Sistema para condomínio: quais documentos implementar?

Descubra quais são os principais documentos fiscais e obrigações acessórias que o seu sistema para condomínio precisa ter.


A Receita Federal está mais exigente em relação à transparência dos dados. As administradoras de condomínio, empresas responsáveis por auxiliar os síndicos no exercício das atividades cotidianas dos edifícios, sabem a importância de gerenciar as informações corretamente e a necessidade de buscar ferramentas tecnológicas para facilitar a prestação de contas para o Governo. 

Para os desenvolvedores de software, um sistema para condomínio deve ser completo para simplificar o trabalho das administradoras e ajudar os seus usuários na elaboração e transmissão dos documentos fiscais. Porém, você, desenvolvedor, sabe quais documentos precisam ser implementados no seu software?    

Quer saber quais documentos fiscais devem ser inseridos no seu sistema de gestão de condomínio? Veja, neste post, quais são os principais documentos e obrigações acessórias que o seu software para condomínio precisa oferecer. Confira!  

Documentos fiscais para software de condomínio

NFS-e para todos os clientes da administradora

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento eletrônico que comprova todas as operações relacionadas a prestação de serviços. É gerada e armazenada eletronicamente pelos web services de cada prefeitura. 

A geração da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica precisa ser emitida para todos os clientes da administradora de forma automática e isso pode ser feito meio de um software informatizado.

Para que a geração desse documento seja efetuada corretamente, os dados que compõem a nota devem ser informados no sistema, analisados, processados e só então validados.

A responsabilidade pela declaração da NFS-e e transmissão das informações ao município é do contribuinte. No entanto, cabe à empresa focada em desenvolver o sistema de gestão de condomínio ajudar que o seu cliente a elaborar estes documento corretamente.

eSocial para os funcionários com vínculo empregatício

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um sistema onde as empresas passam a comunicar o Governo, de forma consolidada, todas as informações relacionadas aos funcionários. 

No sistema para condomínio devem ser informados os dados de vínculos empregatícios tais como folha de pagamento, escriturações fiscais, informações sobre o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), contribuições previdenciárias, comunicações de acidente de trabalho e aviso prévio.

A transmissão digital dessas informações visa simplificar a prestação de contas das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. A transmissão dos dados com o eSocial substitui o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separadas, evitando assim a  burocracia.

A implantação do eSocial junto ao software para condomínio é obrigatória.

Por meio do módulo eSocial, um sistema de gestão de condomínio é capaz de transmitir ao fisco 15 obrigações acessórias. Sendo elas:  

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT (CAGED)
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
  • Comunicação de Dispensa (CD)
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
  • Folha de pagamento
  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
  • Guia da Previdência Social (GPS) 
  • Livro de Registro de Empregados (LRE)
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD)
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
  • Quadro de Horário de Trabalho (QHT)
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

EFD – Reinf 

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) que contempla obrigações acessórias relativas à contribuições sociais e previdenciárias sem vínculo empregatício, em complemento ao eSocial. Integra várias escriturações de documentos fiscais e outras informações que podem ser de interesse do fisco federal e estadual. Na EFD-Reinf devem constar:

  • Rendimentos pagos e retenções de Imposto de Renda;
  • Contribuição Social do contribuinte (exceto aquelas relacionadas ao trabalho);
  • Informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas;
  • Registros de apuração de impostos relacionadas a contratação de PJs;
  • Declaração de serviços tomados e prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada.

Com a EFD-Reinf, as administradoras de condomínio conseguem gerar um arquivo digital informando todos os dados importantes, substituindo informações solicitadas em outras obrigações acessórias, tais como a GFIP, DIRF a RAIS e o CAGED. 

O arquivo deve ser importado e validado por um Programa Validador e Assinador (PVA) permitido pelo Sped. Que nesse caso pode ser integrado ao software para condomínio

Sistema para condomínio é importante?

A NFS-e, o eSocial e a EFD-Reinf são documentos básicos a serem utilizados. Se as administradoras de condomínio buscam melhorar o gerenciamento de dados e querem garantir uma transmissão mais segura de todas informações, é na tecnologia que encontrarão uma aliada.

O sistema para condomínio deve ser desenvolvido para facilitar o trabalho das administradoras e realizar a elaboração e envio desses documentos. Por terem a responsabilidade de aprimorar os serviços, desenvolver um software que consiga atender à todas as exigências pode ser um desafio. 

No entanto já existem alternativas práticas para implementar os documentos fiscais e as obrigações acessórias de um jeito rápido e simples.  

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Formado em Marketing. Redator do Grupo TecnoSpeed. Escreve artigos e conteúdos para TecnoSpeed DF-e, Certificados Digitais e WiFire.

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