Quem são os atores da NF-e?

Saiba quem são os atores da NF-e, qual papel desempenham nas transações comerciais e porque as informações do documento precisam ser preenchidas corretamente.

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A Nota Fiscal Eletrônica é um documento fiscal eletrônico que registra as operações de venda de mercadorias e prestação de serviços. 

O projeto da NF-e foi desenvolvido pelas Secretarias da Fazenda dos Estados e Receita Federal do Brasil para melhorar o compartilhamento de informações entre o fisco, reduzir os custos e entraves burocráticos, e fortalecer o controle da fiscalização.

Foi criada para substituir a nota fiscal impressa (modelos 1 e 1A) e passou a entrar em vigor desde o dia 15 de setembro de 2006.

Hoje, a NF-e é um dos documentos mais utilizados pelos brasileiros e é extremamente importante para manter regularizada a transação comercial entre as partes.

Os envolvidos nas operações de venda de mercadorias e prestação de serviços normalmente são o emitente, destinatário, transportador e ainda o terceiro, esse são os principais atores da nf-e.

Não sabe o que são esses atores e nem qual é o papel que cada um deles desempenha nas transações? 

Então leia o post para descobrir!

Mas afinal, quem são os atores da NF-e?

Emitente

O primeiro campo que iremos falar entre os atores da NF-e é o emitente.

O emitente é a parte responsável por emitir a Nota Fiscal Eletrônica. Isto é, a pessoa física ou jurídica que está vendendo os produtos ou realizando a prestação de serviço à outra pessoa ou empresa.

É o emitente quem vai preencher o documento, acrescentando todas as informações relacionadas à transação comercial como a identificação do destinatário, seu endereço, telefone para contato, CEP, CNPJ/CPF, Estado e Município.

Também a data de emissão da NF-e, a descrição e quantidade dos produtos e serviços, a forma de pagamento, se haverá ou não o serviço de frete, e se a venda possui algum tipo de tributação.

O emitente é a parte que receberá o pagamento pela venda das mercadorias ou prestação de serviços. 

Destinatário

O destinatário é a parte que está comprando uma mercadoria ou contratando um serviço. Mais um dos atores da NF-e.

Diferente do emitente, o destinatário não é responsável por emitir a NF-e. Ele apenas recebe o documento após a transação ser concluída, seja junto do produto/serviço ou por e-mail. 

O destinatário é encarregado de pagar o emitente e também o frete caso o produto seja entregue por um transportador. 

Transportador

O transportador é responsável por enviar a mercadoria do emitente até o destinatário. 

Quando existe a necessidade do serviço, o emitente deve preencher a Nota Fiscal Eletrônica com os seguintes dados: nome/razão social da transportadora, seu endereço, Inscrição Estadual, Município, Estado e CNPJ/CPF.

Também pode acrescentar informações relacionadas ao transporte como, por exemplo, o código ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres), placa do veículo, peso bruto, peso líquido, entre outros.   

Terceiro   

Muitas vezes parte do processo de produção de uma indústria precisa ser delegado a um terceiro como forma de reduzir os custos. Nesse caso, a empresa emite uma NF de remessa para industrialização enviando o insumo necessário para produzir o produto. 

Da mesma forma, quando a empresa envia um produto para um terceiro fazer a venda e distribuição, por exemplo, ela também emite uma Nota Fiscal de venda consignada para regularizar a transação entre as duas partes.

Ou seja, o terceiro é todo aquele que pode fazer parte do processo de produção de um produto, ou que vai realizar a distribuição das mercadorias para o consumidor final. 

Por que a NF-e precisa ser preenchida corretamente?

As informações compartilhadas na NF-e são muito importantes para manter a regularização as operações de venda de mercadorias e prestação de serviços.

Quando há irregularidade nos dados como, por exemplo, a quantidade de mercadorias vendidas, a empresa que emitiu o documento pode acabar tendo problemas com o seu estoque. 

Da mesma forma, se errar o preço lançado por unidade do produto, pode ver o valor total da nota sendo prejudicado. 

Esses descuidos, por menores que pareçam, afetam a qualidade do serviço e também podem prejudicar o destinatário. 

Além do mais, qualquer irregularidade na descrição dos produtos ou até mesmo no endereço do cliente podem afetar o cálculo dos impostos que serão recolhidos no período (isso se existir tributação sobre as mercadorias).

Todos os atores da NF-e precisam ser preenchidas corretamente para evitar qualquer tipo de transtorno. Também, para que as partes envolvidas possam usufruir de todos os benefícios e vantagens.

Alguns dos benefícios que a NF-e oferece aos atores são:

• Agilidade no acesso às informações;
• Eliminação de papel;
• Aumento da produtividade da auditoria; 
• Redução de tempo para coleta dos arquivos;
• Maior confiabilidade das informações;
• Melhoria no processo de controle fiscal;
• Facilidade no compartilhamento de dados com o fisco;
• Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
• Diminuição da sonegação de impostos; 
• Aumento da arrecadação;
• Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Receita Federal e demais Secretarias de Fazenda Estaduais;
• Possibilidade do cruzamento eletrônico de informações;
• Fortalecimento da integração do fisco;
• Facilidade na fiscalização realizada pelas Administrações Tributárias.

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento obrigatório e necessário para manter um bom relacionamento entre as partes. 

Por ser tão importante as software houses precisam saber como funciona e quais são os cuidados necessários ao emitir o documento. E mesmo que muitos pensem que a emissão das notas fiscais é apenas um procedimento de rotina, a verdade é que ela é uma peça-chave para manter a reputação e o bom funcionamento da empresa.  

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