Acompanhamento de estoque: dicas para deixar seu ERP mais eficiente

Além de desenvolver o sistema ERP, é necessário pensar em como será feito o acompanhamento de estoque. Por isso, o TecnoSpeed Academy separou dicas valiosas para vocês. Confira!

---

Se você é desenvolvedor e sabe como começar a programar um software ERP para controle de estoque, fique sabendo que o primeiro passo (o principal) foi dado. E para te ajudar, criamos esse artigo.

Quando pensamos em um software para acompanhamento de estoque, geralmente aparecem diversos campos e possibilidades para serem inseridas nas famosas tabelas. Porém, se não nos atentarmos, essa demanda será o início de uma grande bola de neve.

Nesse artigo, vamos conversar sobre alguns pontos importantes para implementar no seu software ERP. Afinal de contas, o acompanhamento de estoque tem função primordial no negócio do seu cliente. 

Aliás, o conteúdo foi retirado Workshop ERP – Primeiros passos, produzido pelo TecnoSpeed Academy. Caso prefira acompanhar a conversa, veja abaixo:

 

Para que serve o acompanhamento de estoque?

Primeiro, ele é fundamental para todo gestor que cuida da entrada e saída de objetos. Toda movimentação será cobrada em checagens do estoque, por isso, possuir um software que proporcione o monitoramento desses itens será essencial para qualquer negócio.

Essa movimentação pode acontecer de diferentes formas. É possível uma demanda onde é necessário manter uma quantidade mínima do produto ou até mesmo, máxima, como é o caso de itens que não saem com frequência, e acabam ocupando muito espaço no depósito. 

Também pode haver o monitoramento por validade, elaboração de estratégias para vazão do item e outras diversas possibilidades. Entre os gestores, um método muito utilizado é o PIPA, já comentado aqui no blog.

Método PEPS

Agora, vamos conversar sobre o controle PEPS – Primeiro que entra, primeiro que saí. Essa é uma das aplicações mais comuns entre os ERPs, em grande parte porque é necessário estar atento ao dado porque os itens costumam ter grande vazão e não podem faltar no estoque, isso significará prejuízo. Por isso a atenção é redobrada.

Sempre é importante reforçar, esse método é muito popular entre as empresas. Porém, não é o único. Por isso é fundamental que você converse com o seu cliente e entenda as necessidades dele.

Como identificar a necessidade da implementação do acompanhamento de software?

Um bom começo é pela aplicação dos tipos de controle de estoque, mencionado no tópico anterior. Além disso, você, como desenvolvedor, precisa se atentar ao formato da empresa atendida.

Quais produtos precisam de um estoque mínimo? Quais se mantém em grande quantidade? São muito perecíveis? Ou duráveis? As perguntas são várias, e aqui, estamos falando apenas da sua visão como DEV, ou seja, podem surgir outras demandas.

Se atentar a esses aspectos significa ser essencial para o cliente, a partir dessas informações é possível gerar um relatório final completo. Ou seja, ele se torna uma ferramenta para saber quando comprar um produto, a quantidade, gastos do armazenamento, tempo para entrega, tempo para fabricação, giro do produto e muito mais.

Para o controle automatizado dos itens no estoque, damos o nome de “controle inteligente”. O princípio pode ser encontrado em um software ERP, podendo chegar a extremos rigorosos feitos por empresas com certificação ISO.

Um estoque não corretamente ajustável significa prejuízo, é justamente isso que queremos evitar.

Controle de saldo

Para o professor do curso “ERP para programadores”, Fabiano Passianoto, existem três tipos principais de controle de saldo: saldo diário, inventário e balanço. Eles serão essenciais para monitorar os itens de acordo com cada contexto.

Controle de saldo diário

Geralmente o menos monitorado, é uma atualização diária sobre a quantidade que entra em conjunto com a que já está no estoque, além disso, contabilizam-se as vendas dos dias. 

Dessa forma, é possível monitorar detalhadamente o fluxo de movimentação. Sendo desnecessário ir até o último registro no software toda vez que houver a necessidade de confirmação cadastral.

Porém, por exigir um trabalho diário, muitas empresas não se adaptam a esse formato.

Controle por balanço

Esse controle tem características mais específicas, porém, não chega a ser tão detalhada quanto o controle diário.

Os dados são gerados a partir da quantidade que tenho do produto X e quanto tenho de saldo. O balanço é extremamente eficaz, porém, não nos dá resposta imediata da falta do produto, caso ela não seja computada. 

Por exemplo, se a garrafa de vinho quebrou e esqueceram de dar baixa no sistema. É possível que essa informação passe despercebida no fechamento do bimestre.

Controle por inventário

Dos três formatos que trouxemos, esse é o mais simples. Se baseia, apenas na entrada e saída do produto. Ou seja, é possível ser realizado por sistema ou até mesmo de forma analógica.

Porém, pode significar prejuízo, principalmente se um software de gestão. Lembra quando mercados e mercearias fechavam as portas para contar os itens dentro da loja? Esse é o formato do inventário, além de impreciso, demora mais tempo para ser executado. 

Mas ao contrário do que possa parecer, esse método é bastante utilizado. Primeiro, porque é simples, e também por concentrar a principal informação necessária para ser entregue ao fisco: o fluxo de produto.

Itens para essenciais para o acompanhamento de estoque

Além da entrada e saída, que, basicamente, existe para todos os softwares ERPs. É preciso, mais uma vez, olhar para a empresa atendida.

Para realizar o monitoramento, existe um ponto-chave: a matéria-prima. Quais são os itens que precisam ser controlados? A partir das respostas, observe se ele pode estragar no armazenamento, se corre risco de ter perdas a partir de acidentes, entre outras possibilidades. Antes da automatização do processo, essa ação era feita de forma manual, por inventário.

Hoje, podemos ver essa aplicação sendo feita por balanço. Ou seja, diferentemente do inventário, aqui temos um agente ativo fundamenta: o ERP. O processo fica muito mais fácil, exato e rápido. O que era feito apenas semestralmente, por ser um trabalho exaustivo e demorado, com ERPs são revisitados a cada bimestre.

Ou seja, mais controle para menos prejuízos. 👏

Dicas para o acompanhamento de estoque

Para finalizar o nosso artigo, decidimos apontar algumas dicas importantíssimas para você que está desenvolvendo seu software ERP. Veja:

Controle e justifique seu saldo

Ter o foque no controle e justificativa do estoque é fundamental. Aqui no Brasil as empresas são monitoradas pelo SPED, ele é responsável por averiguar a legalidade fiscal da empresa. 

Se a nota apontar 50 unidades, logo, será necessário justificar a permanência e saída desses produtos. Essa é um dos principais motivos que mostra a relevância de um software ERP eficiente para o negócio.

Separe as mercadorias

Essa dica é mais focada para o empresário da empresa: foque na organização do estoque. Separe por depósitos, salas, setores, estantes, prateleiras ruas… essas nomenclaturas ajudarão no monitoramento efetivo dos itens.

Imagine como seria o estoque de uma empresa que vende parafusos, diversos objetos semelhantes em locais e prateleiras diferentes. Certamente seria um problema para as vendas, controle interno e também, na comprovação na gestão dos itens para o fisco. 

Esteja em dia com o fisco

Como dizemos acima, temos diversos formatos para controle de saldo. Porém, o que realmente interessa para o fisco, é controle do valor total no estoque. 

Então, dedique um tempo do seu projeto para entender como o sistema fiscal tributário brasileiro funciona. Assim, você programa um software robusto e completo para o seu cliente.

Conclusão

Gostou das dicas que separamos para você? Construímos o conteúdo a partir do workshop “ERP – Primeiros Passos”, apresentada pelo Fabiano Passianoto e Lucas Santos, eles estão a frente do curso ERP para Programadores da TecnoSpeed. Ou seja, sabem o que estão falando. 

E para você que precisa de mais dicas para programar o seu ERP, não perca o contato! Aqui no blog da TecnoSpeed conversamos sobre esse e vários outros assuntos tangíveis para os desenvolvedor, documentos fiscais eletrônicos, tecnologia fintech, mobile, dicas de gestão, esse são alguns dos vários temas que discutimos aqui dentro. 

Para ficar por dentro de todos eles, assine a nossa newsletter! É só deixar o seu e-mail logo abaixo, até mais.