O envio da NF-e e demais documentos fiscais ao destinatário é obrigatório, mas porque e como enviar nota fiscal por e-mail de forma automática? Entenda!
Se você trabalha ou quer trabalhar com softwares fiscais, provavelmente já sabe que o envio das notas para seus destinatários é uma etapa obrigatória do processo. Mas você sabe como enviar Nota Fiscal por e-mail?
Neste artigo, explicamos as possíveis maneiras de cumprir essa obrigação. E, claro, a alternativa mais simples e vantajosa para a sua software house, seus clientes e os clientes deles, que é automatizar esse processo. Acompanhe!
Como enviar nota fiscal eletrônica por e-mail?
Depois de preencher os dados da nota, gerar o arquivo XML, autenticá-lo com uma assinatura digital, transmiti-lo à SEFAZ para validação, receber a autorização e ter em mãos o arquivo final da NF-e e da DANFE, a última etapa é enviar esses documentos ao destinatário e intermediários envolvidos.
Geralmente, o envio é feito por e-mail, já que este é um meio seguro e amplamente conhecido e utilizado pelas pessoas e organizações. A operacionalização desse envio, no entanto, pode ser feita de três formas principais:
- É possível utilizar os sistemas de emissão dos municípios, visto que alguns incluem o botão “Enviar por e-mail” dentre as opções disponíveis após a emissão.
- Outra opção é baixar as notas e enviá-las manualmente para cada cliente. No entanto, o processo é repetitivo, um a um, oneroso e até inviável, dependendo do volume de emissões que a empresa realiza mensalmente.
- A terceira alternativa é realizar o envio através de um sistema automatizado. Isso porque, ele fará esse processo sem que você precise baixar e enviar as notas uma a uma.
Este último método é o mais fácil, rápido e vantajoso e, por isso, empresas de software têm integrado soluções automatizadas que livram seus clientes da preocupação com como enviar nota fiscal por e-mail para os destinatários de suas vendas.
Por que enviar notas fiscais por e-mail de forma automática?
Confira os 3 principais motivos para enviar automaticamente notas fiscais por e-mail | Imagem: Pexels
Os motivos para enviar notas fiscais por e-mail de forma automática são muitos, mas, aqui, destacamos três principais:
Mais praticidade
Ao ter uma etapa a menos para se preocupar, ganha-se tempo e praticidade no processo de emissão e na rotina como um todo. Ainda mais quando estamos falando de uma atividade custosa e repetitiva quanto é o envio manual e um a um.
Maior controle dos processos
Ao oferecer a opção de enviar nota fiscal por e-mail de forma automatizada, o seu sistema assegura um maior controle dos processos aos seus usuários e clientes.
Afinal, em vez de se preocuparem com o operacional, eles poderão se dedicar em acompanhar de perto as emissões e gerenciar melhor as demandas necessárias.
Sem contar que o envio por e-mail serve como um backup das informações armazenadas no sistema e facilita no gerenciamento dos documentos fiscais emitidos pela organização.
Mais segurança
Além disso, o fator da segurança é uma vantagem inegável das automatizações. Afinal, há a garantia de que o envio será concretizado e realizado no formato, prazo e para os destinatários e intermediários corretos.
Assim, é possível reduzir significativamente as chances de erros, esquecimentos e outros problemas comuns dos processos onerosos e manuais, bem como evitar o vazamento de informações ao cortar a papelada e a intervenção humana do processo.
Diferença entre DANFE e arquivo XML
Na hora de tratar do envio da NF por e-mail, é importante termos clareza do que se trata o arquivo XML e o DANFE das notas, e saber que são documentos diferentes e que ambos precisam ser encaminhados ao cliente/consumidor/tomador/destinatário.
DANFE
O DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ele funciona como a versão resumida e legível em PDF da nota, a qual pode também ser impressa e, portanto, uma representação física da NF-e.
Sua função é servir de meio de comprovação da operação durante fretes e transportes, e também dar acesso ao arquivo oficial e completo da nota para os destinatários e também as autoridades fiscais.
Arquivo XML
Já o tão falado arquivo XML é a nota em si. Depois da adoção do formato eletrônico em todo o território nacional, as notas fiscais passaram a ser 100% digitais e geradas no formato de um arquivo XML. Além de leve e seguro, é de fácil processamento.
E esse formato também é aplicado para outros modelos de notas e documentos fiscais eletrônicos, assim como cada um deles possui suas variações de DANFE.
Envio automático de documentos fiscais por e-mail com as soluções Tecnospeed
Agora, se ao chegar até aqui, você ainda não sabe como enviar Nota Fiscal por e-mail de forma automática, precisamos te dizer que essa funcionalidade está presente em todas as soluções de emissão e armazenamento de documentos fiscais da Tecnospeed.
Com os nossos produtos Plugstorage, PlugNotas e Suíte de Componentes você poderá implementar o envio automático de nota fiscal e mais diversos outros documentos (NFC-e, NFS-e, MDF-e, CF-e, SAT, CT-e…) para seus clientes e os clientes deles.
Tudo de forma descomplicada, compatível com diversas linguagens de programação, integrável rapidamente e com todos os recursos que o seu software precisa para ter um módulo fiscal completo e eficiente.
Envio automático de Eventos da NF-e
Seja com nossa API PlugNotas, um dos nossos Componentes DLL ou nosso gerenciador PlugStorage, o envio da Notas Fiscal por e-mail e dos arquivos referentes aos eventos da NF-e é totalmente automatizado.
Assim, o seu sistema entrega ainda mais valor aos usuários e não prejudica os controles internos de estoque e fluxo de caixa do cliente. Além disso, evita que eles venham a ter problemas com o Fisco por descumprir alguma obrigação padrão e/ou acessória.
Envio automático de CT-e
E como já falamos, não são apenas os emitentes das notas e as NF-es que precisam ser obrigatoriamente enviadas aos clientes.
As empresas de transporte e logística também precisam disponibilizar o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) para seus contratantes.
Mas você não precisa se preocupar com mais essa demanda se for usuário das nossas soluções. Afinal, elas também estão contempladas pelo PlugStorage e nossos Componentes para Transporte.
Neles, o envio do arquivo XML do CT-e e do PDF do DACTE para o contratante acontecem automaticamente logo após a autorização da Sefaz.
E então, quer ajuda para preparar seu ERP com um módulo fiscal completo e não se preocupar mais com o envio automático de notas fiscais?
Assim, você deixa o módulo fiscal com a gente, pode se concentrar nos requisitos mais importantes do seu negócio e oferecer o mesmo aos seus clientes!
