Você sabe o que é Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)? Como implementar um módulo emissor de MDFe? Entenda este documento fiscal e prepare seu software!
É muito comum que os desenvolvedores de software de gestão para transportadoras fiquem confusos com os documentos fiscais eletrônicos necessários neste segmento.
Isso porque, implementar apenas o módulo de emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) não é suficiente. Existe mais um documento fiscal eletrônico obrigatório para as empresas de logística: o MDF-e.
Mas afinal, o que é o MDF-e? Quais documentos ele substitui? Para que serve? Como preparar meu software para emitir MDF-e? Vamos descobrir!
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Foi publicado o Ajuste Sinief nº 51/2023 do MDF-e que autoriza os Estados do BA, ES, MT, MS, MG, PR, RJ, RS e SP a disponibilizar informações acerca da existência de Manifestos Eletrônicos de Documentos Fiscais – MDF-e não encerrados no momento da consulta efetuada a partir da informação da placa do veículo de carga realizada pelas concessionárias de rodovias estaduais e municipais existentes em seus respectivos territórios.
As informações serão disponibilizadas pelas unidades federadas de forma centralizada pela Sefaz Virtual do Rio Grande do Sul – SVRS, a partir da informação da placa do veículo de tração. O Ato COTEPE/ICMS publicará o Manual de Integração para fins deste ajuste, disciplinando as informações necessárias para a implementação das informações.
Além disso, as informações de que trata este ajuste serão utilizadas para a geração dos eventos de registros de passagem automáticos nos MDF-e autorizados no momento da captura e propagados aos demais documentos vinculados ao respectivo MDF-e.
Por fim, as concessionárias de rodovias estaduais e municipais, independente da existência de MDF-e relacionado ao veículo de carga, devem informar os dados da passagem ao Operador Nacional dos Estados para a geração dos registros de passagens automáticas.
O que é Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)?
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e), modelo 58, é um documento fiscal eletrônico, de existência apenas digital, que deve ser emitido para acobertar operações de transporte de mercadorias.
Sua principal função é compilar as informações contidas nas Notas Fiscais eletrônicas (NF-e) modelo 55 e Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CT-e) modelo 57 relacionadas àquele transporte, agilizando o processo de fiscalização.
De forma simplificada, o MDF-e é um arquivo eletrônico que reúne dados fiscais relacionados às mercadorias e bens transportados, bem como informações sobre os veículos utilizados e os envolvidos na operação de transporte.
Criado em 2017, o MDF-e substituiu completamente o antigo documento de papel Manifesto de Carga, modelo 25, e a Capa de Lote eletrônica (CL-e), agregando informações fiscais relevantes para o transporte de mercadorias.
Como seu objetivo é apenas reduzir a burocracia, organizar a prestação de informações do transportador e facilitar o trabalho do fisco, o MDF-e não destaca impostos. Os tributos relacionados à operação de transporte são recolhidos no CT-e.
Para que serve?
O MDF-e tem múltiplas finalidades e importâncias para o transporte de mercadorias. Ele serve como um instrumento de fiscalização, uma vez que auxilia o Fisco a monitorar o trânsito de mercadorias em todo o território nacional. Além disso, ele facilita o controle e a rastreabilidade das cargas, contribuindo para a segurança nas operações logísticas.
Outra função relevante do MDF-e é a simplificação dos processos burocráticos. Por meio desse documento eletrônico, é possível reunir informações de diferentes notas fiscais eletrônicas e conhecimentos de transportes, evitando a necessidade de imprimir e transportar uma grande quantidade de documentos fiscais em papel.
Quais são as vantagens do MDF-e?
Confira algumas vantagens que a utilização do MDF-e proporciona aos envolvidos na operação, em relação aos seus documentos antecessores:
- Permite o rastreamento da circulação física da carga;
- Identifica o responsável pelo transporte a cada trecho do percurso;
- Consolida as informações da carga acobertadas pelos CT-e e/ou NF-e;
- Agiliza o registro em lote de documentos fiscais eletrônicos em trânsito;
- Registra as alterações/substituições das unidades de transporte ou de carga e seus condutores;
- Registra o momento do início e do fim da operação.
Quem precisa emitir o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?
Entenda quem precisa emitir MDF-e e veja se faz parte deste grupo. | Imagem: Freepik.
Desde setembro de 2020, todas as empresas que realizam o transporte terrestre de cargas, tanto em viagens intermunicipais quanto interestaduais, foram obrigadas a adotar o Manifesto de Carga eletrônico.
Antes disso, esse documento era exigido apenas para as viagens interestaduais. No entanto, com a implementação do Ajuste SINIEF 23/19, houve uma alteração na legislação que passou a requerer a emissão do MDF-e também para as empresas que emitem o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) no transporte intermunicipal de cargas, bens ou mercadorias.
Confira o Guia Completo da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Portanto, a partir dessa mudança, o Manifesto de Carga eletrônico deve ser emitido por transportadoras, bem como por indústrias e comércios que realizam o transporte de suas próprias mercadorias entre municípios.
Além disso, existem outras circunstâncias nas quais a emissão do MDF-e é obrigatória. De acordo com o Ajuste SINIEF 20/14, ele deve ser emitido sempre que ocorrerem operações logísticas como transbordo, redespacho ou subcontratação. Também é necessário emitir o documento quando há substituição do veículo ou contêiner, bem como quando há inclusão de novas mercadorias ou documentos fiscais.
Essas medidas visam garantir um maior controle e segurança nas operações de transporte de cargas, contribuindo para a organização e eficiência do setor logístico no país.
Em resumo, deve-se emitir MDF-e nas seguintes condições:
Tipo de empresa:
- Transportadora;
- Empresas que transportam a própria mercadoria através de veículos próprios ou contratação de Transportadores autônomos.
Modelo de operação:
- Transporte de carga;
- Transbordo;
- Redespacho;
- Subcontratação;
- Substituição de veículo, motorista ou contêiner;
- Inclusão de nova mercadoria ou documento fiscal.
Exigência do documento em território nacional:
- No transporte de um estado para o outro;
- No transporte de uma cidade para outra (válido para todos os estados do Brasil).
Como emitir MDF-e?
Antes de mais nada, para emitir MDF-e, você (ou seu cliente, se você for um desenvolvedor ou contador) deve estar credenciado para isso, junto à Secretaria da Fazenda de cada Estado para o qual necessita emitir o manifesto.
Cada estado é responsável pelo cadastro de seus contribuintes na MDF-e. Esse processo pode ser feito pelo Portal da SEFAZ do seu estado, e o processo exato de credenciamento pode variar de um para outro.
Feito isso, vamos para a parte mais complicada e técnica da coisa.
Fluxo de emissão do MDFe
O fluxo de emissão de uma MDF-e é a sequência de etapas que você precisará cumprir para emitir cada Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.
Começa na geração do arquivo XML contendo as informações referentes aos CT-es e/ou NF-es contidos naquela operação, passa pela assinatura digital, envio para a SEFAZ, validação e autorização, e termina na impressão da DAMDFE.
Confuso? Muito, eu imagino, com tantos conceitos novos! Mas fique tranquilo: vamos analisar cada elemento e cada etapa do processo de emissão do MDF-e.
Arquivo XML
Para compreender o MDF-e mais a fundo, é importante absorver bem um conceito: ele é um documento exclusivamente digital. Mas o que exatamente isso significa?
Diferente dos seus documentos de papel antecessores, o MDF-e não existe fisicamente. O verdadeiro documento, com validade fiscal, é um arquivo de computador do tipo XML cujo nome é um número bem comprido, chamado de “chave do manifesto”.
Ué, mas e aquele papel que acompanha o transporte? Bem, aquele é o DAMDFE, do qual falaremos mais adiante.
O arquivo XML do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é o documento em si, com validade fiscal, e por isso deve seguir uma estrutura exata. Ele é composto de dois tipos de elementos: campos e valores. Este arquivo irá conter as informações daquela operação.
Assinatura Digital
Para que um “simples” arquivo XML possa ser chamado de documento fiscal eletrônico, ele deve ser assinado pelo contribuinte que emitiu aquele documento, de modo a confirmar sua autenticidade.
Esse processo é chamado de assinatura digital e deve ser feito antes de enviar o MDF-e para autorização no servidor da SEFAZ.
A assinatura digital é feita através do certificado digital do contribuinte, emitido por um agente certificador autorizado pela ICP Brasil. Existem 2 tipos de Certificado Digital, o A1 e o A3:
- Certificado A1: é um arquivo digital, que deve ser instalado na máquina ou plataforma emitente. Tem validade de 1 ano, e pode ser instalado e utilizado simultaneamente em vários computadores/pontos de venda.
- Certificado A3: é um certificado físico, podendo ter forma parecida com um pendrive, um cartão ou um leitor biométrico. Tem validade de 3 anos, e só pode ser utilizado em um computador por vez.
Certificado Digital: exigido no Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
O processo de assinatura consiste em preencher os campos do XML do manifesto relacionados à informações do certificado no XML da nota. Será necessário implementar uma rotina específica para isso.
Envio
Depois de montar seu XML e assiná-lo para provar que é você mesmo quem está emitindo aquele MDF-e, está na hora de enviá-la para a SEFAZ e obter a autorização fiscal para aquela operação.
Após o envio, seu manifesto será submetido às regras de validação, que estarão de acordo com os Manuais e Notas Técnicas em vigência. Em seguida, você receberá uma resposta da SEFAZ sobre o seu MDF-e: basicamente, se ele foi autorizado ou rejeitado.
Se ele foi rejeitado, você precisará corrigi-lo para enviar novamente. Normalmente, a mensagem de rejeição da SEFAZ já contém uma descrição do erro encontrado.
Mas se o MDF-e foi autorizado, tudo certo! Agora só falta imprimir a representação física do manifesto para acompanhar o transporte.
Impressão do DAMDFE
O DAMDFE (Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) é uma representação física, impressa em papel e simplificada, do MDF-e. Sendo assim, o DANFE não possui valor fiscal por si só.
A principal utilidade do DAMDFE é facilitar a consulta do MDF-e armazenada dos servidores da SEFAZ, através de um código de barras ou da chave de acesso do MDF-e. Para os processos de fiscalização e conferência, as informações do DAMDFE são suficientes.
Afinal, é ele quem vai acompanhar o transporte da mercadoria, mitigando a necessidade do fisco conferir cada DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) ou DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico).
Desde janeiro de 2023 a impressão do MDF-e deixou de ser obrigatória, através do Ajuste SINIEF 48/2022, podendo ser apresentado digitalmente em um dispositivo eletrônico. Mas a maioria dos estados ainda exigem a via impressa em papel, visto a falta de tecnologia nos Postos Fiscais.
Principais eventos de um Manifesto Eletrônico
Durante o processo de emissão do MDF-e, ocorrem diferentes eventos que é importante compreender. A seguir, apresentamos um resumo dessas etapas:
- Autorização: É a validação do MDF-e pela SEFAZ, verificando aspectos formais do documento.
- Encerramento: Confirma a conclusão da entrega e permite a geração de um novo MDF-e para o motorista e veículo.
- Cancelamento: Pode ser realizado após a autorização e antes do início do transporte, seguindo prazos e requisitos específicos.
- Registro de passagem: Gerado nos postos de fiscalização, impede o cancelamento dos documentos e é registrado no MDF-e, NF-e e CT-e.
- Inclusão de motorista: Evento registrado no MDF-e ao trocar ou incluir um motorista durante o transporte. É responsabilidade do emitente informar essas mudanças.
Multas pela não emissão do MDFe
A emissão do MDF-e é obrigatória em todo o território nacional, mas quais são as consequências quando uma empresa não emite o documento ou o emite com informações incorretas?
Embora as penalidades possam variar de acordo com cada estado, em geral, haverá a aplicação de multas tanto para o transportador quanto para o contratante, além da possibilidade de retenção do veículo, o que pode resultar em grandes prejuízos.
Vejamos alguns exemplos de penalidades em diferentes estados:
- No Rio Grande do Sul, a falta de emissão do MDF-e ou do Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais (DAMDFE) pode acarretar em uma multa de 10% do valor total das mercadorias ou do preço do serviço. É importante destacar que o valor mínimo da multa é de 30 Unidades de Padrão Fiscal (UPF), que, em 2022, eram equivalentes a R$ 700,80.
- Em Santa Catarina, a multa pode corresponder a 30% do valor total da mercadoria, além do pagamento dos impostos devidos.
- Em São Paulo, as multas podem chegar a até 50% do valor total da mercadoria ou do serviço prestado.
É fundamental que as empresas estejam cientes das obrigações legais relacionadas à emissão do MDF-e e garantam o cumprimento adequado dessas exigências, a fim de evitar as penalidades e possíveis impactos financeiros significativos.
É sempre recomendado consultar a legislação específica de cada estado para obter informações precisas sobre as penalidades em vigor.
Como implementar MDF-e no meu software?
Seu software atende transportadoras ou empresas com transporte próprio? Então, não tem como fugir: você vai precisar implementar um módulo emissor de MDF-e no seu sistema. E para isso, apenas entender o que é MDF-e não é suficiente.
Será necessário estudar e implementar todas as estruturas de geração de arquivo, comunicação com web service de cada SEFAZ, ficar atento às várias regras de validação, regras de layout do DAMDFE, regras de negócio, regras de numeração… Ufa! Para ajudar os desenvolvedores de softwares, a TecnoSpeed criou uma solução completa e muito fácil de integrar: o MDF-e TecnoSpeed.
MDF-e TecnoSpeed: DLL e API para o seu software
O MDF-e TecnoSpeed é uma solução pronta para ser integrada ao seu software, que realiza todas as etapas da emissão do MDF-e, desde a geração do XML até a impressão do DAMDFE.
Uma vez integrado, você não se preocupa mais com MDF-e: nossa plataforma cuida de tudo para você, mantendo-se sempre atualizada de acordo com a legislação vigente.
Veja como é fácil integrar o MDF-e TecnoSpeed ao seu software:
Solução da TecnoSpeed: fluxo de missão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
Além de poderosas DLLs e APIs de MDF-e sempre atualizadas de acordo com a legislação, você conta com equipes de consultoria técnica e tributária para ajudá-lo!
Conclusão
O MDF-e desempenha um papel essencial na gestão e no controle das operações logísticas no Brasil. Com sua natureza eletrônica, ele simplifica e agiliza o processo de transporte de mercadorias, reunindo informações de diferentes documentos fiscais em uma única manifestação digital.
Ao entender o que é o MDF-e, para que serve, quem precisa emitir, como emitir e qual é a relação com o DAMDFE, os contribuintes podem cumprir suas obrigações fiscais de forma eficiente e evitar problemas com o Fisco.
Portanto, mantenha-se atualizado sobre as legislações estaduais referentes ao MDF-e, utilize um software emissor confiável e garanta a correta emissão e o transporte dos documentos fiscais. Dessa forma, você estará contribuindo para a melhoria dos processos logísticos e para o cumprimento das obrigações fiscais em sua empresa.
