Saiba toda a legislação que envolve o armazenamento da nota fiscal eletrônica e quais as penalidades que quem descumpre a lei pode receber.
XML é a sigla em inglês para eXtensible Markup Language. Trata-se do arquivo em formato digital em que a NFe é emitida. Esse documento registra os dados de transação, como valor da nota, número, modelo, série, data, serviço prestado e dados de transporte. O arquivo XML fica armazenado em meio eletrônico e é validado por meio de uma assinatura digital.
A NFe é necessária para comprovar a compra de um bem ou a realização de um serviço.
A escolha do XML para emitir se deve a facilidade que esse modelo oferece para ser compartilhado via internet, já que pode incluir linguagem diversas, como XHTML. Por isso, ele é adotado em operações de caixa, estoque e transporte.
Quando falamos em armazenamento da nota fiscal eletrônica e XML, o mais importante é saber a obrigatoriedade deste documento.
A seguir, vamos ver como funciona a legislação a respeito do armazenamento do XML.
Legislação sobre armazenamento da nota fiscal eletrônica
Empresas de diversos setores precisam apresentar o XML das NFes. Seguir as normas que regulamentam o armazenamento de XML é fundamental para não ter problemas com a fiscalização.
De acordo com a lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173, as notas em arquivo XML precisam ficar armazenadas em meio eletrônico por cinco anos.
Essa regra vale tanto para o emitente da nota quanto para o destinatário. É preciso fazer esse armazenamento da nota fiscal eletrônica em caso de troca do produto ou para fornecer o documento à Receita Federal quando necessário.
Como estamos falando de uma lei presente na Constituição brasileira, o não cumprimento dessas coordenadas gera multas.
Se a empresa perder os arquivos da nota, pode pagar mais de R$ 1.000,00 em multas por cada XML.
Guardar as NFes é útil para ter garantia dos produtos que a empresa utiliza ou vende, como máquinas e computadores. Além disso, podem ocorrer erros de cobrança em relação a contas de luz e gás, por exemplo.
Ter as notas armazenadas é fundamental para resolver essas intercorrências e comprovar os pagamentos. Por isso, é importante que as empresas guardem as NFes em XML para se protegerem.
Como automatizar o armazenamento de XML de NFe
Para emitir as NFes, os contribuintes têm que entrar no site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e digitar uma chave de acesso. O problema é que esse é um processo manual.
Além de aumentar as chances de erros de digitação, emitir e armazenar as notas dessa forma pode demorar muito se o seu cliente tem uma grande demandas de NFes.
Afinal, ele precisa digitar os dados necessários, fazer download do arquivo XML e armazená-lo.
Uma forma da sua software house ajudar os clientes que precisam fazer o armazenamento do XML das notas fiscais é automatizar esse serviço no seu sistema de gestão. Implementar essa funcionalidade de forma independente, no entanto, não é fácil e envolve alguns desafios.
Primeiro, seria preciso contratar uma equipe de especialistas em desenvolvimento de ferramentas fiscais, o que aumentaria os custos do seu negócio. Depois, qualquer erro na hora de formatar essa funcionalidade poderia trazer grandes prejuízos ao seu cliente.
Então, seria muito mais fácil contar com um sistema especializado que faz todo esse serviço e só integrá-lo ao seu ERP para fazer o armazenamento da nota fiscal eletrônica.
Pensando nisso, nós, a TecnoSpeed, criamos o Nota Segura, que acessa diretamente a SEFAZ e tira das mãos do seu cliente a necessidade de digitar a chave de acesso de cada NFe.
Conheça o Nota Segura
O Nota Segura foi criado para garantir a segurança do seu cliente e o menor custo para você.
Com essa plataforma, é possível fazer a consulta das notas fiscais eletrônicas, o armazenamento XML, o download e sua distribuição diretamente para o seu software. Isso facilita não só o processo dentro do seu negócio, como o trabalho do seu cliente e do contador.
Com o Nota Segura, você não precisa se preocupar em implementar as etapas para realizar o armazenamento XML. Nós realizamos todos os processos necessários para armazenar as notas na nuvem por 5 anos, garantindo o cumprimento da legislação brasileira.
Você só precisa integrar a plataforma no seu ERP. Oferecemos a possibilidade de integração via API e monitoramento de arquivos.
Agora, se você já é adepto do NFe TecnoSpeed, o Nota Segura tem integração nativa para facilitar ainda mais o processo. Conheça o Nota Segura e descubra como ele pode te ajudar.
Se você quer saber mais sobre o assunto, não deixe de ler nosso artigo “Como armazenar XML de Nota Fiscal com seu ERP?”
