eSocial e LGPD: como garantir a proteção dos dados?

Você conhece a relação entre eSocial e LGPD? Descubra neste artigo e garanta a proteção dos dados e compliance para sua software house e seus clientes!

O eSocial é um sistema que centraliza as informações e obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de uma empresa. A LGPD é a Lei Geral de Proteção de Dados que visa manter a segurança e responsabilidade para com as informações pessoais dos cidadãos. Como, então, conciliar as demandas dessas duas obrigações: eSocial e LGPD?

Certamente isso levanta dúvidas entre os gestores, empresários e desenvolvedores que fornecem sistemas de gestão empresarial que contemplam esses processos. Contudo, não precisa se preocupar, pois esclareceremos elas em breve.

A seguir, vamos explorar a importância da segurança da informação no contexto do eSocial, como essa obrigação se relaciona com a LGPD e medidas para garantir a proteção dos dados na plataforma. Acompanhe a leitura até o final!

eSocial e sua importância para empresas

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Ele foi instituído a partir do Decreto nº 8373/2014 e começou a ser implementado em janeiro de 2018. 

Seu objetivo? Modernizar e unificar a transmissão de dados e declarações obrigatórias referentes aos trabalhadores, incluindo comunicações de vínculos, folhas de pagamento, contribuições previdenciárias, FGTS, acidentes de trabalho e muito mais.

Essa transição foi importante para as empresas, pois tornou a gestão dessas informações muito mais fácil, eficiente e segura. Todos os dados foram centralizados e integrados em um único sistema, reduzindo a burocracia e as chances de erros. Principalmente após a implementação do eSocial Simplificado.

Além de incentivar o empregador a manter as contratações, pagamentos e outras obrigações trabalhistas em dia e conformidade com a lei. E, ainda, facilitar o processo de fiscalização por parte das autoridades governamentais em benefício dos trabalhadores.

LGPD nas empresas

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi instituída no Brasil através da Lei nº 13.709 de 14 de agosto de 2018 e todas as sanções por ela regidas​ estão valendo desde 1º de agosto de 2021. 

Ela foi criada com base na GDPR (General Data, Protection Regulation), a regulação de proteção dos dados da União Europeia. Nesse sentido, a LGPD estabelece princípios, regras e diretrizes para o tratamento (coleta, armazenamento, processamento e compartilhamento) de dados pessoais.

Seus fundamentos são aplicáveis a todas as empresas que realizam este processo, independentemente do setor, segmento ou porte. E envolvem quaisquer informações pessoais sensíveis, desde informações básicas, como nome e e-mail, até informações mais específicas, como números de documentos e opiniões políticas.

Portanto, a LGPD passou a fazer parte das obrigações legais e de compliance das organizações. As empresas precisaram se adaptar aos padrões nela previstos para conceder aos cidadãos total controle e transparência sobre seus próprios dados. Assim como, se comprometer a manipular dados com responsabilidade e segurança para evitar sanções, multas e danos à sua reputação por descumprimento das regras.

A relação entre eSocial e LGPD

Ao utilizar o eSocial, as empresas coletam, armazenam e processam diversas informações pessoais e dados sensíveis dos colaboradores, como CPF, data de nascimento, número de PIS, entre outros.

No entanto, com isso em vista, é imprescindível adotar medidas rigorosas de segurança da informação para garantir a proteção dessas informações. E, nesse sentido, as diretrizes da LGPD servem de parâmetro e guia para esse objetivo.

Desse modo, a relação entre eSocial e LGPD é inegável e exige uma abordagem integrada, com as empresas se mantendo atentas e fiéis às exigências das duas obrigações e regulamentações legais.

Importância da segurança da informação no eSocial

A segurança da informação é um aspecto crucial para as empresas que utilizam o eSocial. Afinal, o vazamento de dados sensíveis pode trazer consequências graves, tanto para a organização quanto para seus colaboradores. 

Uma gestão de segurança da informação frágil deixa todos expostos a situações envolvendo o uso indevido dos dados e fraudes trabalhistas. Além dos altos riscos de penalidades legais, danos à imagem da empresa e prejuízos financeiros.

Requisitos de segurança no eSocial

É fundamental atender aos requisitos de segurança estabelecidos pelas legislações vigentes e as diretrizes do próprio eSocial para garantir a proteção dos dados no sistema.

As empresas devem implementar, por exemplo, medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados pessoais dos colaboradores. Isso inclui adotar controles de acesso aos sistemas e bases de dados, bem como processos de anonimização e autenticação.

Além disso, é importante contar com tecnologias, como certificados digitais e algoritmos criptográficos para garantir uma transmissão segura de dados e solicitações ao eSocial. E, ainda, manter um monitoramento constante e registros detalhados dos acessos e possíveis atividades suspeitas ou ameaças.

Por fim, falando especificamente das exigências da LGPD ligado ao eSocial, é indicado que a empresa colete e compartilhe apenas os dados que forem estritamente necessários para o cumprimento das leis e obrigações. E, ainda, comunique claramente seus colaboradores sobre esse processo e obtenha sua autorização.

É possível fazer isso incluindo uma cláusula contratual relacionada ao compartilhamento de dados com o Governo Federal, através do sistema eSocial, ressaltando a necessidade disso para cumprimento legal. Para profissionais já efetivados, o mesmo pode ser feito por meio de um termo aditivo.

eSocial e LGPD: medidas para garantir a proteção dos dados

Para fechar, vamos falar sobre algumas medidas que podem ser adotadas para garantir a proteção dos dados no contexto do eSocial e para além dele? Sugerimos investir em:

Políticas e procedimentos internos

Baseado na LGPD, as empresas devem elaborar políticas claras de segurança da informação, e diretrizes e procedimentos para o tratamento adequado dos dados pessoais. Essas políticas devem abranger desde a coleta até o descarte seguro e responsável das informações.

Tecnologias e sistemas de segurança robustos

Implementar sistemas de segurança que incluam firewalls, antivírus e tecnologias de detecção de intrusão e monitoramento de acessos ajudará a identificar possíveis vulnerabilidades nos sistemas, prevenir ataques cibernéticos e evitar vazamentos de dados.

Atualização e conformidade com as diretrizes do eSocial

Os módulos do SPED continuam sendo atualizados e aprimorados, o que inclui o eSocial. Nesse sentido, manter-se atualizado em relação às mudanças e exigências desse sistema é outra forma de assegurar a proteção dos dados.

Contar com uma solução eSocial 

Por último, mas não menos importante, contar com uma solução especializada em eSocial, como a oferecida pela Tecnospeed, pode auxiliar as empresas a adotar uma gestão adequada dos dados, contando com as melhores práticas de segurança da informação e cumprindo as exigências da LGPD.

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E para ficar por dentro de outros desafios ligados ao eSocial que seus clientes podem estar enfrentando e você pode ajudá-los a solucionar, explore nossos conteúdos sobre o tema!