Você já pensou nas dificuldades do seu cliente ao consultar NFS-e Tomadas? Pois saiba que sua Software House tem um importante papel e pode resolver este problema. Saiba como ao ler este post.
As Notas Fiscais de Serviços (NFS-e) são motivo de muitas dúvidas, e, ao falar das Notas Fiscais de Serviço Tomadas, a situação fica ainda pior. E se dissermos que você pode automatizar o processo de consulta e download de Notas Fiscais de Serviços para o seu cliente? Além de facilitar a vida dele, seu software se torna ainda mais atrativo no mercado.
Neste artigo, vamos analisar as vantagens e as dificuldades em implementar este recurso. E apresentar uma alternativa muito mais fácil e rápida para consultar Nota Fiscal de Serviço.
Gestão de NFS-e tomadas
As Notas Fiscais de Serviços Tomados são aquelas NFS-es emitidas contra o seu CNPJ. Estes documentos identificam as operações nas quais se é o tomador (contratante) de um terceiro. Elas são necessárias em diversas situações. Em muitos casos, a própria empresa ou o contador consultam a Nota Fiscal de Serviço tomados no portal da prefeitura, uma a uma. A versão digital da NFS-e é em XML. Ela segue o modelo vigente de escrituração fiscal e é utilizado de maneira segura. Um ponto importante é que a legislação obriga o armazenamento das NFS-e por 5 anos. Seja para uma fiscalização do Fisco ou troca pedida pelo cliente.
Por ser digital, o XML não precisa ser impresso. Isso facilita o armazenamento.
Qual a Diferença entre Serviços Prestados e Serviços Tomados?
Essa é uma dúvida bem comum. O prestador de serviços, como o nome já fala, é aquele que fornece algum serviço. Isso é feito de maneira comercial. Por exemplo, um advogado e um pedreiro são prestadores de serviços. Já o tomador de serviços é aquele que contrata um serviço. Seguindo o mesmo exemplo de cima, é a empresa ou pessoa física que usa os serviços do advogado ou do pedreiro.
Glossário da NFS-e: os 10 termos que você precisa compreender.
Como fazer a gestão das NFS-e tomadas
A gestão e consulta das notas fiscais dos serviços contratados é comum para muitas empresas. Veja abaixo como fazer:
1- Organizar e guardar em um local seguro
No caso das notas físicas, é preciso ter pastas e armazená-las em um local seguro. Muitas empresas são especializadas na guarda destes documentos. Já com as notas eletrônicas o cuidado deve ser o mesmo, só que no ambiente virtual. O ideal é ter redundância, guardar em um HD e na nuvem, por exemplo.
2- Conferir a ordem de compra com as notas fiscais
É importante comparar o que foi comprado com o que foi entregue e faturado. A prática pode ser um pouco trabalhosa, mas vale a pena.
Problemas e Desvantagens do processo de consulta das NFS-e
Se você já está familiarizado com a área de prestação serviços, sabe que existem centenas de padrões de NFS-e em todo país. E isso causa diversos problemas.
Confira, abaixo, alguns deles:
Processo é descentralizado por prefeitura
Cada padrão é desenvolvido pelas empresas de software que cuidam da NFS-e dos municípios. E elas são contratadas por licitações. Essa é uma questão essencialmente tributária: o ISS (Imposto Sobre Serviço) é um tributo de ordem municipal. Cada prefeitura é responsável pelo sistema de arrecadação.
Ou seja, podem existir milhares de layouts diferentes! E esse é um grande impeditivo para consultar a NFS-e tomadas.
Volume de NFS-e a serem verificadas
Quando falamos de consultar e baixar Notas Fiscais de Serviços tomados, a descentralização da NFS-e também é um problema. Afinal, assim como o XML de emissão, o XML autorizado de uma NFS-e também varia de acordo o padrão utilizado pela prefeitura.
Mais do que isso: a própria forma de consultar os XMLs de NFS-e emitidos contra o seu CNPJ varia de cidade em cidade.
Aumenta possibilidade de erros por verificação manual
Normalmente, quando o volume é pequeno, as empresas fazem o processo por meio do portal que a própria prefeitura disponibiliza para os contribuintes. Mas quando o volume começa a aumentar (para mais de 50 notas fiscais de serviço mensais, por exemplo), fica inviável fazer o processo manualmente. Caso isso seja feito, o que acaba acontecendo? Erros que podem significar dor de cabeça com a necessidade de correção e cancelamento.
Isso prejudica a atividade da empresa, ocasionando sanções e danos financeiros.
Complexidade no processo
Cada município pode definir seu próprio layout de XML, formato de emissão, layout de impressão, etc. As perspectivas do Projeto NFS-e Nacional não são muito otimistas. Isso porque dependeria da aceitação de todas as prefeituras para atingir o Brasil todo.
Desperdício de tempo do pessoal com tarefas burocráticas
É comum ter processos que demandam o lançamento manual de NFS-e. Nesse caso elas são mandadas ao tomador de serviço, geralmente por e-mail. Ele então precisa fazer o lançamento manual. Para isso é necessário digitar as informações do fornecedor, número do documento, valor e data de emissão, por exemplo.
Automatizando o processo de verificação das NFS-e
Neste cenário caótico, criar um recurso para baixar e consultar as Notas Fiscais de Serviço Tomados é um desafio e tanto. Não restam muitas alternativas além de fazer uma integração totalmente nova com cada município em que você possui clientes. No entanto, poucos disponibilizam web service para consultar as Notas Fiscais de Serviço Tomados. São Paulo é uma das que possui esta funcionalidade para integração. Por isso, antes de digitar qualquer linha de código, você precisará estudar a documentação da NFS-e do município desejado.
Essa documentação é escrita pela empresa que provê o sistema autorizador e geralmente está disponível no portal da prefeitura. Na documentação, você descobrirá se existe ou não um web service de consulta naquela cidade. Se a resposta for positiva, será necessário implementar as rotinas em seu software. Desde a comunicação com web service, fornecimento dos dados, autenticação, download, etc. E, para cada novo município que você quiser disponibilizar essa ferramenta, será necessário fazer tudo de novo. Isto é, quando houver um web service de consulta.
Benefícios de automatizar o processo
Automatizar o processo de consultar as Notas Fiscais de Serviço Tomados é importantíssimo para a operação de qualquer empresa.
E por inúmeras razões.
Como exemplo, podemos citar a necessidade da importação de “NFS-e de entrada” para os seguintes processos:
- Escriturações contábeis e fiscais, como a EFD-Reinf;
- Relatórios de serviços contratados;
- Gestão do fluxo de caixa.
Conheça, abaixo, 5 benefícios da automatização:
- Melhora o controle e gestão das NFes, já que simplifica o acesso a todas as notas emitidas;
- Reduz a possibilidade de cobrança de juros e multas pela garantia de que todos os processos são realizados da maneira correta;
- Garante a segurança dos dados ao evitar o vazamento de informações;
- Diminui os custos pela necessidade de menos pessoas para lançar as notas;
- Possibilita maior produtividade e gestão do tempo, já que a força de trabalho poderá se empenhar em atividades mais importantes.
No entanto, pela própria natureza da NFS-e, esta não é uma tarefa fácil.
Como a TecnoSpeed resolveu todos esses problemas
Seus clientes querem consultar as Notas Fiscais de Serviço Tomados de forma padronizada e automática, independente do município?
Fizemos essa pergunta a centenas de software houses, e a resposta foi sim. E é claro que a gente desenvolveu este recurso para você. A NFS-e TecnoSpeed conta com o recurso de Consulta e Download de NFS-e Tomada.
Não foi nada fácil implementar por aqui, mas para você, disponibilizar este recurso no seu ERP vai ser muito simples.
Um só Layout, mais de 1000 cidades
O recurso de consulta e download de Notas Fiscais de Serviço Tomadas já está compatível com mais de 1.000 prefeituras em todo o Brasil. É a forma mais prática, simples e inteligente de emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. As informações são enviadas uma única vez e o sistema trabalha sozinho sem intervenção de um suporte. Não depende de nenhuma equipe atenta às instabilidades, mudanças em padrões e retorno de prefeituras. A inteligência do sistema é responsável pelos processos na emissão do documento.
Esta solução, pode ser integrada ao seu ERP de forma rápida e com pouco esforço. O sistema faz o trabalho de construir, autorizar, emitir e imprimir o documento fiscal de forma totalmente automatizada, sem dores de cabeça.
Processo rápido, seguro e com muito menos erros
É fácil utilizar o recurso que possibilita consultar as Notas Fiscais de Serviço Tomadas.
Basta chamar o método Consultar Notas Tomadas e informar os parâmetros da consulta:
- CNPJ e IM do Tomador
- CNPJ e IM do Prestador (em alguns municípios)
- Período de emissão das notas
- Data inicial
- Data final
E… é isso! O método irá devolver os XMLs de todas as notas encontradas no web service da prefeitura a partir deste filtro.
Além disso, a NFS-e da TecnoSpeed ainda facilita a leitura deste XML para o seu software, com um Dataset tipado.
Assim você não se preocupa com os diversos padrões municipais nem na hora de consultar NFS-e.
Conclusão
Viu como é fácil facilitar a vida do seu cliente e faturar mais ao consultar as Notas Fiscais de Serviço Tomadas? Seu software fornece os parâmetros de consulta, chama a NFS-e da TecnoSpeed e pronto.
Fizemos um tutorial que mostra o funcionamento desse recurso. Veja na prática!
