Descubra o que é a Nota Fiscal de Serviços Tomados, como funciona sua gestão, os desafios envolvidos e de que forma realizar e automatizar sua consulta!
Notas Fiscais de Serviços são um dos modelos de documento fiscal eletrônico mais desafiadores para os desenvolvedores. A falta de padronização entre os municípios é o principal desafio.
Neste artigo vamos falar da Nota Fiscal de Serviços Tomados, conceito, consulta e download! Continue com a gente e entenda mais sobre esse assunto.
O que é Nota Fiscal de Serviço?
A Nota Fiscal de Serviço é o documento fiscal que registra e regula as operações de prestação de serviços tanto para empresas, MEIs e prestadores autônomos que desempenhem atividades que se encaixem neste setor.
Sua versão eletrônica é chamada de NFS-e e, apesar de ser parte do projeto federal de digitalização fiscal, sua regulamentação é estabelecida em âmbito municipal, ou seja, cada cidade pode estabelecer suas próprias regras para esse tipo de arrecadação e documento.
O que são as Notas Fiscais de Serviços Tomados?
Em toda Nota Fiscal de Serviços existe uma parte prestadora e outra tomadora dos serviços, certo? Entendendo essa relação fica bem simples entender o que são as Notas Fiscais de Serviços Tomados.
As NFS-e Tomadas são as notas emitidas “contra” um determinado CNPJ ou CPF, operações na qual você ou o seu cliente tem o papel de tomador (contratante) de um prestador de serviços.
As notas fiscais de serviços tomados, ficam disponíveis para consultas e download no site da prefeitura responsável pela emissão da NFS-e. Facilitando a gestão e permitindo a conferência por parte do departamento fiscal e contábil da empresa, facilitando ainda com a impressão da guia do ISS, quando o mesmo for devido pelo tomador do serviço.
Qual a Diferença entre Serviços Prestados e Serviços Tomados?
Vamos solucionar essa dúvida de uma vez por todas? O prestador de serviços é o fornecedor, quem é contratado para fazer algo para alguém. Um advogado, um pedreiro, uma costureira, por exemplo, são prestadores de serviços. Então, a NFS-e padrão, emitida pelo prestador, diz respeito aos serviços prestados, ok?
Por outro lado, o tomador é aquele que contrata um serviço, o cliente. Assim, quando falamos em “Serviços Tomados”, estamos falando dos serviços que foram contratados por você, seus clientes ou determinada pessoa ou empresa. Simples, né?
Como fazer a gestão das Notas Fiscais de Serviços Tomados
Da mesma forma como qualquer outro processo de gestão fiscal, gerenciar as Notas Fiscais de Serviços Tomados envolve alguns passos e cuidados:
Em primeiro lugar, é preciso armazená-las de forma organizada e segura, sejam elas notas físicas ou eletrônicas. E isso inclui a manutenção de backups, manter arquivos físicos, cópias em HDs e armazenamento em nuvem, por exemplo.
Fazer a gestão dos impostos, quando devidos ao tomador do serviço é um ponto importante, evitando pagamentos em atrasos, onde se está sujeito a multas e juros. Além disso, é essencial conferir a ordem de compra / serviços com as notas fiscais recebidas de serviços tomados, comparando o que foi contratado com o que foi prestado e faturado, e garantindo que não existem inconsistências.
Desafios ao consultar a Nota Fiscal de Serviços Tomados
Para a gestão e os passos que comentamos acima, é preciso, antes, realizar a consulta das Notas Fiscais de Serviços Tomados, um processo que reserva alguns desafios:
1. Os sistemas municipais
A regulamentação municipal tem como consequência a despadronização dos modelos, códigos de serviço, parâmetros do ISS e outras regras, o que também significa que, no momento da consulta, para cada fornecedor de uma cidade diferente, será preciso acessar um sistema e lidar com processos distintos.
Além disso, em muitos casos, a consulta disponível nos portais das prefeituras é individual, o que torna o processo muito demorado, cansativo e inviável para organizações que lidam com um grande volume de Notas Tomadas ‒ justamente o segundo desafio que listamos.
2. O volume de notas
Dependendo do fluxo de contratação de serviços ou do porte da empresa, o volume de Notas Fiscais de Serviços Tomados a serem consultadas pode ser gigante, o que encarece, complexifica e até inviabiliza a execução deste processo de forma manual.
Além disso, se o volume de notas for muito significativo, a gestão das Notas Tomadas também pode envolver a digitação de um grande volume de dados para que sejam registradas no sistema e integradas à gestão financeira, fiscal e empresarial.
3. A confiabilidade do processo
Um último desafio é, claro, manter a confiabilidade do processo em um processo que depende tanto de rotinas manuais e um grande volume de documentos, dados e demandas.
Gerir as consultas, downloads e conferências das Notas Tomadas sem nenhum recurso de integração e automatização é um desafio e tanto ‒ e será que ele realmente é possível de ser cumprido com eficiência e segurança?
Benefícios de automatizar o processo
- Melhora o controle e gestão das NFS-es, já que simplifica o acesso a todas as notas emitidas;
- Reduz a possibilidade de cobrança de juros e multas pela garantia de que todos os processos são realizados da maneira correta;
- Garante a segurança dos dados ao evitar o vazamento de informações;
- Diminui os custos pela necessidade de menos pessoas para lançar as notas;
- Possibilita maior produtividade e gestão do tempo, já que a força de trabalho poderá se empenhar em atividades mais importantes.
Resumindo: automatizar o processo de consulta e download de Notas Fiscais de Serviços Tomados é vantajoso e, até mesmo, importantíssimo para a operação de qualquer empresa.
Demonstração da API Tomadas
E agora a boa notícia: nós temos uma solução API integrável e pronta para levar essa automatização para o seu software! Quer ver ela funcionando na prática? Assista à demonstração:
Com a API Tomadas da TecnoSpeed seu sistema será capaz de filtrar e receber os XMLs de todas as notas registradas no web service das prefeituras.
Benefícios da solução TecnoSpeed
A API Tomadas é superinteressante, desde o início, por permitir a automatização do processo de consulta e download das Notas Fiscais de Serviços Tomados de seus clientes e potenciais clientes!
Mas, indo além deste ponto, as vantagens trazidas por ela são a padronização no formato das NFS-e, a independência dos portais das prefeituras, a centralização de todo o processo de gestão em um único lugar e integração com outros processos e áreas da empresa, gerando eficiência e economia. Que tal levar toda essa facilidade e controle para seu ERP?
Para quem quer dar fim à instabilidade e complicação do processo de emissão e gestão de NFS-e, sejam de serviços prestados ou tomados, a solução da TecnoSpeed é sinônimo de custo-benefício e oportunidade de crescimento! Vamos juntos?
