Consulta NFe: manual ou eletrônica?

NFe consulta pela chave de acesso pode levar muitas desvantagens para seus clientes. Porém existe uma forma muito fácil de você ajudá-lo nesta questão. Quer saber qual? Então leia este post!

Atualmente os documentos fiscais eletrônicos possuem um código verificador chamado chave de acesso, que é informado tanto no arquivo XML quanto no DANFe e DACTE, os documentos auxiliares da NFe e CTe.   

Esta chave de acesso é um número de 44 caracteres atribuído a cada Nota Fiscal e Conhecimento de Transporte eletrônico emitidos. Sua principal função é permitir que tanto emissores quanto destinatários possam verificar e imprimir os documentos sempre que necessário.

Porém depender exclusivamente do funcionamento da Sefaz e da digitação manual do código da chave de acesso pode trazer muitos prejuízos para o seu cliente. 

Quer saber como facilitar a vida do seu cliente e fazer com que a NFe consulta pela chave de acesso manualmente? Continue lendo este post!

CTe e NFe: consulta e armazenamento

Todos os documentos fiscais eletrônicos devem ter seus XMLs armazenados pelas empresas emissoras durante pelo menos 5 anos. O descumprimento desta regra acarreta em multas de até R$ 1.000,00 por documento emitido sem XML armazenado. É um prejuízo realmente grande!

O armazenamento mandatório é a principal razão pela qual o fisco é rígido em relação à consulta e impressão de documentos fiscais eletrônicos. Mas este não é o único motivo. 

Outra razão muito importante é o combate às fraudes e notas frias, que é a emissão de NFe falsas com um CNPJ de empresas existentes, porém não envolvidas na transação. Apenas o controle rígido de emissão e consulta de NFe dá a certeza de que este tipo de fraude não está sendo feita com o CNPJ das empresas dos seus clientes.    

A chave de acesso, que vem descrita tanto nos documentos auxiliares DANFe e DACTE quanto no próprio XML, pode ser consultada de duas formas: manualmente, porém passível de erros, ou por meio de plataformas seguras e confiáveis.

Vamos detalhar cada uma delas agora, para que você consiga compreender melhor os processos.

Por que evitar consultar a NFe pela chave de acesso?

Como já dissemos acima, consultar e armazenar as NFe e CTe é obrigatório, porém é possível escolher qual método utilizar. 

Mas como funciona cada um deles?

NFe consulta manual

Assim que ocorre a emissão da NFe ou CTe, o destinatário recebe o DANFe ou DACTE impresso em um papel contendo inúmeras informações como dados do emissor, valor da transação, impostos pagos e, é claro, a chave de acesso.

Porém os documentos auxiliares são passíveis de perda, já que são impressos e não eletrônicos.

Como armazenar a NFe em caso de perda do DANFe? É aí que se encontra o problema.

Neste caso, seu cliente tem que entrar em contato com a empresa emissora para pedir que eles te enviem o XML dos documentos. E este processo pode demorar conforme a boa vontade dos parceiros.

Se seu cliente tem um processo de organização e armazenamento de documentos auxiliares, ele pode utilizar a chave de acesso impressa neles, acessar o site da Sefaz e buscar os XML da NFe ou CTe manualmente.    

Nestes casos, existem dois problemas: se o site da Sefaz estiver sobrecarregado ou fora do ar, ele não poderá continuar com suas tarefas. Além disso, a chave de acesso é composta por 44 caracteres.

Em caso de emissão de grande quantidade de notas fiscais, por exemplo, este processo pode ser improdutivo. Fora que qualquer número digitado por engano inviabiliza toda a consulta.    

Existe ainda mais uma desvantagem da consulta manual. A consulta por chave de acesso via webservice só é permitida por apenas 90 dias após a emissão do documento.

Ou seja, se este prazo for ultrapassado, a nota não pode mais ser consultada, tornando seu armazenamento impossível.   

NFe consulta eletrônica

Muitas empresas já disponibilizam soluções confiáveis que fazem todo este processo de forma automática por meio do certificado digital.

O Plugstorage é uma plataforma completa de armazenamento, consulta, download e distribuição de documentos fiscais eletrônicos para o seu software. Bom pra você, pro seu cliente e pro contador! 

Além de ser uma solução white-label, a plataforma ainda distribui o XML para os atores da nota: destinatário, contador, transportador, entre outros e a nota chega antes mesmo do produto. 

Quando você escolhe fazer uma parceria deste tipo, fideliza seus clientes atuais e torna seu software muito mais atrativo pra quem ainda não é seu cliente.

E o melhor: todos os processos de implementação ficam por nossa conta! Aqui é fácil realizar a NFe consulta eletrônica.

A emissão de documentos fiscais eletrônicos organizada e segura é imprescindível para que as empresas dos seus clientes não percam dinheiro e credibilidade com multas e fraudes em seu CNPJ. 

Todos os empresários de software sabem como o dia a dia dos clientes pode ser atribulado e complexo. Mas eles sabem também que nem sempre desenvolver todo um módulo novo para o seu ERP pode ser uma possibilidade real.

Neste caso, fechar parcerias com empresas especialistas é a melhor maneira de encontrar o diferencial para o seu sistema sem a dor de cabeça de desenvolver tudo do zero.

Então, que tal entrar em contato com conosco e conhecer de perto as vantagens do Plugstorage?