Apesar da confusão, responsável e representante legal são termos que representam papéis diferentes. Entenda e tire suas dúvidas neste artigo!

O certificado digital é uma tecnologia criptográfica que permite a realização de operações eletrônicas seguras e autênticas, em que o titular da certificação é sempre identificado, demarcando a origem do processo.

Porém, nem sempre o titular é realmente quem utiliza o certificado durante as operações, principalmente quando estamos falando em certificações de pessoas jurídicas. 

Nesse sentido, junto com o registro do titular, também é necessário identificar o representante e o responsável legal da certificação.

Sabia disso? Ficou na dúvida sobre o que cada um desses papéis representa? Neste artigo nós vamos te explicar tudo e te ajudar a não confundir mais. Continue lendo!

O que é representante legal?

O representante legal é a pessoa física que representa a empresa diante da Receita Federal e de outras pessoas físicas ou jurídicas que ela venha a se relacionar. Ou seja, quando o titular é uma pessoa jurídica, uma empresa, o seu representante legal é sempre seu sócio, sócio-administrativo ou dono.

O uso do certificado digital está sempre ligado e sob responsabilidade de seu representante, exceto quando esse nomeia, via procuração pública, um responsável legal para a utilização do certificado em seu nome e da empresa titular da certificação.

Apesar dessa possibilidade de autorização de uso da certificação por um terceiro, o representante legal não pode ser alterado ou ter seus dados atualizados sem que ocorra a invalidação do certificado digital. Neste caso, a emissão de um novo certificado é necessária.

Agora que você entendeu o que é representante legal, saiba mais sobre o responsável legal e qual é a diferença entre eles:

O que é responsável legal?

O responsável legal é exatamente a pessoa física indicada e registrada pela Autoridade Certificadora da ICP-Brasil como autorizada a fazer uso da certificação digital em nome do representante legal e do titular do certificado.

Ou seja, o responsável é quem efetivamente terá a posse do certificado e sua chave criptográfica privada e será capaz de assinar documentos e autenticar operações por meio delas. O responsável não precisa obrigatoriamente fazer parte do grupo de sócios da empresa.

Conforme o Termo de Titularidade e Responsabilidade da ICP-Brasil, assinado no ato de emissão do certificado, as obrigações do responsável legal consistem em: apresentar a documentação original comprobatória dos dados constantes em seu Certificado Digital; e responsabilizar-se pela criação, troca, utilização e proteção das senhas, chave privada e da mídia que as contém.

Portanto, para a nomeação de um responsável legal, tanto o representante legal quanto o responsável a ser registrado devem comparecer à Autoridade de Registro em posse da documentação necessária para a certificação e da procuração que determina a autorização e os poderes concedidos ao responsável.

Por que há confusão?

A confusão entre esses dois papéis do universo dos certificados digitais não é incomum e ela pode acontecer por motivos diferentes. 

Primeiramente, nada impede que o representante legal seja também o responsável legal pelo certificado e quem o utiliza durante as operações. Ou seja, quando nenhum responsável é oficialmente indicado no Termo de Titularidade, esses dois papéis se misturam e são desempenhados por uma única pessoa.

Além disso, é válido lembrar que para todo CNPJ há uma pessoa física registrada na Receita Federal como responsável pela empresa, quem representa e responde pelo negócio juridicamente. No entanto, na língua das certificações essa pessoa é nomeada como representante. 

Essa dupla utilização do termo responsável com significados diferentes pode facilmente render uma confusão, porém o responsável legal pela empresa diante da Receita não diz respeito ao mesmo responsável pelo certificado.

De todo modo, agora você já sabe qual a diferença entre esses dois sujeitos da certificação digital e fica mais fácil não confundir os termos, não é mesmo?

Certificado digital e procuração

Para donos de empresa, é fundamental saber a diferença entre representante legal e responsável legal.

Como já dito, o representante legal do certificado pode emitir uma procuração pública, junto à RFB ou de forma eletrônica, para que um novo sujeito assuma a responsabilidade e o uso do certificado digital, contemplando desde as aplicações de assinatura de documentos até as autenticações de acesso para serviços públicos, como os do portal e-CAC da Receita Federal.

Porém, a emissão e apresentação da procuração não exclui a necessidade de comparecimento do representante e do responsável à Autoridade Certificadora para a entrega dos documentos e assinatura do Termo de Titularidade e Responsabilidade.

Além disso, a procuração só é aceita pela Autoridade Certificadora se tiver sido emitida no máximo 90 dias antes da data do comparecimento e apresentação dos documentos para a certificação. Nela, os poderes cedidos ao responsável devem ser estabelecidos com exatidão.

Tipos de certificado digital e procuração

O estabelecimento de um responsável legal para o certificado a partir de uma procuração não é válido para todos os tipos de certificados digitais. 

Essa condição vale somente para certificações destinadas à pessoas jurídicas, sejam elas micro, pequenas, médias ou grandes empresas. Ou seja, é possível indicar um responsável legal para certificados do tipo e-CNPJ, por exemplo.

No entanto, quando estamos falando de certificados digitais de pessoa física, como o e-CPF e o e-Jurídico, a procuração e a transferência de responsabilidade não são admitidas, pois a certificação é emitida de forma nominal e funciona como uma identidade eletrônica do titular. 

Neste último caso, apenas o titular precisa ser identificado no Termo de Titularidade e Responsabilidade na hora da emissão da certificação e é ele mesmo quem cumpre o papel de representante e responsável legal do certificado.

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