Descubra como funciona a assinatura online de documentos, os tipos de assinatura disponíveis, as vantagens e como levar esse recurso para seus clientes!
A assinatura online de documentos se tornou uma possibilidade nos últimos tempos, e trouxe inúmeras vantagens para as pessoas e negócios. Apesar disso, muitos empresários ainda possuem dúvidas sobre o assunto e não apostaram nas oportunidades trazidas por esse recurso. Mas este artigo está aqui para mudar isso.
Nos próximos parágrafos, falaremos sobre as diferenças entre uma assinatura física e online e os tipos de assinaturas online existentes, suas tecnologias viabilizadoras, limitações e possibilidades.
Além disso, te contaremos quais as vantagens de assinar documentos online e quem pode aderir a essa prática. E, ainda, a relação das assinaturas online com a LGPD e a validade jurídica, e como você pode integrá-las ao seu sistema e oferecê-las aos seus clientes.
Quais as diferenças entre assinatura em papel e a assinatura online?
Vamos começar entendendo os conceitos mais a fundo? Uma assinatura tem a finalidade de autenticar um documento e oficializar um acordo ou operação. Desde sua instituição, ela foi feita de forma física e presencial, à mão, com caneta e papel.
Nos casos mais sensíveis e formais, poderia ser acompanhada do reconhecimento de firma, para ter a garantia da autenticidade e o registro em cartório. Há anos, era assim que os contratos eram fechados, assim como documentos fiscais e diversos outros.
Uma assinatura em papel, portanto, consiste na apresentação do nome escrito de uma pessoa ou uma representação exclusiva e registrada dele. Para ser válida, ela deve ser feita de próprio punho e nunca replicada. Sua presença significa a leitura, ciência e acordo com o que dispõe um dado documento.
No entanto, esse modelo tradicional ganhou recentemente uma versão atualizada, digna das inovações tecnológicas e dos novos padrões de relações e negócios: a assinatura online. Esse modelo foi importantíssimo e acelerado no contexto pandêmico e de isolamento social, mas segue crescendo a cada dia, devido à sua praticidade, segurança e demais benefícios.
Conheça os tipos de assinatura online: assinatura eletrônica e assinatura digital
Falar em assinatura online é falar, na verdade, de um pequeno grupo de possibilidades. Existem, de uma forma geral, dois tipos de assinatura online: as assinaturas eletrônicas e as assinaturas digitais.
Assinatura eletrônica
O termo “assinatura eletrônica” é comumente usado para referenciar toda autenticação feita através de mecanismos ou meios eletrônicos. Ou seja, nessa abordagem, as assinaturas eletrônicas seriam um verdadeiro guarda-chuva de sistemas de autenticação, incluindo não apenas as assinaturas literais, feitas a partir de plataformas online, mas também as chaves eletrônicas, leituras de biometria digital, os tokens e outros.
A ICP-Brasil, que é a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira, complementa essa ideia em uma publicação oficial, definindo uma assinatura eletrônica como sendo um:
“conjunto de dados sob forma eletrônica, ligado ou logicamente associado a outros dados eletrônicos, utilizado como método de comprovação da autoria. […] um gênero que se vale de qualquer mecanismo de autenticação automatizado.”
Além disso, segundo os conceitos da ICP-Brasil, existem três tipos de assinaturas eletrônicas disponíveis: assinaturas eletrônicas simples, avançadas e qualificadas.
As assinaturas eletrônicas simples envolvem métodos comuns de verificação, como e-mail, identificação corporativa ou envio de senha por telefone. São válidas a depender do consentimento entre as partes.
As assinaturas eletrônicas avançadas apresentam um nível básico de tecnologia criptográfica e, baseado em procedimentos e algoritmos, garantem a integridade de um ativo digital. São muito mais seguras que as assinaturas simples, mas ainda limitadas.
Já as assinaturas eletrônicas qualificadas possuem o mesmo efeito legal de uma assinatura em papel, pois são realizadas a partir de um certificado digital emitido nos padrões da ICP-Brasil e contam com níveis avançados de criptografia, identificação e autenticação.
Assinatura digital
As assinaturas eletrônicas qualificadas também são conhecidas como assinaturas digitais. Portanto, quando um documento é assinado utilizando um certificado digital, temos a famosa assinatura digital.
Para obter um certificado digital é preciso buscar uma Autoridade Certificadora vinculada à ICP-Brasil e seguir os padrões e processos estabelecidos por ela. Caso você não esteja familiarizado, os certificados são a identidade virtual de uma pessoa física ou jurídica.
Sua tecnologia combina a identificação biométrica e uma dupla exclusiva de chaves criptográficas para permitir autenticações remotas confiáveis, invioláveis e com validade jurídica.
Esse nível de confiabilidade e equivalência foi determinado pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a ICP-Brasil e deu início ao estabelecimento das regulações e procedimentos rigorosos dessa tecnologia.
Hoje, uma assinatura digital é considerada até mais segura que uma assinatura física e manuscrita – falaremos disso mais adiante. Não à toa, ela foi o padrão adotado pelo governo para garantir uma validação segura de documentos fiscais eletrônicos, de declarações e processos trabalhistas, e de acessos a serviços públicos.
Ufa! O mundo da assinatura online de documentos pode ser mesmo complexo na teoria, mas isso é importante para garantir a segurança dos usuários desse tipo de tecnologia. Na prática, garantimos que tudo é muito mais fácil e vantajoso!
Principais vantagens da assinatura online de documentos
Como já falamos, optar pela assinatura online de documentos pode garantir diversos benefícios. A seguir, citamos os principais e de maior impacto para os usuários:
Agilidade
Se você ainda vive na era dos documentos em papel e assinaturas físicas, qualquer autenticação envolve inúmeros passos: redigir o documento, imprimir, assinar e/ou colher as assinaturas, levar ao cartório para reconhecer firma, entregar as cópias dos envolvidos. Percebe quanto tempo todas essas etapas consomem?
Com a assinatura online de documentos isso é resumido em alguns cliques e poucos minutos. Simples assim. As burocracias e etapas são reduzidas, sem perder em nada em segurança. Sem contar que é o fim daquele vai e vem de papéis e atualizações (quase) infinitas de datas.
Economia
Outro ponto de muito ganho é no quesito financeiro. Afinal, uma assinatura digital dispensa
o uso de papel, impressões, autenticações em cartório, deslocamentos e outros possíveis intermediários, como despachantes, correios e motoboys.
Além disso, é possível economizar energia, mobilizar menos o seu time e perder menos tempo, o que, no fim das contas, também reflete no orçamento. E, ainda, há a perspectiva sustentável, pensando na economia de recursos não renováveis e na redução dos impactos ambientais.
Integração
A assinatura online de documentos torna a integração de dados mais viável e fácil, afinal, tudo fica centralizado no mesmo formato e ambiente. Isso significa que é possível pensar em integrações que otimizem a comunicação entre os envolvidos e também a comunicação e gestão interna de uma empresa.
Mobilidade
A assinatura online de documentos também vem acompanhada da vantagem da mobilidade. Não é preciso mais estar presente para fechar um negócio e assinar documentos com segurança e validade jurídica. Isso pode ser feito a partir de qualquer lugar ou dispositivo, e também em qualquer hora.
E mais: essa mesma mobilidade se estende até depois da assinatura, pois o formato digital possibilita a mesma flexibilidade no acesso e gestão dos documentos. Tudo fica à distância de apenas alguns cliques para todas as pessoas envolvidas, autorizadas e de interesse.
Segurança
Por fim, a assinatura online é acompanhada de recursos de segurança avançados, se estivermos falando de uma realizada via certificado digital. Também permite a aplicação de medidas de controle de acesso, criptografia de dados e outros tipos de barreiras tecnológicas, a fim de reduzir os riscos de fraudes, invasões, roubos e vazamentos.
Em paralelo, a própria imaterialidade dos documentos digitais aumenta os níveis de segurança, pois eles ficam menos sujeitos a danos físicos e ambientais, acidentes, erros humanos, acessos indevidos e perdas.
Quem pode utilizar a assinatura eletrônica?
A resposta direta é: todo mundo! Empresas de qualquer segmento ou porte, pessoas e profissionais que desejam ter mais praticidade no seu dia a dia e por aí vai. Abaixo, listamos alguns exemplos de públicos que podem se beneficiar ao aderirem a assinatura online de documentos:
Instituições de ensino
Nessa área, a assinatura online serve para validar vários documentos acadêmicos: diplomas, certificados, declarações de matrícula, históricos, planos de ensino, atestados… além de materiais de uso administrativo, como comunicados, relatórios, contratos e termos de compromisso.
Sem contar que pode ser um recurso facilitador da vivência dos pesquisadores que precisam autenticar com segurança documentações específicas.
Prestadores de serviço
Prestadores de serviços podem utilizar a assinatura digital para diminuir custos, otimizar processos, ampliar seu alcance e conquistar novas oportunidades, públicos e negócios. Além disso, esse recurso contribui com a gestão e controle da documentação desses profissionais e empresas.
Seguradoras e bancos
A migração dos serviços financeiros para o digital tem sido uma tendência nos últimos anos e, para isso, ela contou com a tecnologia dos certificados e assinaturas digitais.
Assim, os usuários podem abrir e movimentar suas contas, fechar negócios e contratar diversos serviços de forma remota, rápida e segura. E essas instituições podem ter mais eficiência, segurança e lucro em seus negócios.
Órgãos públicos
Como já falamos, o governo federal e diversos órgãos públicos estão entre os adeptos da assinatura online de documentos. Os últimos anos foram marcados pelo desenvolvimento, a implementação e a evolução do SPED Fiscal, o Sistema Público de Escrituração Digital.
Nesse sistema, o governo reuniu e digitalizou a maioria dos processos obrigatórios dos empregadores, empresários e empresas. O portal gov.br também vem tendo um forte investimento público, já disponibilizando 90% dos serviços ao cidadão de forma digital.
Graças a essas movimentações, em 2022, o Brasil foi reconhecido como o 2º país com a mais alta maturidade em governo digital pelo Banco Mundial. Além disso, instituições de classe como a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) e a Associação Médica Brasileira (AMB) também já aderiram às assinaturas online.
Qualquer negócio que precise de autenticação de assinaturas
Além disso, a assinatura online de documentos é válida e interessante para qualquer negócio que precise de autenticação de assinatura e queira fazer isso com mais praticidade, segurança e modernidade.
Essa ferramenta pode ser utilizada para assinar contratos, otimizar rotinas do departamento pessoal, autenticar notas, documentos e declarações fiscais, e muito mais! Do varejo à indústria, do microempreendedor à multinacional, do e-commerce à SaaS…
Validade jurídica da assinatura eletrônica
Já falamos, mas não custa reforçar: as assinaturas eletrônicas podem possuir validade jurídica, da mesma forma que qualquer assinatura de próprio punho. Tudo isso é garantido nos termos da Medida Provisória nº 2.200-0, de 24 de agosto de 2001 e, depois, do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.
Dentre os requisitos previstos para que essa validade jurídica seja concedida aos documentos assinados digitalmente é que eles possuam um meio de identificação e confirmação da origem. Assim, as assinaturas se tornam rastreáveis e auditáveis.
Tais meios são obtidos, normalmente, a partir de dados e evidências digitais, como senhas, carimbos de data e hora, geolocalização, IP, códigos enviados via SMS ou e-mail, token e biometria, por exemplo.
Como funciona a assinatura online?
Como deu para notar, existem diversas formas de usar uma assinatura online. Do mesmo modo, existem diversas maneiras de obter uma assinatura eletrônica para o seu negócio.
Não faltam serviços de assinatura online por aí e você pode buscar e resolver essa demanda direto com um fornecedor. Embora, nesse caso, você tenha menos suporte e garantia da confiabilidade do serviço.
É justamente por isso que muitas pessoas e empresas acabam buscando esse tipo de recurso junto de seus contadores ou fornecedores de software. Assim, é possível ser orientado por quem entende do assunto e vai te indicar fornecedores confiáveis.
A contratação de um serviço de assinatura ou a obtenção de uma certificação são os primeiros passos para aderir à assinatura online de documentos e migrar para o digital. Com esses recursos em mãos, basta usufruir da praticidade de ter a tecnologia ao seu lado.
Apesar da decisão depender da sua prioridade e realidade, vale dizer que ter uma assinatura digital, que vai te garantir o melhor em segurança e permitir que você cumpra todas as demandas de compliance do seu negócio, integrada ao seu sistema de gestão é uma vantagem e tanto.
Afinal, com o combo certificação + ERP, é possível conectar todos dados da sua empresa, organizar os arquivos com facilidade, agilidade e eficiência, e fazer uma gestão de documentos digital de primeira.
E se você é desenvolvedor ou gestor de software house, descubra porque você deveria integrar uma API de assinatura eletrônica ao seu ERP agora mesmo!
Assinatura online na LGPD
Outro lembrete importante é relacionado à LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados. Ao escolher um serviço de assinatura eletrônica é indispensável garantir que ele esteja em conformidade com essa legislação e fazer todos os ajustes internos necessários para manter o compliance da empresa em dia e os problemas jurídicos longe.
Coloque seu sistema como protagonista no processo de assinatura do seus clientes
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