Desenvolvedor, você já parou para pensar sobre as vantagens do certificado digital para condomínios? Trouxemos todas elas para vocês nesse artigo, confira!
A cada ano mais procedimentos obrigatórios relacionados às leis brasileiras passam a ser realizados de forma digital, promovendo mais agilidade e integração de informações em sistemas ou banco de dados.
No entanto, nesse cenário, torna-se cada vez mais importante pensar na segurança de todos os envolvidos. Um dos recursos usados para garantir mais credibilidade e proteção aos usuários é o certificado digital, que auxilia na validação de operações online, seja para pessoas físicas ou jurídicas.
Neste artigo falamos especialmente sobre a certificação digital para condomínios. Um item obrigatório que facilita várias operações administrativas e ganha cada vez mais espaço no mercado. Boa leitura!
O que é certificado digital para condomínios?
De modo resumido, a certificação digital é uma das formas de garantir a identificação de um usuário para que ele possa realizar operações em ambientes digitais com garantia de autenticidade e de forma segura. Alguns usos comuns: envio de documentos administrativos, fiscais e tributários; validação de assinatura digital em contratos, acesso aos sistemas de órgãos públicos, consulta de pendências, entre outros.
No Brasil, com o aumento significativo das operações realizadas em ambientes digitais devido à pandemia provocada pelo novo coronavírus, o número de pessoas ou empresas com certificados digitais cresceu 52,29% no ano, sendo um grande destaque no segmento de tecnologia.
No caso dos condomínios, a certificação digital é obrigatória e tê-la permite que inúmeros procedimentos administrativos sejam realizados em meios digitais, principalmente os que são relacionados à órgãos e instituições públicas integrantes do Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte, como a Receita Federal e a Caixa Econômica.
Certificado digital para condomínios facilita operações em ambientes eletrônicos, proporcionando segurança e agilidade. | Imagem: Unsplash.
Por que é importante?
O certificado digital para condomínios é obrigatório desde 2013 e é um pré-requisito para uso do Conectividade Social, uma plataforma criada pela Caixa Econômica que permite o envio de informações por meios eletrônicos.
Nos últimos meses, com a ampliação de serviços prestados à distância e medidas de controle de fluxo de pessoas nas ruas e estabelecimentos, realizar operações em meios digitais tornou-se ainda mais importante e necessário. Além da comodidade, esses procedimentos tornam a rotina do síndico ou administradora mais ágeis.
No Brasil, há 12 tipos de certificações digitais e para acessar a plataforma Conectividade Social, por exemplo, é obrigatório a regulamentação pelo padrão Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICI) – Brasil.
1 – Envio de informações
Há uma série de procedimentos administrativos que devem ser feitos na administração do condomínio, como, por exemplo, obrigações trabalhistas de funcionários. Com o certificado digital, o(a) síndico(a) do condomínio pode enviar dados referentes ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e INSS para a Receita Federal e a Caixa Econômica.
2 – Agilizar procedimentos
Para além da obrigatoriedade em determinadas operações, a administração do condomínio envolve uma série de atividades diárias que podem ser tornar mais ágeis com a ajuda de softwares, aplicativos e outros recursos.
A assinatura digital agiliza contratos, pagamentos e emissão de notas fiscais, quando necessárias. Síndicos e administradores podem fazer procedimentos administrativos e contábeis de modo remoto, sem estar presencialmente nos locais, além de economizar com impressão e uso de papel.
Se sua software house atende esse nicho ou busca um espaço no segmento, deixamos aqui uma dica valiosa: oferecer a certificação digital para condomínios é uma forma de ajudar no dia a dia desse perfil de cliente, que terá a possibilidade de otimizar seu tempo realizando operações online com segurança e garantia de efetividade. Ou seja, assim você gera mais vantagens para seu cliente e agrega valor ao seu produto.
3 – Evitar problemas e multas
Estar em dia com as obrigações trabalhistas e fiscais evita problemas ou até mesmo processos judiciais para a administração do condomínio.
O certificado digital para condomínios permitem o acesso ao Conectividade Social, plataforma que mostra se há ou não pendências financeiras do condomínio junto à Receita Federal. Com acesso à informação, é possível resolver situações que estão pendências ou irregulares.
Gestão de demandas trabalhistas no condomínio, como FGTS e INSS, podem ser mais rápidas com a possibilidade de transferência online de informações. | Imagem: Unsplash.
Documentos necessários
Para criar um certificado digital para condomínio é preciso que o síndico ou administradora responsável pela área reúna os seguintes documentos:
Do condomínio:
- Instituição (cartório de imóveis);
- Especificação do condomínio (criada quando a construtora desenvolve o projeto do empreendimento);
- Convenção;
- Cartão de CNPJ do condomínio.
Do síndico:
- Documentos oficiais, como RG (ou CNH) e CPF;
- Ata de eleição (registrada e com firma reconhecida);
- Comprovante de residência.
Em seguida, deve procurar uma autoridade certificadora subordinada ao Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICI).
Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica garante que as informações dos trabalhadores sejam enviadas à Caixa Econômica. Se não essa operação não for realizada corretamente, o condomínio pode ter problemas. A assinatura também pode ser aplicada em vários tipos de documentos, como contratos, documentos fiscais, contratos, recibos, entre outros.
É necessário renovar?
Sim. A renovação deve ser feita sempre que o certificado digital para condomínios tiver o com prazo expirado, ou nos casos de troca de síndicos e novas eleições. Caso haja alterações nas informações utilizadas para compor o certificado, também é necessário renová-lo para garantir o uso.
As informações vinculadas ao certificado devem ser as do síndico atual, sempre com dados atualizados.
Os titulares de certificados digitais podem renová-los por meio de videoconferência (liberado desde março deste ano). A única ressalva é ter a identificação biométrica e biográfica registrada nos bancos de dados dos Prestadores de Serviço Biométrico.
Assista o vídeo e saiba mais sobre o assunto:
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