Você sabia que os documentos fiscais podem se tornar ferramentas de inteligência da sua empresa? Veja agora!
Muitas pessoas pensam nos documentos da área fiscal de sua empresa apenas como uma burocracia a ser seguida. Naturalmente, esses documentos são, sim, um instrumento para que o governo fiscalize as atividades da empresa, mas eles podem ser também algo muito valioso para o seu negócio, sobretudo para uma Software House.
Isso porque, ao registrar todos os dados das transações em documentos fiscais, você tem uma fonte rica de informações sobre a empresa. Os documentos fiscais podem significar um rompimento de barreira entre empresas com sistemas que não interagem, além de servir para o acompanhamento de diversos processos em um negócio.
Mas o que é a área fiscal, afinal? E como essa área pode ajudar nos diversos setores de uma empresa? Confira neste artigo como usar os documentos fiscais como uma ferramenta poderosa!
O que faz a área fiscal?
A área fiscal é a responsável, dentre outras atividades, por realizar os registros obrigatórios por lei dentro dos parâmetros estabelecidos para todas as transações financeiras da empresa. São tarefas relacionadas aos impostos, às obrigações tributárias, aos documentos fiscais e à relação custo-benefício de armazenar e fornecer informações ao Fisco, à contabilidade e à gestão da empresa.
Assim, as atividades da área fiscal são diversas. O propósito ao qual essa área é comumente associada está relacionado ao acompanhamento dos dados financeiros da empresa pelo governo, de modo a garantir o pagamento adequado dos impostos, taxas e demais encargos fiscais. Contudo, há muito mais que pode ser feito com as informações geradas pela área fiscal para beneficiar a empresa.
Quais são os cargos da área fiscal?
A área fiscal pode ser separada em segmentos, a depender das necessidades da empresa. Essa área, que abrange cargos desde trainee até analista e controlador, tem diversas possibilidades, sendo as principais:
- Controladoria;
- Recebimento/escrita fiscal;
- Obrigações acessórias.
Assim, a área fiscal está encarregada do registro e do acompanhamento das diversas transações da empresa, devendo estar sempre atenta à adequação aos requisitos legais das obrigatoriedades fiscais.
Indo além da área fiscal
O uso dos documentos fiscais pode ir muito além do que se imagina. Dentre os principais usos que se pode dar a esses documentos, tem-se:
1- Redução de ruptura e sugestão de reposição de estoque
Os documentos fiscais permitem que a empresa identifique tendências em seu negócio a partir dos documentos fiscais que são recebidos e os que são emitidos.
A partir desses documentos da área fiscal, é possível compreender quando determinados itens precisam ser repostos, seja pelo acompanhamento da demanda das mercadorias, seja por se observar que algum produto não está sendo vendido como antes e que pode haver uma ruptura de estoque, por exemplo.
Assim, não é só o governo que tem interesse em acompanhar os seus documentos fiscais: o responsável pela gestão da empresa também pode aprender muito a partir deles e tirar informações preciosas para o seu estoque.
2- Gestão de campanhas promocionais
Com o acompanhamento dos documentos da área fiscal, é possível assimilar o quanto as campanhas promocionais ou até mesmo outras ações da área comercial e de marketing estão tendo resultados.
O número de notas fiscais emitidas é uma ferramenta muito útil para gerir as campanhas, saber quais estão dando mais certo, e até mesmo direcionar as ações para as que têm maior retorno de conversão em vendas.
3- Otimização de processo logísticos
Além de os documentos fiscais serem obrigatórios e auxiliarem no acompanhamento de vendas e estoque, é possível observar todo o processo da mercadoria até o momento de sua entrega por meio do DF-e.
Isso acontece por meio do registro de eventos fiscais que podem ser feitos, em que cada etapa parcial do processo da mercadoria até o cliente gera um novo evento no DF-e.
Esses eventos permitem rastrear onde a carga está, entender o tempo médio de entrega dos produtos, possibilitando uma melhor gestão de logística e um bom controle da circulação dos bens e do processo do produto até o cliente.
4- Cruzamento comercial com redes sociais
Os algoritmos das redes sociais são muito bons em mostrar produtos que o possível cliente está interessado. Contudo, o que acontece depois que o cliente efetua a compra?
Por vezes, ele continua a receber o anúncio do produto que já adquiriu, sendo desvantajoso tanto para o cliente, o qual recebe um anúncio que não deseja, quanto para a empresa, que dispende esforços de campanha de marketing em um lead que não está mais interessado no produto.
Por esse motivo, uma forma inteligente de evitar essa situação é com o cruzamento do comercial com as redes sociais. Impressionante, não é? Os dados da área fiscal podem servir para fazer esse direcionamento, permitindo que você economize seus recursos para direcionar as campanhas das redes sociais para quem ainda não adquiriu o produto.
5- Gestão da cadeia de suprimentos
A cadeia de suprimentos é de alta complexidade, o que dificulta o monitoramento de resultados. Entretanto, é possível fazer a gestão da cadeia de suprimentos a partir dos DFes.
Como se trata de um modelo único de comercialização, os DFes reduzem a complexidade existente para a conexão de quem faz parte da cadeia de suprimentos, pois não exige que os sistemas dos fornecedores sejam integrados.
É uma excelente forma de conectar parceiros, além de monitorar as ações comerciais e aumentar as conexões entre quem faz parte da cadeia de suprimentos.
Consegue entender as inúmeras oportunidades que o cuidado com os documentos da área fiscal representa para uma empresa de Software?
Manter a documentação fiscal em dia é fundamental para evitar dores de cabeça com o fisco e para manter a empresa em dia. Contudo, os benefícios dos documentos fiscais vão muito além.
O gestor da Software House tem muitas vantagens ao oferecer soluções para a área fiscal, pois os documentos fiscais servem, como vimos, para muito mais coisas do que apenas o acompanhamento da regularidade das obrigações tributárias.
Manter a documentação fiscal sob controle torna o dia a dia muito mais fácil e você vai ter ainda mais vantagens em sua Software House com as soluções da TecnoSpeed.
