Entenda os diferentes processos do MDF-e: cancelamento ou encerramento e saiba como agilizar a vida do seu cliente com uma API que atualiza seu software e garante conformidade com a SEFAZ.
Você já se perguntou qual é a diferença entre cancelar e encerrar um MDF-e? Entender esses conceitos pode evitar complicações e garantir a conformidade dos sistemas fiscais que você desenvolve. E, neste artigo, é justamente o que vamos te ajudar a fazer! Continue a leitura até o final para dominar os diferentes processos do MDF-e: cancelamento e encerramento.
O que é MDF-e?
Antes de entender sobre cancelar e encerrar um MDF-e, vamos relembrar rapidamente os principais conceitos desse documento fiscal.
Em suma, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um documento digital obrigatório para as empresas de transporte. Ele visa facilitar a fiscalização do transporte de mercadorias em território nacional. Implementado em 2014 como substituto do modelo físico 25, o MDF-e diminuiu a burocracia nos processos de vistoria, tornando-os mais ágeis e eficientes.
Nesse sentido, o MDF-e serve para:
- Reunir as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e os Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-e) de uma ou mais entregas;
- Permitir a fiscalização do transporte de mercadorias pela Secretaria da Fazenda e Planejamento (SEFAZ);
- Regular os registros dos produtos transportados, sendo vital para as operações de empresas que precisam atender às normas fiscais.
Para emitir o documento, as transportadoras precisam:
- Estar devidamente credenciadas na SEFAZ;
- Possuir um certificado digital;
- Contratar um software emissor de MDF-e.
Agora que já relembramos como o MDF-e funciona, vamos explorar as situações em que ele precisa ser cancelado ou encerrado.
Cancelamento do MDF-e: quando utilizar?
O cancelamento do MDF-e é um procedimento feito para garantir a confiabilidade das operações de transporte e a conformidade com as leis fiscais. Compreender os cenários em que o cancelamento se torna necessário é essencial para desenvolvedores e Softwares Houses que atuam na área.
Entenda a seguir as situações onde é preciso cancelar o MDF-e:
- Erros nos documentos fiscais vinculados: O cancelamento é obrigatório quando há erros relevantes nos dados do CT-e ou da NF-e vinculados ao MDF-e. Esses erros podem incluir informações incorretas sobre remetente, destinatário, mercadoria, quantidade, valor, entre outros.
- Dados inconsistentes: Inconsistências entre os dados do MDF-e e dos documentos fiscais vinculados também exigem cancelamento. Por exemplo, divergências nas datas de emissão, nos valores totais ou na numeração das notas fiscais podem comprometer a validade da operação.
- Cancelamento de NF-e: Se a NF-e vinculada ao MDF-e for cancelada, o manifesto também precisa ser cancelado para garantir a sincronização das informações fiscais.
- Emissão incorreta do MDF-e: Em casos de erros na emissão do próprio MDF-e, como seleção incorreta do tipo de operação ou lançamento de dados indevidos, o cancelamento é o procedimento adequado para corrigir a falha.
- Necessidade de ajuste na carga: Mudanças na quantidade ou no tipo de mercadoria transportada, após a emissão do MDF-e, também demandam o cancelamento do manifesto e a emissão de um novo documento com as informações corretas.
E se você precisar consultar o MDF-e para verificar essas informações, temos este artigo explicando o passo a passo para isso!
Prazo para cancelamento do MDF-e
O cancelamento do MDF-e deve ser solicitado dentro do prazo de 24 horas após a sua autorização pela SEFAZ. Esse prazo é curto, mas importante para ter a agilidade necessária na correção de erros, além de evitar outros transtornos durante o transporte.
Consequências do não cancelamento do MDF-e
Não cancelar o MDF-e em situações em que o cancelamento é exigido pode gerar diversas consequências negativas para o contribuinte e a transportadora responsável, como:
- Multas e penalidades fiscais: O Fisco pode aplicar multas ao remetente, transportador e destinatário por irregularidades no transporte.
- Apreensão da mercadoria: A carga transportada com MDF-e irregular pode ser apreendida pelas autoridades fiscais, gerando atrasos e prejuízos para a empresa.
- Dificuldades na emissão de novas notas fiscais: A emissão de novas notas fiscais para a mesma operação pode ser bloqueada até que a situação do MDF-e seja regularizada.
- Transtornos na cadeia logística: A inconsistência das informações fiscais pode gerar transtornos na cadeia logística, como atrasos na entrega da mercadoria, problemas na recepção da carga e dificuldades na emissão de notas fiscais pelos destinatários.
É por esses motivos que seu software precisa ter boas integrações para ajudar seus clientes a estarem sempre atentos a esses pontos, garantindo conformidade e menos dores de cabeça.
Como cancelar MDF-e?
Em resumo, para cancelar uma nota fiscal vinculada ao MDF-e, seu cliente precisa acessar o sistema emissor utilizado, localizar o manifesto e selecionar a opção de cancelamento.
Se o cancelamento for feito dentro do prazo de 24 horas e a viagem não tiver começado, a operação pode ser concluída com sucesso. No entanto, se o prazo expirou ou a viagem já começou, será necessário encerrar o MDF-e e emitir um novo.
Confira um passo a passo mais detalhado sobre o cancelamento:
- Acessar o sistema emissor de MDF-e utilizado pela empresa;
- Localizar o manifesto que deseja cancelar, utilizando os filtros de pesquisa disponíveis no sistema;
- Selecionar a opção de cancelamento no menu de ações do manifesto;
- Informar o motivo do cancelamento, escolhendo entre as opções disponíveis no sistema ou preenchendo um campo de texto explicativo;
- Validar os dados informados para garantir a correção do cancelamento;
- Enviar o pedido de cancelamento para a SEFAZ;
- Acompanhar o status do pedido de cancelamento no sistema emissor.
Encerramento MDF-e: quando utilizar?
O encerramento do MDF-e é um procedimento obrigatório que marca o fim da operação de transporte e informa ao Fisco a entrega da mercadoria ao seu destino. Ou seja, encerrar o MDF-e é essencial para garantir a conclusão regular do processo de transporte.
Veja em quais cenários seu cliente precisa efetuar o encerramento do MDF-e:
- Conclusão da entrega: O encerramento deve ser realizado após a entrega da mercadoria ao destino, independentemente da data e hora da efetivação da entrega.
- Retenção de parte da carga: Se apenas uma parte da carga for entregue, o MDF-e deve ser encerrado e um novo manifesto deve ser emitido para acompanhar a carga restante.
- Troca de veículo durante o transporte: A troca de veículo durante o trajeto também exige o encerramento do MDF-e vinculado ao veículo original e a emissão de um novo manifesto para acompanhar a carga no novo veículo.
- Outras ocorrências: Em situações excepcionais, como acidentes, roubos ou extravios da carga, o encerramento do MDF-e pode ser necessário para documentar a ocorrência e regularizar a situação fiscal da operação.
Prazo para encerramento do MDF-e
O encerramento do MDF-e deve ser realizado dentro do prazo de 720 horas (30 dias) após a sua emissão. Esse prazo é mais flexível do que o prazo para cancelamento, mas ainda assim exige atenção para evitar atrasos e problemas fiscais.
Consequências do não encerramento do MDF-e
O não encerramento do MDF-e dentro do prazo legal pode acarretar algumas complicações para a transportadora e o remetente, tais como:
- Dificuldades na emissão de novos MDF-e: A SEFAZ pode bloquear a emissão de novos manifestos para a transportadora até que o encerramento do MDF-e pendente seja realizado.
- Impedimento na consulta de documentos fiscais: A consulta eletrônica das notas fiscais vinculadas ao MDF-e não encerrado pode ser bloqueada, dificultando o controle do fluxo de mercadorias e o faturamento da operação.
- Prejuízos na imagem da transportadora: O não encerramento do MDF-e pode gerar desconfiança por parte dos clientes e prejudicar a credibilidade da transportadora.
Como encerrar um MDF-e?
Para encerrar o MDF-e, é preciso seguir os passos a seguir:
- Acesse o sistema emissor de MDF-e da empresa;
- Localize o manifesto desejado usando filtros;
- Selecione a opção “Encerrar MDF-e” no menu de ações;
- Insira os dados de encerramento: data/hora do término, odômetro final e observações (opcional);
- Valide os dados e envie o pedido de encerramento para a SEFAZ;
- Acompanhe o status no sistema emissor para verificar se o encerramento foi bem-sucedido;
- Evite problemas encerrando no prazo, corrigindo pendências e mantendo a boa imagem com a SEFAZ.
Afinal, quando cancelar ou encerrar um manifesto?
Ok, te demos todos os detalhes de cada situação, mas o que você deve saber sobre isso, na prática? Para ajudar seu cliente, essencialmente entenda que:
- É preciso cancelar o manifesto quando há erros nos documentos fiscais vinculados ao MDF-e, dentro do prazo de 24 horas após a emissão;
- Seu cliente precisa encerrar o MDF-e ao final do transporte, em caso de retenção de carga, troca de veículo ou após o prazo para cancelamento.
Dicas para evitar complicações na emissão do MDF-e
Para evitar erros e transtornos relacionados ao cancelamento e encerramento do MDF-e, temos sugestões extras e valiosas para desenvolvedores e Softwares Houses que atuam na área fiscal:
- Integração com a SEFAZ: Integre o software emissor de MDF-e com a SEFAZ para permitir a consulta automática do status do pedido de cancelamento, e a atualização das informações no sistema.
- Validação rigorosa dos dados: Implemente mecanismos de validação dos dados informados no pedido de cancelamento ajuda a evitar erros e reprovações pela SEFAZ.
- Alertas e notificações: Configure notificações para o usuário sempre que o prazo para cancelamento do MDF-e estiver se aproximando.
- Treinamento e suporte: Ofereça treinamento e suporte técnico aos usuários do seu software sobre os procedimentos de cancelamento, incluindo as etapas envolvidas e as melhores práticas para evitar erros.
Com as dicas acima, você já está pronto para ajudar seu cliente a cancelar ou encerrar o MDF-e de forma ágil e segura. Mas que tal otimizar ainda mais essas tarefas e garantir a confiabilidade total do seu sistema?
Foi para isso que criamos a API de MDF-e. Com ela, você:
- Economiza até 70% do tempo de implementação do módulo MDF-e;
- Elimina a necessidade de se preocupar com atualizações;
- Acessa diversos recursos avançados para consulta de status, cancelamento, impressão do DAMDFe e muito mais;
- Tem suporte especializado com uma equipe de especialistas à disposição para auxiliar na integração da API e solucionar qualquer dúvida que possa surgir.
Conheça a solução de MDF-e da TecnoSpeed
Nossa API é a solução ideal para desenvolvedores e Softwares Houses que desejam integrar a funcionalidade completa de MDF-e em seus sistemas, sem se preocupar com implementações complexas ou atualizações constantes. Então, não espere mais: integre já!
