Desenvolvedor, você já parou para pensar sobre as vantagens do certificado digital para condomínios? Trouxemos todas elas para vocês nesse artigo, confira!

A cada ano mais procedimentos obrigatórios relacionados às leis brasileiras passam a ser realizados de forma digital, promovendo mais agilidade e integração de informações em sistemas ou banco de dados.

No entanto, nesse cenário, torna-se cada vez mais importante pensar na segurança de todos os envolvidos. Um dos recursos usados para garantir mais credibilidade e proteção aos usuários é o certificado digital, que auxilia na validação de operações online, seja para pessoas físicas ou jurídicas.

Neste artigo falamos especialmente sobre a certificação digital para condomínios. Um item obrigatório que facilita várias operações administrativas e ganha cada vez mais espaço no mercado. Boa leitura! 

O que é certificado digital para condomínios?

De modo resumido, a certificação digital é uma das formas de garantir a identificação de um usuário para que ele possa realizar operações em ambientes digitais com garantia de autenticidade e de forma segura. Alguns usos comuns: envio de documentos administrativos, fiscais e tributários; validação de assinatura digital em contratos, acesso aos sistemas de órgãos públicos, consulta de pendências, entre outros.   

No Brasil, com o aumento significativo das operações realizadas em ambientes digitais devido à pandemia provocada pelo novo coronavírus, o número de pessoas ou empresas com certificados digitais cresceu 52,29% no ano, sendo um grande destaque no segmento de tecnologia.

No caso dos condomínios, a certificação digital é obrigatória e tê-la permite que inúmeros procedimentos administrativos sejam realizados em meios digitais, principalmente os que são relacionados à órgãos e instituições públicas integrantes do Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte, como a Receita Federal e a Caixa Econômica. 

Certificado digital para condomínios facilita operações em ambientes eletrônicos, proporcionando segurança e agilidade. | Imagem: Unsplash. 

Por que é importante?

O certificado digital para condomínios é obrigatório desde 2013 e é um pré-requisito para uso do Conectividade Social, uma plataforma criada pela Caixa Econômica que permite o envio de informações por meios eletrônicos.

Nos últimos meses, com a ampliação de serviços prestados à distância e medidas de controle de fluxo de pessoas nas ruas e estabelecimentos, realizar operações em meios digitais tornou-se ainda mais importante e necessário. Além da comodidade, esses procedimentos tornam a rotina do síndico ou administradora mais ágeis. 

No Brasil, há 12 tipos de certificações digitais e para acessar a plataforma Conectividade Social, por exemplo, é obrigatório a regulamentação pelo padrão Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICI) – Brasil. 

1 – Envio de informações

Há uma série de procedimentos administrativos que devem ser feitos na administração do condomínio, como, por exemplo, obrigações trabalhistas de funcionários. Com o certificado digital, o(a) síndico(a) do condomínio pode enviar dados referentes ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e INSS para a Receita Federal e a Caixa Econômica. 

2 – Agilizar procedimentos

Para além da obrigatoriedade em determinadas operações, a administração do condomínio envolve uma série de atividades diárias que podem ser tornar mais ágeis com a ajuda de softwares, aplicativos e outros recursos. 

A assinatura digital agiliza contratos, pagamentos e emissão de notas fiscais, quando necessárias. Síndicos e administradores podem fazer procedimentos administrativos e contábeis de modo remoto, sem estar presencialmente nos locais, além de economizar com impressão e uso de papel.

Se sua software house atende esse nicho ou busca um espaço no segmento, deixamos aqui uma dica valiosa: oferecer a certificação digital para condomínios é uma forma de ajudar no dia a dia desse perfil de cliente, que terá a possibilidade de otimizar seu tempo realizando operações online com segurança e garantia de efetividade. Ou seja, assim você gera mais vantagens para seu cliente e agrega valor ao seu produto.  

3 – Evitar problemas e multas 

Estar em dia com as obrigações trabalhistas e fiscais evita problemas ou até mesmo processos judiciais para a administração do condomínio. 

O certificado digital para condomínios permitem o acesso ao Conectividade Social, plataforma que mostra se há ou não pendências financeiras do condomínio junto à Receita Federal. Com acesso à informação, é possível resolver situações que estão pendências ou irregulares. 

Gestão de demandas trabalhistas no condomínio, como FGTS e INSS, podem ser mais rápidas com a possibilidade de transferência online de informações. | Imagem: Unsplash.

Documentos necessários

Para criar um certificado digital para condomínio é preciso que o síndico ou administradora responsável pela área reúna os seguintes documentos:

Do condomínio: 

• Instituição (cartório de imóveis);
• Especificação do condomínio (criada quando a construtora desenvolve o projeto do empreendimento);
• Convenção;
• Cartão de CNPJ do condomínio.

Do síndico:

• Documentos oficiais, como RG (ou CNH) e CPF;
• Ata de eleição (registrada e com firma reconhecida); 
• Comprovante de residência.

Em seguida, deve procurar uma autoridade certificadora subordinada ao Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICI). 

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica garante que as informações dos trabalhadores sejam enviadas à Caixa Econômica. Se não essa operação não for realizada corretamente, o condomínio pode ter problemas. A assinatura também pode ser aplicada em vários tipos de documentos, como contratos, documentos fiscais, contratos, recibos, entre outros. 

É necessário renovar?

Sim. A renovação deve ser feita sempre que o certificado digital para condomínios tiver o com prazo expirado, ou nos casos de troca de síndicos e novas eleições. Caso haja alterações nas informações utilizadas para compor o certificado, também é necessário renová-lo para garantir o uso. 

As informações vinculadas ao certificado devem ser as do síndico atual, sempre com dados atualizados.

Os titulares de certificados digitais podem renová-los por meio de videoconferência (liberado desde março deste ano). A única ressalva é ter a identificação biométrica e biográfica registrada nos bancos de dados dos Prestadores de Serviço Biométrico. 

Assista o vídeo e saiba mais sobre o assunto:

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