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Certificado Digital para Condomínio: para que serve e como gerar?

Publicado por Redação Tecnospeed em 17 de março de 2025
Tempo de Leitura: 4 minutos

Entenda a importância do certificado digital para condomínio, suas vantagens e como o TecnoSign facilita a gestão e renovação automática.


Se você administra um ou vários condomínios, sabe o quanto a burocracia pode ser um desafio. São inúmeros documentos, assinaturas e obrigações fiscais que exigem atenção redobrada. Desde 2013, o certificado digital para condomínio se tornou obrigatório. Sem ele, o condomínio pode enfrentar dificuldades para enviar declarações à Receita Federal, à Caixa Econômica e até mesmo sofrer penalizações na Justiça do Trabalho.

Mas como garantir que o condomínio esteja regularizado sem que isso se torne um pesadelo administrativo? É aí que entra o TecnoSign, uma solução que automatiza a emissão, controle e renovação de certificados digitais de forma prática e segura.

Neste artigo, você vai entender o que é o certificado digital para condomínio, por que ele é obrigatório e como a tecnologia pode facilitar sua gestão.

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1. O que é e para que serve o Certificado Digital para Condomínio?
2. Quais as vantagens da certificação?
3. O certificado digital para condomínio é obrigatório?
3.1. O que acontece se o condomínio não tiver um certificado digital?
4. Como o síndico ou administradora podem obter o certificado digital?
5. Documentos para emitir o certificado digital para condomínio
6. É necessário renovar esse certificado digital?
7. Gestão automatizada do certificado digital
8. FAQ – Principais perguntas
8.1. 1. Todos os condomínios precisam de certificado digital?
8.2. 2. O síndico pode usar seu próprio certificado digital?
8.3. 3. Quanto tempo leva para emitir um certificado digital?
8.4. 4. O condomínio pode ser multado se não tiver certificado digital?
8.5. 5. Como garantir que o certificado digital não vença?

O que é e para que serve o Certificado Digital para Condomínio?

O certificado digital para condomínio é um documento eletrônico que funciona como uma identidade digital do CNPJ do condomínio. Ele permite que síndicos e administradoras assinem documentos online com validade jurídica, acessem sistemas governamentais e cumpram obrigações fiscais.

Desde 2013, seu uso se tornou obrigatório para a transmissão de documentos à Receita Federal, Caixa Econômica e outros órgãos. É um pré-requisito para uso do Conectividade Social, uma plataforma criada pela Caixa Econômica que permite o envio de informações por meios eletrônicos. Sem o certificado digital, o condomínio pode ser penalizado com multas e até enfrentar processos trabalhistas.

Existem dois principais tipos de certificados digitais para condomínio:

  • A1: armazenado no computador, tem validade de um ano.
  • A3: armazenado em cartão ou token criptográfico, pode ter validade de até três anos.

A escolha do tipo depende da necessidade do condomínio, mas administradoras que gerenciam vários condomínios costumam preferir o A1, pois ele pode ser integrado a sistemas de gestão.

Tipos de Certificados Digitais | TecnoSpeed

Quais as vantagens da certificação?

Gerenciar um condomínio já é complexo por si só. Se adicionar papelada, idas ao cartório e riscos de processos trabalhistas, o trabalho se torna ainda mais desafiador. Mas, o certificado digital simplifica esse processo, trazendo benefícios como:

  • ✔️ Menos burocracia: elimina a necessidade de reconhecimento de firma e assinaturas físicas.
  • ✔️ Mais segurança: impede fraudes e garante a autenticidade dos documentos.
  • ✔️ Economia de tempo e custos: reduz deslocamentos e despesas com papelada.
  • ✔️ Cumprimento de obrigações fiscais: permite a transmissão de declarações exigidas pela Receita Federal.
  • ✔️ Integração com sistemas de gestão condominial: automatiza processos e facilita a administração.

Além disso, com soluções como o TecnoSign, é possível gerenciar múltiplos certificados digitais de forma automatizada, evitando vencimentos e garantindo conformidade legal.

O certificado digital para condomínio é obrigatório?

Sim, desde 2013, todos os condomínios que possuem CNPJ são obrigados a ter um certificado digital. Sem ele, não é possível:

  • Enviar declarações fiscais, como GFIP, RAIS e eSocial.
  • Acessar o Conectividade Social da Caixa Econômica para questões trabalhistas.
  • Assinar documentos eletrônicos com validade jurídica.

O que acontece se o condomínio não tiver um certificado digital?

A falta do certificado digital pode trazer diversas consequências para o condomínio, incluindo:

  • Impossibilidade de enviar declarações obrigatórias, resultando em multas aplicadas pela Receita Federal.
  • Dificuldades na gestão trabalhista, como problemas para declarar FGTS e eSocial.
  • Risco de processos trabalhistas, já que documentos não poderão ser assinados digitalmente.
  • Trâmites administrativos mais lentos, exigindo assinaturas físicas e idas constantes ao cartório.

Para evitar esses problemas, é essencial garantir que o certificado digital do condomínio esteja sempre válido e atualizado.

Como o síndico ou administradora podem obter o certificado digital?

O processo para obter um certificado digital para condomínio é simples, mas exige atenção aos detalhes. Veja o passo a passo:

1️⃣ Escolha uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas), órgão que regula a certificação digital no país.

2️⃣ Solicite o certificado digital para pessoa jurídica que, como mencionado anteriormente, pode ser o A1 (armazenado no computador, validade de 1 ano) ou o A3 (armazenado em cartão ou token criptográfico, validade de até 3 anos).

3️⃣ Agende a validação presencial em uma Autoridade de Registro (AR). Nesse momento, o síndico passará pelo cadastro de biometria (coleta de foto e digitais).

4️⃣ Apresente a documentação obrigatória (listada na tabela abaixo).

5️⃣ Após a verificação dos documentos, o certificado estará pronto para uso!

Dica: Para facilitar esse processo e garantir que os certificados estejam sempre atualizados, administradoras de condomínio podem utilizar o TecnoSign, que automatiza a emissão e renovação dos certificados.

Documentos para emitir o certificado digital para condomínio

Para evitar atrasos na emissão, é importante reunir antecipadamente toda a documentação exigida.

Uma tabela com duas colunas denominadas "Documento" e "Descrição" lista vários documentos relacionados ao condomínio, como "Instituição do condomínio" e "Especificação do condomínio", cada um acompanhado de sua descrição. Também faz referência ao papel essencial de um "certificado digital para condomínio".

Se o condomínio for anterior a 1964 e não possuir convenção, pode ser necessário apresentar a matrícula-mãe do empreendimento.

É necessário renovar esse certificado digital?

Sim. A renovação deve ser feita sempre que o certificado digital para condomínio tiver o com prazo expirado, ou nos casos de troca de síndicos e novas eleições. Caso haja alterações nas informações utilizadas para compor o certificado, também é necessário renová-lo para garantir o uso. 

As informações vinculadas ao certificado devem ser as do síndico atual, sempre com dados atualizados.

Os titulares de certificados digitais podem renová-los por meio de videoconferência. A única ressalva é ter a identificação biométrica e biográfica registrada nos bancos de dados dos Prestadores de Serviço Biométrico. 

Assista o vídeo e saiba mais sobre o assunto:

Certificado Digital via Videoconferência

Gestão automatizada do certificado digital 

Para administradoras que gerenciam diversos condomínios, manter os certificados atualizados pode ser um grande desafio. O TecnoSign resolve esse problema com:

  • ✔️ Emissão facilitada para múltiplos condomínios.
  • ✔️ Renovação automática, evitando vencimentos.
  • ✔️ Integração total com sistemas de gestão condominial.
  • ✔️ Segurança garantida, em conformidade com a Receita Federal.

Com o TecnoSign, você pode automatizar todo o processo, garantindo conformidade legal e eliminando preocupações com prazos de vencimento.

Quer saber mais sobre como o TecnoSign pode transformar sua administração condominial? Clique no botão abaixo:

Conheça a solução de Certificado Digital para Condomínio

FAQ – Principais perguntas

1. Todos os condomínios precisam de certificado digital?

Sim, desde 2013, todos os condomínios com CNPJ são obrigados a ter um certificado digital.

2. O síndico pode usar seu próprio certificado digital?

Não. O certificado deve estar vinculado ao CNPJ do condomínio.

3. Quanto tempo leva para emitir um certificado digital?

Em média, 24 a 48 horas após a validação dos documentos.

4. O condomínio pode ser multado se não tiver certificado digital?

Sim! Sem o certificado, o condomínio não pode enviar obrigações fiscais, como GFIP, eSocial e RAIS, e pode receber multas acima de R$ 1.812,87, além de sanções trabalhistas.

5. Como garantir que o certificado digital não vença?

A melhor opção é usar o TecnoSign, que faz a renovação automática e evita qualquer risco de vencimento.

Redação Tecnospeed
Redação Tecnospeed
Perfil da Equipe de Redação da TecnoSpeed.

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