Já se perguntou como recuperar XML de notas fiscais emitidas e, eventualmente, perdidas? Veja soluções eficientes para esse problema.
Recuperar XML de notas emitidas é aquele tipo de processo que quase ninguém se preocupa em conhecer até se deparar com a perda de um documento fiscal e a iminência das sérias consequências legais e administrativas disso.
No entanto, como os membros da nossa comunidade são diferenciados e nós, aqui na TecnoSpeed, levamos muito a sério nossa missão de fortalecer e simplificar a vida dos nossos clientes, parceiros e usuários, preparamos um guia para te deixar pronto para lidar com esse tipo de situação.
Então, continue a leitura para entender as causas e, principalmente, como realizar a recuperação dos arquivos XML de notas fiscais emitidas e levar essa informação para seus clientes e softwares!
O que é arquivo XML da nota fiscal?
As notas fiscais passaram a ter formato eletrônico há anos (desde 2005!), o qual foi implementado a partir do Ajuste SINIEF 07/05. A chamada NF-e é obrigatória para todo tipo de transação comercial tributável e em todo o território nacional.
Isso significa que não há um arquivo físico das notas fiscais eletrônicas, mas um arquivo digital; mais especificamente, um arquivo XML (Extensible Markup Language). O XML é uma linguagem de marcação de alta compatibilidade e uma excelente ferramenta para compartilhar informações por meio da internet, computadores e aplicações.
No contexto das NF-e, é no XML que ficam armazenadas todas as informações obrigatórias desses documentos. Ao realizar o processo de emissão de uma NF-e, você irá gerar e obter, ao final, um arquivo com extensão .xml. Portanto, o arquivo XML da nota fiscal é a nota em si, em sua versão mais completa e oficial — ainda que não seja exatamente legível.
Para que serve o xml da nota fiscal?
O XML soluciona diversas demandas e contempla múltiplas linguagens, como XHTML, SDMX, SMIL e MathML. Por isso, arquivos XML são considerados práticos e funcionais, tendo sido escolhidos estrategicamente como o formato oficial dos documentos fiscais eletrônicos do Brasil pela Receita Federal e autoridades fiscais.
Ele serve para reunir as informações da nota fiscal — dados do emitente e destinatário; dos produtos e serviços; dos encargos e impostos; do transporte; da cobrança e da operação como um todo.
Além disso, o XML torna possível o compartilhamento ágil e seguro desses dados entre os sistemas dos contribuintes, negócios e o Fisco. Os arquivos são leves e suas tags e marcadores criam uma espécie de criptografia, garantindo uma camada de proteção para as informações das notas.
Após serem emitidos, os arquivos XML da NF-e e demais documentos fiscais devem ser mantidos em guarda por no mínimo 5 anos. Essa é uma das exigências legais que o contribuinte precisa cumprir para manter seu negócio regularizado e evitar acusações de sonegação e multas, sanções, processos, suspensões e outras consequências mais graves.
O que causa a perda de um arquivo XML?
Só de ler o último parágrafo, dá para perceber como um arquivo XML é um documento digital valioso, que demanda uma gestão detalhada e atenta para prevenir problemas com o Fisco.
Ainda assim, não é raro encontrar empresas com uma gestão de documentos fiscais ineficiente e “analógica”, com diversos processos manuais e tendo sérias dificuldades em manter a organização e o armazenamento seguro desses elementos-chave.
Nesse contexto, arquivos XMLs desaparecidos são um pesadelo que se tornam realidade, muito mais frequente do que qualquer negócio gostaria. Perder um arquivo XML normalmente tem como causa base essa desorganização e falta de um controle eficiente e otimizado das documentações da organização.
Perdi a nota fiscal e agora? Tem multa?
Sim, e a situação pode ser mais grave do que parece. A falta de organização na gestão fiscal pode expor sua empresa a fiscalizações e autuações, resultando em multas que ultrapassam o valor de R$ 1.000 por documento perdido.
Além do impacto financeiro, a Lei 9.964/2000 prevê penalidades ainda mais severas, podendo resultar em reclusão de 2 a 5 anos, dependendo da gravidade da infração.
Ou seja, perder notas fiscais não é apenas um problema operacional – é um risco legal e financeiro. Por isso, investir em um sistema de gestão fiscal eficiente não é apenas uma comodidade, mas uma necessidade para evitar penalidades.
É possível recuperar XML de notas emitidas?
A boa notícia é que, sim, é possível recuperar o XML de notas emitidas. Em geral, existem duas maneiras indicadas para solucionar esse tipo de problema: via consulta manual, uma a uma, no Portal da Nota Fiscal eletrônica ou via aplicação de emissão e gestão automatizada, como o PlugNotas. Bora entender na prática como recuperar XML de notas emitidas?
Como recuperar XML de notas emitidas de forma manual pela SEFAZ?
Se você precisa recuperar o arquivo XML de uma nota ou um pequeno conjunto de NF-e, o serviço de consulta disponibilizado pela SEFAZ é uma boa solução.
Ele é gratuito e simples de usar, no entanto, você precisa ter em mãos a chave de acesso da(s) nota(s) — uma sequência numérica exclusiva que identifica a NF-e e fica localizada no canto superior direito do DANFE. É o seu caso?
Então, entre no Portal da Nota Fiscal eletrônica e busque pela opção “Consultar NF-e” (na aba “Serviços” do menu superior ou bloco “Serviços mais Acessados” da página inicial); preencha com a chave da nota e cumpra a autenticação Captcha; e clique em “Continuar”. Pronto, o arquivo XML da nota será puxado do sistema e disponibilizado para download novamente.
A desvantagem aqui é a limitação de fazer uma consulta e acessar uma nota por vez, que deixa o processo de recuperar XML de notas emitidas mais oneroso, sujeito a erros e até mesmo inviável para casos de perda de um grande volume de notas.
Além disso, como a obrigação de armazenar os arquivos XML é do contribuinte, a SEFAZ não permite consultas muito antigas. Você conseguirá consultar e recuperar XML de notas emitidas completo de notas emitidas em até 30 dias e um arquivo resumido das emitidas nos últimos 90 dias.
Também deixará de ter direito a recuperar documentos retroativos caso fique sem realizar solicitações de XMLs (consultas) por 60 dias. Ou seja, se você perder esses prazos ou precisar recuperar diversos arquivos XML, o único jeito é partir para a outra forma de recuperação…
Como recuperar XML de notas emitidas de forma automática?
Aqui, o mais importante é você saber que: com um sistema ou API de gestão fiscal, você não corre o risco de perder XMLs das notas emitidas, pois eles são armazenados de forma segura e automática. Essas soluções eliminam a necessidade de recuperação manual, garantindo que todos os documentos fiscais fiquem sempre acessíveis.
Ao integrar um sistema desse tipo, a guarda dos XMLs acontece de forma contínua, seguindo as programações e recursos da ferramenta. Dessa forma, você evita qualquer preocupação futura com a recuperação desses arquivos.
Ou seja, a melhor estratégia não é apenas saber como recuperar um XML, mas sim evitar que ele seja perdido em primeiro lugar. Afinal, prevenir é sempre melhor do que remediar!
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