Você sabe como consulta e baixar o XML do CT-e? Separamos um conteúdo esclusivo que irá responder todas as suas perguntas.
Para se manter em dia com o fisco é preciso ir além da emissão correta dos documentos fiscais do segmento da empresa. Distribuir, consultar e armazenar são ações que também fazem parte da rotina, e devem ser feitas com mesmo cuidado.
Afinal, para estar em dia com a legislação vigente é preciso ter os documentos sempre “à mão”, para consultá-los quando for necessário ou caso sejam solicitados pelas instituições fiscais.
Uma dúvida muito frequente entre emitentes é como consultar e baixar o XML do CT-e. Neste artigo mostramos como realizar esse procedimento, explicamos mais sobre a armazenagem, respondemos a algumas dúvidas frequentes e indicamos uma ótima solução para integrar essas funcionalidades ao seu software de gestão.
O que é CT-e?
CT-e é a sigla para Conhecimento de Transporte eletrônico, um tipo de documento fiscal criado exclusivamente em ambiente digital e que é obrigatório para o setor de transporte de cargas.
Foi instituído oficialmente em 2007, substituindo 6 outros tipos de documentos fiscais que eram obrigatórios até a época de implementação. O CT-e engloba transporte rodoviário, aquaviário, aéreo, ferroviário, dutoviário e transportes multimodais.
A validade jurídica desse documento fiscal é atestada pela assinatura digital do emitente e também pela Autorização de Uso fornecida pela administração tributária.
A emissão do CT-e é totalmente eletrônica. O emissor deve ser credenciado junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e a nota deve ser assinada com o certificado digital do estabelecimento, igualmente credenciado.
Por que devo armazenar CT-e?
O CT-e precisa ser armazenado na nuvem por diversos motivos:
1) Pelo formato. Esse tipo de documento fiscal só existe como arquivo digital, sendo emitido e depois armazenado no formato .XML, ou seja, não há versões impressas. Destacamos aqui que a versão que o profissional de transporte leva consigo é um resumo da CT-e, que se chama Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) e não possui status de documento fiscal;
2) Por segurança. Documentos fiscais eletrônicos podem ser solicitados pela administração tributária a qualquer momento dentro do período estabelecido pela legislação vigente no país. Armazená-los é um ato simples que pode poupar o tempo do seu cliente e também evitar problemas jurídicos.
3) Apresentar ao fisco, se necessário. Caso haja solicitação relacionada aos tributos da empresa referente ao CT-e, são os arquivos em XML que devem ser apresentados para verificação e comprovação de que está tudo em dia.
4) Facilitar escrituração contábil. O departamento da empresa responsável por esse trâmite pode utilizar os arquivos em XML do CT-e para organizar a escrituração contábil e fiscal.
5) Manter o arquivo fiscal em dia. Emitir, consultar, distribuir e armazenar documentos fiscais faz parte do processo diário que integra a gestão da empresa. Quando está organizado e segue o planejamento estabelecido, ajuda na otimização de tempo e recursos.
Dica extra: oferecer a consulta automática de CT-es emitidos contra o CNPJ do emitente, a possibilidade de download e armazenamento é um recurso que agrega valor ao seu software, ampliando a percepção do valor que ele tem para o seu cliente.
É obrigatório baixar e armazenar o arquivo XML da NF-e e CT-e recebidos?
Sim. Os emitentes dos CT-es devem manter os arquivos digitais que foram emitidos e devidamente autorizados, porque são eles que possuem validade.
Qual o prazo para guarda dos arquivos XML?
A legislação tributária para a guarda de documentos fiscais é de 5 anos, além do ano vigente. Portanto, depois de comnsultar e baixar o XML do CT-e, mantenha-os armazenados por, no mínimo, esse período. Eles poderão ser solicitados pela administração tributária a qualquer momento, como nos casos em que há suspeita de fraude ou sonegação fiscal.
Quem emite a NF-e ou CT-e deverá enviar o arquivo XML ao destinatário?
Sim. A legislação vigente obriga o envio para o destinatário da mercadoria, que também tem acesso para consultar e baixar o XML da CT-e.
Alguns softwares de documentos fiscais, com o PlugStorage da Tecnospeed, faz a coleta o XML autorizado, gera um PDF do DACTE com QRcode e dispara um e-mail para o destinatário.
Com consultar e baixar o XML do CT-e no Portal Nacional da SEFAZ?
Acesse o site do Portal Nacional do CT-e. Na própria página inicial, localize o campo “Serviços mais acessados” e clique em “Consultar CT-e”.
Insira a chave de acesso do CT-e e clique na opção “não sou um robô”. O número da chave está impressa no DACTE.
Após carregar, clique em continuar. Em seguida, os dados referentes a CT-e são exibidos.
Localize o botão “download do documento”, clique na opção mostra o certificado digital e faça o download do arquivo do CT-e. em .XML.
No Portal Nacional, a consulta aos dados completos do CT-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 dias, contados a partir do momento em que a SEFAZ recebe a comunicação. Após esse período, os retornos após a solicitação de busca podem ser parciais.
Mas, atenção: desde o dia 7 de julho de 2020 somente os atores mencionados no documento eletrônico conseguem consultar e baixar o XML do CT-e via Porta Nacional. Esses atores são: remetente, destinatário, expedidor, recebedor, tomador e terceiros informados na tag autXML.
Outra forma de consultar e baixar o XML do CT-e no site da SEFAZ do Estado de Emissão deste documento.
Como automatizar o download do XML da CT-e?
Um módulo fiscal faz toda a diferença para automatizar o processo de consultar e baixar o XML da CT-e. Um exemplo: a SEFAZ disponibiliza as consultas por lotes, sendo de até 50 CT-es. Fazendo a consulta na plataforma da Tecnospeed, que pode ser integrada a diversos softwares de ERP, há o retorno de todos os lotes que foram localizados nos últimos 15 dias.
O PlugStorage
Um bom módulo fiscal atualizado com conforme a legislação atual auxilia em todas as etapas da gestão fiscal: emitir, consultar, baixar, distribuir, armazenar e organizar de acordo com a sua necessidade.
Nós temos a solução perfeita para ser integrada ao seu software, proporcionado mais vantagens para o seu cliente e otimizando processos internos: é o PlugStorage. Com o módulo ou API a gestão de documentos fiscais é descomplicada e rápida.
Essa plataforma é compatível com empresas de transportes (CT-e e CT-e Os), permitindo, por exemplo, consultar e baixar o XML do CT-e. Além disso, faz o envio automático para o destinatário e armazena o arquivo por 5 anos na nuvem. Muito bom, né?
