DANFE: por que automatizar a emissão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica?

Descubra o que é DANFE, como funciona, as vantagens e a melhor forma de automatizar sua emissão. SPOILER: é com uma solução TecnoSpeed, claro!

Se você atua de alguma forma com o universo fiscal, com certeza já ouviu falar em DANFE, certo? O Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica é a dupla oficial da NF-e e um item muito importante tanto para o destinatário quanto para o emitente e o Fisco.

Entretanto, para que ele cumpra seu papel é indispensável conhecer seu funcionamento e garantir que sua emissão seja feita corretamente. E, neste caso, investir em automação é uma excelente alternativa.

Vamos entender mais sobre isso? Neste artigo, te explicamos os conceitos básicos do DANFE e os detalhes e vantagens da automação da emissão deste documento. Além disso, apresentamos uma solução perfeitamente alinhada com essa demanda e pensada para facilitar a sua vida e a dos seus clientes. Acompanhe!

O que é DANFE?

Como já dissemos, o DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica. Como o nome sugere, esse documento acompanha a nota fiscal e complementa sua apresentação e função. Basicamente, o DANFE é a representação física e legível da NF-e, que tem originalmente o formato de um arquivo XML.

Ou seja, a nota fiscal eletrônica consiste em um conjunto de códigos legíveis apenas por computadores. Já o DANFE é uma espécie de tradução resumida dela, contendo suas informações principais e códigos de acesso. Tais códigos são a chave numérica e código de barras da NF-e, que permitem consultar o arquivo completo da nota. 

Para que serve?

O DANFE é muito utilizado para acompanhar a circulação de mercadorias e garantir mais facilidade em uma conferência e/ou fiscalização. Afinal, ele descreve a operação realizada, com as informações quanto a produtos, quantidades, valores, impostos entre outros; e o principal: dá acesso à nota fiscal eletrônica a qual está vinculado. 

Ou seja, o DANFE sempre esteve presente durante todo o percurso do produto até o destinatário, junto dos transportadores. E, também, serve como comprovante e ferramenta de acesso para a NF-e diante de qualquer tipo de fiscalização.

Vale destacar que o DANFE não substitui a nota fiscal eletrônica e nem tem validade fiscal. Portanto, ainda é necessário enviar o arquivo original da NF-e ao destinatário via e-mail – e é comum que o DANFE também a acompanhe neste envio digital.

Qual a sua importância?

A importância do DANFE se conecta com duas questões: agilidade e segurança. 

Agilidade porque simplifica a demonstração das informações da nota fiscal eletrônica, acelerando a conferência para o destinatário, intermediários e autoridades fiscais. 

E segurança, pois ele traz meios de validação da operação ao dar acesso e margem de comparação com o documento oficial, a NF-e. 

Caso um veículo de transporte seja parado em uma fiscalização e não apresente o DANFE ou um DANFE regular, seja por inexperiência, erro ou má-fé, o emissor enfrentará multas, retenções e outros prejuízos. Então, não vale pagar para ver.

Também é recomendável que os contribuintes realizem o armazenamento dos DANFE junto à documentação fiscal da empresa. Novamente por uma questão de segurança e fonte comprobatória.

Quer saber mais sobre este documento? Confira o nosso guia completo do DANFE!

Automação na emissão do DANFE: como funciona?

A automação da emissão do DANFE está ligada à automação da emissão da nota fiscal eletrônica, afinal, estes documentos estão conectados. Na verdade, a emissão do DANFE é uma das etapas da emissão da NF-e, já quase no final do fluxo.

Como o DANFE acompanha o transporte de mercadorias e é enviado ao destinatário, a emissão de uma NF-e não está devidamente finalizada sem a emissão, download, impressão e envio deste documento auxiliar.

Portanto, pensar em uma automação desse processo envolve torná-lo instantâneo e não precisar mais se preocupar com ele. E melhor: não se preocupar com problemas que podem ser gerados por algum erro ou falha na emissão e envio.

Esse tipo de operacionalização é possível a partir do uso da tecnologia como aliada dos processos corporativos. Os dados são integrados pelo sistema e os envios e retornos pré-programados. Tudo seguindo os padrões de layout e campos, regras de validação e trâmites determinados pelas autoridades fiscais, claro.

Vantagens de automatizar a emissão de DANFE

Os benefícios de automatizar a emissão do DANFE, assim como da nota fiscal eletrônica como um todo, são vários. Primeiro, é possível dar conta desse processo em larga escala sem gastar tempo ou recursos. O que representa um ganho e uma vantagem competitiva sem igual. 

Por fim, resta dizer que a emissão automatizada do DANFE é uma ótima forma de diminuir erros, inconsistências e retrabalhos. O processo se torna menos manual e, por isso, mais eficiente, preciso e seguro. O esforço da equipe contábil também é reduzido, bem como as chances de multas e problemas com o Fisco.

Como escolher o melhor serviço para emitir DANFE?

Na hora de escolher o melhor serviço para emitir o DANFE automaticamente, a melhor opção é buscar por especialistas. Felizmente, nós somos um desses especialistas com quem você pode contar. 

A TecnoSpeed tem anos de experiência na área tributária e está entre os principais fornecedores de soluções fiscais do Brasil. E é claro que nós temos uma solução para essa demanda que levantamos aqui!

A Solução NF-e da TecnoSpeed é a escolha ideal para automatizar a emissão do DANFE e da NF-e como um todo. Ela contempla e realiza automaticamente todas as etapas do processo, desde a geração do XML até o envio e armazenamento. 

Dá só uma olhada em como fica o fluxo de emissão de notas fiscais ao integrá-la ao seu software:

Resumindo, o Componente e a API da NF-e da TecnoSpeed garantem:

• Economia de 70% de tempo na implementação de módulo NF-e;
• Geração do XML a partir de arquivo de texto, dataset ou HTTPS;
• Assinatura e gestão de certificados digitais A1 e A3;
• Compatibilidade com todos os modelos de contingência;
• Editor gráfico para personalização do DANFE;
• Envio automático do XML para e-mail do destinatário;
• Repositório de documentos emitidos e recebidos;
• Atualizações constantes e conformidade com os padrões legais vigentes;
• Suporte técnico e tributário especializado em desenvolvedores;
• E muito mais!

Confira e comprove toda a potência e praticidade dos softwares fiscais da TecnoSpeed:

E caso queira ir ainda mais adiante dentro do universo fiscal, confira mais conteúdos sobre Documentos Fiscais e nossas soluções para todos eles.