Como levar um sistema ERP para pequenas empresas? Respondemos as suas dúvidas nesse artigo. Confira:
Ter um sistema para auxiliar na gestão de uma empresa não é exclusividade de grandes corporações. A maioria das empresas de grande porte começaram pequenas e são ótimos cases do que uma gestão eficiente pode fazer. Com processos claros e automatizados, o crescimento dos negócios fica mais linear e as possibilidades de crescimento só aumentam.
As micro e pequenas empresas podem colher bons frutos ao adotar um ERP para otimizar processos, aumentar a produtividade e manter o controle financeiro. Existem muitas opções de softwares disponíveis no mercado e eles oferecem ótimas ferramentas que se adequam a vários tipos de empreendimentos.
Quer saber mais sobre o ERP para pequenas empresas e como ele pode te ajudar a com o crescimento do seu negócio? Vamos te explicar tudo aqui embaixo!
O que é Sistema ERP?
Em inglês, a sigla significa Enterprise Resourcing Planning, que significa Planejamento de Recursos da Empresa. Esse sistema é o responsável por entregar dados de gestão da empresa, como por exemplo controle de vendas, estoque, gestão financeira e integração com o sistema de emissão de notas fiscais e outros documentos pertinentes.
O ponto-chave do sistema ERP é a integração de todas as frentes, dando visibilidade completa dos setores e ativos de uma empresa. Isso possibilita inúmeras vantagens ao gestor e à saúde da empresa, que consegue crescer de forma ordenada e sustentável.
Alguns fatores apontam o ano de 2020 como uma ótima fase para investir em um ERP para a sua empresa.
Qual a importância de um ERP para pequenas empresas?
ERP para pequenas empresas pode entregar muito mais do que o controle do seu estoque. | Imagem: Unsplash
As informações contidas no ERP podem facilitar o controle de todos os processos da empresa. Como o sistema é automatizado e integrado, o empresário não precisa se preocupar com planilhas complexas que muitas vezes dificultam mais do que facilitam o trabalho.
Além disso, o sistema ERP aumenta a confiabilidade dos dados, reduzindo os riscos de informações incorretas e não oficiais. O sistema gera uma base de dados automática a partir de informações fornecidas pelo gestor da empresa, o que é excelente quando comparamos o ERP a planilhas que precisam ser preenchidas manualmente com frequência e que podem ser manipuladas, já que a questão da segurança fica vulnerável nesse ambiente.
Mesmo para pequenas empresas, o controle de todas das ações é fundamental para que seu crescimento não seja desordenado. De acordo com dados do IBGE, cerca de 60% das pequenas empresas fecham antes de completarem 5 anos.
Dentre outros fatores, isso acontece pela falta de gestão qualificada e também pela informalidade dos processos, que muitas vezes ficam em planilhas pouco funcionais, sistemas separados e até mesmo em papéis.
Melhoria na eficiência dos processos
O ERP para pequenas empresas também garante mais eficiência nos processos e, consequentemente, maior produtividade para quem é encarregado de analisar os dados. Com ferramentas de gestão mais arcaicas, como planilhas de Excel, o risco de ter informações incompletas ou erradas é muito maior, podendo refletir negativamente na receita da empresa.
Melhora na gestão das entregas
Com um sistema de ERP para pequenas empresas integrado, a produtividade aumenta e o fluxo de informações se torna mais ágil, alcançando melhores resultados. O sistema de gestão também possibilita gerir melhor essas entregas através de uma base de dados integrada, facilitando a tomada de decisões e agilizando o trabalho do gestor que não precisará mudar de ambiente para executar diferentes tarefas.
Como o ERP fornece históricos a partir da base de dados nele inserida, é possível identificar padrões ou desvios de comportamentos dos ativos.
Redução de custos
O sistema ERP fornece relatórios completos que possibilitam analisar todos os custos de uma empresa. Dessa forma, o empresário pode tomar decisões mais certeiras na hora de cortar ou remanejar custos e investir em ações que são mais rentáveis.
Outra vantagem é a análise dos membros das equipes e de suas tarefas, identificando pontos de melhoria. Com os relatórios fornecidos pelo sistema, o empresário pode chegar a conclusões mais sólidas e que vão interferir diretamente em sua receita.
Melhora na gestão
Muitos empresários aprendem sobre gestão na prática, somente depois que a empresa já está aberta. Mesmo com cursos e outras formações, nada mais eficiente que a prática quando o assunto é gestão.
Para pequenas empresas, toda ajuda é bem-vinda e o ERP para pequenas empresas pode solucionar muitos dos problemas que acometem os novos negócios.
É comum que pequenas empresas tenham poucos colaboradores, então o sistema ERP torna-se indispensável para aumentar a produtividade do empresário, que precisa se dedicar a muitas funções.
Maior visibilidade de ativos
Os ativos de uma empresa compreendem recursos financeiros e humanos, mas também recursos intangíveis, como a cultura da empresa, e tangíveis, como ferramentas e maquinário.
Além das informações, o ERP permite a visibilidade de todos esses outros ativos, dando um panorama completo de todo o universo da empresa ao gestor ou empresário, entendendo como tudo está conectado e onde se concentram os pontos de melhoria.
Segurança
A preocupação com a segurança é um dos pilares dos sistemas de ERP de maior credibilidade. O empresário não precisa se preocupar com a vulnerabilidade de seus dados, uma vez que os sistemas usam as mesmas diretrizes de bancos para garantir completa privacidade e sigilo. Toda a comunicação ocorre somente entre a empresa e o software, sem a possibilidade de troca de informações com terceiros.
O empresário também pode dar diferentes permissões para cada função, escolhendo o que cada funcionário pode ter acesso e mudar essas permissões a qualquer momento.
Tomada de decisão
Com todas as funcionalidades do ERP, o empresário passa a ter mais agilidade na tomada de decisões, já que os relatórios aos quais tem acesso são completos e criteriosos.
Dessa forma, fica mais fácil decidir quando é necessário cortar custos, investir em algum setor ou desligar um funcionário da empresa, por exemplo. Com dados concretos, todos os cenários se tornam mais objetivos e a margem para erros diminui.
Como escolher um ERP adequado?
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Essa é uma questão individual, mas outros pontos específicos podem guiar sua escolha:
- Segurança: esclareça quais são as diretrizes e certificados de segurança oferecidos pelo software;
- Possibilidade de customização: alguns ERPs são bastante completos, mas nem sempre a sua empresa vai precisar de todas as funcionalidades. Tenha em mente o que precisa e escolha um que ofereça isso;
- Reputação: pesquise sobre a reputação da empresa de software antes de contratar o sistema e converse com outros empresários para saber de suas experiências;
- Valor: existem bons softwares com preços compatíveis com o poder de investimento da sua empresa e softwares não tão bons com valores altos. Pesquise antes de tomar qualquer decisão;
- Usabilidade: veja se existe a possibilidade de testar o sistema antes de adquiri-lo. Assim você pode ter uma ideia de como é usar o programa, para ter certeza que não será muito difícil de se adaptar.
Ponderando todas essas questões, fica mais fácil escolher o ERP mais adequado para a empresa. Abaixo você confere um bate-papo com o Desenvolvedor Líder de Projeto na TecnoSpeed, Fabiano Passianoto, ele nos dá algumas dicas para executar e estruturar um ERP. Confira:
Preciso ter um ERP com acesso pelo celular?
Isso vai depender dos hábitos do empresário ou gestor e de suas necessidades. É comum que muitas pessoas trabalhem pelo celular e, nesses casos, existem algumas plataformas que oferecem apps ou acesso via web no ambiente mobile. Também é uma praticidade caso haja a necessidade de resolver alguma coisa fora do horário comercial, quando o computador não está disponível. Cabe ao usuário decidir se essa é uma demanda real.
Existem diversos softwares de ERP apropriados para pequenas empresas e um deles vai suprir as necessidades do seu negócio. Pesquisar e testar antes de adquirir o programa é uma boa alternativa para identificar possíveis dificuldades e soluções para o seu caso.
Conclusão
Viu como o processo de escolha para de ERP para pequenas empresas pode levar um tempo? Todos esses prós e contras devem ser considerados no momento em que se pensar a melhor usabilidade para o seu negócio. E por isso, desenvolvedor, continue conosco, frequentemente publicamos materiais que visam te informar sobre tudo que acontece na área da tecnologia, principalmente, entre os ERPs.
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