivo XML; transmiti-lo à SEFAZ através de um webservice para o documento ser autorizado; e, por fim, enviar aos destinatários e armazenar a nota pelo tempo de guarda. Tudo isso acontece de forma online e praticamente instantânea.
Já no caso da contingência offline, a emissão não é realizada em tempo real. Como a comunicação com a SEFAZ está, por algum motivo, indisponível, a emissão em contingência funciona como uma autorização prévia da nota ou documento fiscal.
Na prática, quando a tentativa de emissão padrão falha, é possível adaptar o documento para as regras de emissão em contingência e dar continuidade ao processo pulando a etapa de transmissão e autorização da SEFAZ. Assim, a emissão é feita de forma offline e assíncrona.
O documento emitido ganha validade desde que a etapa de validação seja cumprida após o restabelecimento da conexão e comunicação. O prazo para essa regularização varia de documento para documento e de estado para estado. Em geral, ele costuma ser de no máximo 24 horas após a emissão em contingência.
Além disso, nessa forma de emissão, alguns modelos de nota não podem ser cancelados, substituídos ou acompanhados de uma carta de correção. Mas, na hora do envio à SEFAZ, nada impede que a nota seja rejeitada. Neste caso, é preciso repetir a emissão e atualizar o destinatário nesse sentido.
Vale dizer também que a emissão em contingência não está disponível em todos os estados. Visto que cada um tem seu conjunto de documentos fiscais e regras de emissão, é interessante consultar a legislação da sua região para confirmar se e como a contingência acontece por aí.
Quando utilizar a Contingência Offline?
A contingência offline é uma medida excepcional, uma forma de emissão alternativa. Por isso, esse tipo de emissão só deve ser utilizado quando a operação padrão realmente não puder ser concluída.
Emitir documentos fiscais em contingência em excesso pode levantar suspeitas e gerar problemas, como fiscalizações, advertências e suspensões. Sem contar que esse formato de emissão abre brechas para perdas de informações, inconsistências de dados e falhas de comunicação, o que pode prejudicar sua empresa diante dos clientes e autoridades fiscais.
Vantagens da Contingência Offline
Confira abaixo as 4 principais vantagens da Contingência Offline para quem precisa emitir notas fiscais! | Imagem: Unsplash.
Apesar de existir alguns cuidados, a contingência offline é importante e garante uma série de vantagens para os contribuintes, tais como:
Redução de riscos operacionais
A possibilidade de emitir notas de uma forma alternativa, offline e assíncrona permite que o contribuinte contorne uma falha operacional e reduza os riscos nesse sentido.
Garantia de continuidade do negócio
A emissão em contingência é sinônimo de um negócio sempre ativo e pronto para atender seus consumidores. Assim, é possível concluir as vendas sem deixá-los esperando ou sem seu documento fiscal de direito.
Aumento da segurança das informações fiscais
Ao estabelecer uma solução para esse tipo de problema técnico que pode acontecer com qualquer contribuinte, as autoridades fiscais puderam aumentar a segurança das informações fiscais.
Desse modo, o contribuinte sabe exatamente o que fazer nessas situações e não fica em débito com o Fisco por falta de direcionamento diante de um imprevisto.
Atendimento aos requisitos legais de compliance fiscal
Além disso, a contingência offline visa ajudar o contribuinte a atender os requisitos legais de compliance fiscal. Todo o processo é pensado para que o usuário resolva sua demanda operacional sem deixar de cumprir com suas obrigações tributárias.
Resumindo: a contingência offline serve para ajudar o contribuinte, o Fisco e demais autoridades fiscais, e também os intermediários e destinatários. Por outro lado, ela deve ser utilizada com atenção e prudência.
Seu software está preparado para os problemas na emissão de documentos fiscais?
A API PlugNotas da TecnoSpeed é o jeito mais fácil de emitir documentos fiscais eletrônicos com o seu software: você envia as informações e o restante é por nossa conta. E o melhor: PlugNotas possui o recurso de contingência offline para NFC-e, assim, não precisa se preocupar com instabilidades de sistema!
