O XML da NF-e é fundamental em muitos processos tributários e logísticos, vamos entender melhor sua função e importância para as Software Houses.
A nota fiscal eletrônica já faz parte de nossas vidas desde 2005, foi a partir daí que este documento fiscal eletrônico começou a facilitar a vida dos usuários em geral, agilizando muitos processos com a Receita Federal do Brasil, além de possibilitar consultas mais ágeis e redução com custos de impressão.
Atualmente, dependendo do volume de negócios de uma empresa, centenas, ou até milhares de NF-es são emitidas de forma automática e sempre acompanhadas de um documento XML.
Mas a frente vamos explicar o que é um documento XML, por enquanto, você precisa entender que não pode existir uma NF-e sem a geração de um XML, para configurar seus layouts.
O que é Nota Fiscal de Entrada?
A nota fiscal eletrônica é um documento obrigatório para o trânsito de uma mercadoria, em outras palavras, para movimentação de cargas entre um estabelecimento e outro de forma legal, é necessário que uma NF-e seja gerada para “registrar” esse transporte.
Nela deverá conter informações importantes como numeração, data, destinatário, mercadorias e a natureza da operação, todas essas informações são parametrizadas e controladas pelo FISCO, como por exemplo, os códigos de operação fiscal, os CFOPs.
Dessa forma, a NF-e de entrada serve para registrar justamente a chegada da mercadoria ao seu destino, neste processo são recolhidos os impostos cabíveis e o estoque local da empresa é atualizado via sistema.
Nestes processos, o XML da NF-e pode auxiliar na agilidade com que eles acontecem, automatizando algumas etapas.
Como baixar XML de Nota Fiscal?
Baixar o XML da NF-e é essencial para que outras operações da cadeia tributária e logística aconteçam, neste sentido, existem algumas maneiras de realizar esta ação.
Antigamente era possível baixar o XML diretamente no site da SEFAZ, sendo necessária a chave de acesso que contém 44 dígitos, além da obrigação de fazer uma confirmação por reCaptcha, este meio foi extinto e os usuários tiveram que buscar outras alternativas.
Devido a novos regulamentos, muitas aplicações que disponibilizavam o download do XML da NF-e deixaram de funcionar, pois utilizavam o método antigo como base para os seus serviços.
Atualmente, é possível obter o XML instalando o certificado digital diretamente no navegador de internet, neste caso é necessário acessar o site da Sefaz, e confirmar seu usuário.
Quais informações deve constar no XML
Algumas informações devem estar obrigatoriamente no XML da NF-e, tais como: data da emissão; valor; modelo; número de série; cobrança e forma de pagamentos; data de saída/entrada; emitente (Nome e razão social); dados cadastrais do emitente (CNPJ, endereço, inscrição estadual, código da cidade); dados cadastrais do destinatário; dados do transportador; ICMS e demais impostos cabíveis.
Além dessas informações existe o campo para informações adicionais onde é permitido incluir os detalhes e observações sobre a operação.
Diferenças entre XML, NF-e e DANFE
Estes três termos fazem parte das rotinas do departamento fiscal, porém, até mesmo como consumidores finais, vez ou outra temos contato com eles, vamos entender cada um deles e suas diferenças:
- XML – Ele é um documento que contém todas as informações da NF-e, seu nome vem do inglês e significa (eXtensible Markup Language), com ele é possível estruturar a NF-e propriamente dita. O XML da NF-e é a sua parte mais importante, pois valida juridicamente a transação fiscal.
- NF-e – A NF-e nada mais é do que a forma digital da versão antiga da nota fiscal convencional, é o documento eletrônico que formaliza a compra, venda e outras operações fiscais.
- DANFE – O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é uma representação gráfica resumida da NF-e, e geralmente é impresso para acompanhar as mercadorias até o seu destino.
Baixar XML da NF-e pela SEFAZ
É possível fazer o download do XML da NF-e através do portal da SEFAZ, contudo, para se conseguir isso é necessário que o usuário possua um certificado digital válido, sem esta validação o site não entrega todas as informações sobre a nota, visando resguardar dados sensíveis.
Após a validação será possível baixar além do documento fiscal em si, o seu XML.
Gerenciando melhor os arquivos XML
Como foi visto, os arquivos XML são muito importantes para o controle fiscal, separamos aqui algumas dicas para facilitar a gestão destes documentos digitais:
Mantenha backup dos seus arquivos na nuvem
Este é um cuidado muito importante, certamente a empresa onde você trabalha possui backup desta documentação, contudo, para se proteger de desastres naturais e outras ameaças é muito importante que exista a rotina de um backup em ambiente externo protegido.
Adquira um sistema que ajude nas consultas
Além de manter os dados protegidos em uma cloud, outra estratégia para gerir melhor os documentos fiscais é utilizar softwares que facilitem as consultas deles mesmo em ambientes externos. Existem várias soluções com este objetivo e que vão auxiliar a sua pesquisa.
Utilize o seu próprio emissor de NF-es
Emitir estes documentos fiscais de forma gratuita é possível para empreendedores graças a uma parceria entre a SEFAZ e o Sebrae. Contudo, o empresário pode optar por procurar uma aplicação e integrá-las ao ERP da empresa. Entre as várias vantagens de se emitir esses documentos em ambiente interno está a integração imediata com os departamentos financeiro e contábil, além de se poder automatizar o envio das NF-es e seus XMLs para os e-mails dos clientes.
Mantenha cópias das suas notas fiscais
Caso você não seja o próprio emissor das notas fiscais, terá que acessar o site da SEFAZ sempre que precisar fazer uma consulta, este processo pode ser bastante trabalhoso quando falamos de um grande volume de documentos. Se você manter um diretório com estes arquivos internamente, será muito mais fácil consultar estes arquivos.
É sempre bom contar com parceiros, principalmente quando temos que nos submeter aos sistemas do governo para controle e gestão de documentação fiscal.
O XML da NF-e é uma documentação fundamental para uma gestão fiscal eficaz, eles precisam ser armazenados com segurança e de forma organizada, para não complicar a vida dos demais departamentos envolvidos com a logística e o contábil de uma empresa.
