Você sabe o que é a Nota em Contingência? Esse formato de emissão é utilizado em casos específicos e exige atenção. Entenda tudo aqui!
A emissão de Notas Fiscais é uma parte essencial de qualquer operação comercial, especialmente com o avanço da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e). A transição para o modelo digital trouxe maior agilidade, mas também a dependência de uma conexão estável com a internet para garantir a autorização das notas pela SEFAZ.
No entanto, o que acontece quando a internet cai ou o portal da SEFAZ está temporariamente fora do ar? A solução é a Nota Fiscal de Contingência, uma ferramenta fundamental para garantir a continuidade das operações fiscais sem interrupções. Neste artigo, exploramos como essa ferramenta funciona, com ênfase na emissão offline de NFC-e, uma solução prática e segura para momentos em que a comunicação com a SEFAZ é temporariamente perdida.
O que é nota em contingência?
A validade de um documento fiscal eletrônico depende da autorização de uso concedida pela Secretaria de Fazenda de cada estado. Esse processo de autorização é feito eletronicamente, ou seja, online, em conformidade com o formato e toda a estrutura digital adotada para as emissões. É somente após a liberação da SEFAZ que a Nota é confirmada e o DANF-e, representação física e obrigatória da nota, pode ser acessado e disponibilizado, e a circulação da mercadoria pode ser feita sem maiores problemas com o Fisco.
Isso significa que toda compra, venda ou operação comercial demanda recursos de infraestrutura, hardware e software, e o mau funcionamento ou indisponibilidade de qualquer um desses recursos pode prejudicar significativamente os negócios. E é aí que entra a Nota Fiscal de Contingência. Ela é um modelo de nota, ou melhor, um formato de emissão alternativo off-line. Ou seja, é indicado utilizá-la quando há algum tipo de problema técnico na autorização do documento em tempo real.
Quando utilizar a nota fiscal de contingência?
A nota em contingência é especialmente útil quando há falhas na comunicação com a SEFAZ, seja pela falta de internet ou pela indisponibilidade temporária do portal da SEFAZ. Nesse tipo de situação, a tecnologia de emissão offline se torna uma aliada importante, permitindo que você emita a NFC-e em contingência sem que a operação comercial precise ser interrompida.
Esse problema técnico pode ser a falta de acesso à internet, o Portal da Sefaz não estar disponível (fora do ar por alguma atualização, sobrecarga ou questão de segurança, por exemplo), ou a comunicação com a Sefaz estar demorando mais do que o esperado – neste caso, falando de uma NFC-e, nem sempre o cliente pode ou quer aguardar. A emissão em contingência funciona, portanto, como uma autorização condicional da operação e da Nota; ela permite a liberação da mercadoria, mas depende da posterior conclusão do processo de transmissão e autorização da SEFAZ, após a normalização do problema técnico.
Como emitir uma nota em contingência?
O processo de emissão em contingência pode ser feito a partir de três estruturas alternativas diferentes, conforme as orientações do Manual de Contingência – NF-e: o Formulário de Segurança para impressão de DANF-e (FS-DA), a Sefaz Virtual de Contingência (SVC) e o Evento Prévio de Emissão em Contingência (EPEC).
Cada ferramenta tem suas indicações e particularidades de comando e estrutura, mas em termos de etapas contam com passos bem parecidos para a conclusão do processo de emissão, após a identificação de uma indisponibilidade na emissão normal:
- Gerar um novo XML, preenchendo o campo “tpEmis” conforme o tipo de emissão em contingência adotado – consulte no manual o código de cada operação;
- Inserir o motivo da entrada em contingência com data e hora, incluindo os minutos e segundos, do seu início;
- Assinar o arquivo com o certificado digital e transmiti-lo para a autoridade competente, nos casos de uso do EPEC ou SVC;
- Imprimir o DANF-e em papel comum e com a identificação de contingência – em duas vias em caso de uso do FS-DA;
- Armazenar a Chave de Acesso da NF-e, o DANF-e e demais dados do documento para regularização e possíveis esclarecimentos futuros;
- Transmitir a NF-e à SEFAZ de origem após a resolução dos problemas técnicos.
Há ainda o Manual de Contingência – NFC-e, com orientações específicas para esse tipo de nota e que vale a pena ser consultado caso este seja o modelo utilizado por você, sua empresa ou seus clientes.
Emissão Offline
Quando a comunicação com a SEFAZ não pode ser estabelecida, a nota em contingência permite que a NFC-e seja emitida offline e armazenada localmente até que a conexão seja restabelecida. Essa tecnologia possibilita a emissão da nota fiscal sem a necessidade de comunicação imediata com a SEFAZ, garantindo a liberação da mercadoria e a continuidade das atividades comerciais.
Com a utilização de soluções como NeverStop, a emissão de NFC-e em contingência torna-se simples, prática e segura. Assim que a conexão com a SEFAZ é restabelecida, as informações fiscais podem ser transmitidas automaticamente, garantindo a regularização da operação sem complicação.
Quais são os cuidados que devem ser tomados?
Vale lembrar que a emissão em contingência é uma alternativa emergencial e exclusiva para situações envolvendo algum problema de comunicação ou técnico. Então, é preciso tomar cuidado para não utilizar esse formato desnecessária e/ou excessivamente.
Isso porque ele não garante a segurança e a conformidade com a lei que o processo normal oferece, além de envolver um prazo limite para regularização e exigir medidas extras, como o armazenamento de cópias do DANF-e, para evitar problemas com o Fisco.
Principais riscos com o Fisco
- Notas emitidas em contingência devem ser encaminhadas para a SEFAZ quando a situação se normalizar. Porém, isso precisa acontecer em até 24h após a emissão para que o processo e a nota sejam válidos;
- Assim como na emissão em tempo real, há a possibilidade da nota ser rejeitada, gerando retrabalho e a necessidade de reportar e solucionar isso para o destinatário;
- Os documentos em contingência podem ser alvo de reclamações, denúncias e investigações junto ao Fisco, sendo necessário apresentar documentos comprobatórios do uso regular do seu direito de emissor;
- Além disso, pela operação não ser registrada em tempo real, há o risco de perda das informações da NF-e até que elas sejam repassadas à SEFAZ, representando um problema caso você precise prestar esclarecimentos ao Fisco.
Tecnologia e software de suporte para nota em contingência
Contar com um software confiável que ofereça emissão offline de NFC-e é essencial para garantir a conformidade fiscal e a continuidade das operações. Soluções como o NeverStop oferecem a tecnologia necessária para realizar a emissão de notas em contingência de forma segura e eficiente, armazenando as informações localmente e transmitindo-as para a SEFAZ assim que possível.
Benefícios
- Atualizações automáticas para garantir a conformidade com a legislação fiscal.
- Emissão de NFC-e em contingência com fácil integração ao sistema de vendas.
- Armazenamento seguro de dados até que a comunicação com a SEFAZ seja restabelecida.
Leve mais continuidade e confiança para o seu software
Quando falamos em nota em contingência, continuidade é tudo. Soluções como o NeverStop ajudam a garantir que a emissão de NFC-e não seja interrompida, mesmo em cenários de instabilidade de internet ou indisponibilidade da SEFAZ — trazendo mais segurança tanto para o seu cliente quanto para o seu produto.
Para quem desenvolve software SaaS, isso significa menos chamados de suporte, menos riscos fiscais por perda de prazos e uma experiência muito mais fluida para o usuário final. A emissão segue normalmente, os dados ficam protegidos e a regularização acontece de forma automática quando o ambiente volta ao normal.
Além disso, essa praticidade não se limita apenas à NF-e ou à NFC-e. A mesma estrutura pode apoiar a emissão de outros documentos fiscais, como SAT e MFe, e ainda facilitar a comunicação com impressoras fiscais — agregando valor real ao seu sistema.
Se a ideia é evoluir o seu software sem precisar manter um time fiscal interno ou lidar com a complexidade das regras do Fisco, integrar um módulo fiscal completo da TecnoSpeed pode ser o próximo passo. Assim, seu sistema fica sempre atualizado, seguro e preparado para emitir notas, em contingência ou não, com muito mais tranquilidade.
