7 dicas de como fazer one-on-one + 2 dicas do que NÃO fazer

Você sabe como fazer one-on-one? Sabe qual é o local, a frequência e a duração ideais para realização dessa prática? Vamos descobrir! 

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No artigo anterior, descobrimos o que é one-on-one e quais as vantagens desta prática para a sua empresa. Conhecendo essas vantagens, você já deve estar querendo fazer one-on-ones na sua empresa, certo?

Essa prática de gestão de pessoas, que consiste em uma conversa informal entre um líder e um liderado, melhora expressivamente o seu relacionamento com sua equipe e, consequentemente, os seus resultados.

Neste artigo, vamos te explicar como fazer one-on-one: a duração, local e frequência ideais para a prática. Além disso, vamos apresentar 7 dicas essenciais para alcançar bons resultados com one-on-ones, e 2 atitudes que você deve evitar a todo custo.

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Prefere vídeo? Assista esse conteúdo, apresentado pelo diretor do PlugMobile, Leonardo Galdioli:

 

Como fazer one-on-one?

Para fazer one-on-one, não existem muitas regras, é um conceito bastante amplo e flexível. No entanto, estabelecer e manter um processo de one-on-one realmente proveitoso custará bastante tempo e esforço.

Primeiro, você deve definir a duração, o local e a frequência com que vai realizar one-on-ones, sempre tendo em mente o tamanho da sua equipe e sua disponibilidade.

Qual é a duração do one-on-one?

Geralmente, o one-on-one tem duração total de 30 minutos, podendo extrapolar em um ou dois minutos para conclusão de um assunto.

Nos primeiros 10 minutos, deixe o colaborador falar, respondendo apenas o que ele solicitar, mas sem adicionar considerações muito extensas. Se necessário, estimule-o com perguntas.

Já nos 10 minutos seguintes, é sua vez de falar. É a hora de responder cada consideração, dúvida, queixa ou pedido do colaborador, inclusive as feitas em sessões anteriores que ficaram pendentes

Nos últimos 10 minutos, ambos são livres para falar o quanto for necessário, fazendo considerações finais sobre os assuntos abordados e propondo ações para o futuro.

Onde fazer o one-on-one?

É possível realizar um one-on-one em absolutamente qualquer lugar com privacidade suficiente. Uma mesinha de café um pouco isolada na empresa, uma sala de reunião, ou até fora da empresa.

Lembre-se que one-on-one não é uma reunião formal, e por isso não é muito recomendado executá-la em sua sala particular ou algum lugar que possa intimidar o colaborador.

Qual é a frequência ideal?

Bem, isso depende da sua disponibilidade e, principalmente, do tamanho da sua equipe. As frequências mais comuns são: semanal, quinzenal ou mensal. Fazer o one-on-one toda semana é o ideal.

Pode parecer que a frequência semanal tomará muito do seu tempo, mas é exatamente isso que se espera de um líder: que você dedique bastante tempo para sua equipe. Teste e verá os resultados!

7 dicas para fazer one-on-one

Viu só como não é difícil fazer one-on-one? Aqui na TecnoSpeed, muitos gestores aplicam esta prática e relatam bons resultados. 

Para extrair o máximo de informações e ter o melhor aproveitamento possível do seu one-one-one, confira as dicas a seguir:

1. Marque na sua agenda

Reserve uma data e um horário específicos para fazer o one-on-one, pois seu colaborador poderá preparar para a reunião. Se possível, repita este horário e dia da semana, para acostumar o colaborador com a cadência deste compromisso.

2. Comece com uma frase

É importante que você tenha uma frase padrão, que indique o início “oficial” do one-on-one. Isso porque, ao chamá-lo para a reunião, é normal que vocês comecem a conversa de com assuntos aleatórios.

Por isso, é importante que você tenha uma “frase gatilho”, que simbolize o início do one-on-one. Escolha algo bem natural, como “E aí, o que você me diz?” e utilize sempre essa frase.

3. Respeite a vez dele

O principal objetivo do one-on-one é ouvir. Guarde suas perguntas e considerações para sua vez de falar, respondendo apenas se ele solicitar.

4. Espere 5 segundos para começar a falar

Depois que o seu colaborador acabar de falar, é importante que você espere um pouquinho, por volta de 5 segundos, para começar a falar. Dica estranha, mas tem fundamento!

Essa estratégia considera a tendência humana de desconforto com o silêncio. Nestes 5 segundos de espera, a linha de raciocínio do seu colaborador irá continuar, e em busca de algo para quebrar o silêncio, ele provavelmente se lembrará de mais coisas.

As vezes, é nessa “prorrogação” que o colaborador diz as coisas mais importantes.

5. Faça anotações

Durante todo o one-on-one mas principalmente nos primeiros 10 minutos, anote. Anote as perguntas, respostas, considerações, reclamações e as ações que você vai tomar após a reunião.

6. Mais alguma coisa?

No final, sempre pergunte se o seu colaborador tem mais algo a dizer, pois as melhores informações podem vir nesse momento.

Isso é importante porque, em alguns casos, o colaborador pode não encontrar o contexto ou oportunidade para abordar um assunto específico durante seus primeiros 10 minutos.

7. Dica bônus: 101 perguntas

Principalmente nos seus primeiros one-on-ones, você pode ficar em dúvidas sobre o que perguntar ao colaborador. Por isso, uma publicação do Blog do Lui Holleben sugere 101 questões importantes que você pode perguntar ao colaborador.

Acesse a lista: http://luiholleben.com/people/101-perguntas-1-1s/

2 dicas do que NÃO fazer no one-on-one

Em relação ao one-on-one, existem algumas atitudes que podem reduzir sua credibilidade, desengajar o colaborador e até mesmo chateá-lo.

Por isso, elencamos duas atitudes que você deve evitar a qualquer custo.

1. Não remarque

Evite ao máximo re-marcar um one-on-one agendado com o colaborador. Essa atitude passa a mensagem de que você tem tarefas mais importantes do que ele.

É claro que podem acontecer imprevistos, mas se for o caso, deixe seus motivos bem explicados e claros para o colaborador. 

2. Não permita interrupções 

Interromper a reunião que pode incomodar muito o colaborador e acabar com a produtividade do one-on-one. Tire o som do celular e dispense outras pessoas interrompendo caso não seja de extrema urgência.

3. Não disperse

Durante toda a duração do one-on-one, preste total atenção ao colaborador. Concentre-se, faça-se presente e não perca o foco.

Se você já sabe que costuma dispersas enquanto faz anotações no notebook, com notificações por exemplo, use um caderno!

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