Cair na malha fina é um medo de muitos brasileiros todos os anos, mas o e-Defesa existe para simplificar essa situação. Entenda!
A cada ano, entre os meses de março, abril e maio, mais de 40 milhões de brasileiros cumprem com a sua obrigação fiscal de enviar a famosa e temida Declaração de Imposto de Renda. Ao mesmo tempo, diversas dessas declarações são retificadas e/ou caem na malha fina.
Mais precisamente, segundo os dados da Receita Federal e levantamentos da Agência Brasil, das 43.481.995 declarações entregues de março a setembro de 2023, 3.156.003 delas foram retificadas e 1.366.778 caíram na malha fiscal. Ainda que essa seja uma porcentagem pequena, a quantidade em si é bastante significativa.
E foi pensando em ajudar os contribuintes que foram notificados pela RFB a regularizar a sua situação que o e-Defesa foi criado. Você já conhece esse sistema? Sabe exatamente para que ele serve ou como utilizá-lo? Te explicamos tudo isso a seguir!
O que é e-Defesa?
O e-Defesa é um sistema da Receita Federal, lançado e em vigor desde janeiro de 2015, com o objetivo de centralizar os serviços e comunicações entre os contribuintes e o Fisco relacionados às declarações retidas na malha fina e à regularização de inconsistências no Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF).
Por ser online, contar com a tecnologia dos Certificados Digitais e contemplar diversos serviços e formulários eletrônicos, o contribuinte, o Fisco e todo o sistema fiscal saem ganhando em termos de agilidade, segurança e comodidade com o e-Defesa.
O sistema justifica a sua importância, visto que há uma grande quantidade de pessoas que acabam sendo enquadradas na malha fina sem ter o conhecimento do que motivou esse processo e sem saber quais providências devem ser tomadas nesse caso.
E como funciona a malha fina?
Para resumir, a restituição em malha pode acontecer por inconsistências nas informações declaradas pelos contribuintes, incluindo divergências entre o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) e a DIRF, omissão de rendimentos ou dedução irregular de despesas, benefícios (pensão alimentícia, previdência) ou dependentes.
Se ao cruzar todos os dados passados e recebidos, a Receita Federal identificar uma declaração inconsistente em um ou mais pontos, o contribuinte receberá uma Intimação Fiscal ou Notificação de Lançamento e deverá respondê-la, aceitando-a ou contestando-a ⎼ junto com formulários e documentos comprobatórios ⎼ para regularizar sua situação junto ao Fisco, e é exatamente neste processo que entra o e-Defesa.
Para que serve o e-Defesa?
O e-Defesa tem várias funcionalidades. | Imagem: Pexels
Como vimos, o e-Defesa permite que o contribuinte realize todos os procedimentos relacionados à malha fiscal do IRPF. Nesse sentido, ele é útil para diversas situações e demandas, tanto para as pessoas que receberam uma intimação fiscal quanto para aquelas que ainda não foram intimadas.
Na prática, o e-Defesa serve para:
- Disponibilizar os formulários para os requerimentos da malha fina;
- Centralizar todas as infrações da notificação enviada pela RF;
- Confirmar se determinada notificação é verdadeira e foi realmente emitida pela RF;
- Solicitar a antecipação de análise da declaração;
- Gerar o boleto do DARF para pagamento;
- Oferecer as condições de parcelamento do DARF;
- Otimizar o processo de contestação dos valores;
- Simplificar a redação da contestação com propostas de alegações para diferentes tipos de infração;
- Listar todos os documentos necessários para a regularização junto à RF;
- Dispensar a papelada, o deslocamento e a espera nos centros de atendimento presencial, digitalizando o processo da solicitação à entrega de documentos;
- Auxiliar na gestão da RF ao favorecer o cruzamento de dados entre outros sistemas e processos.
Como preencher o e-Defesa Receita Federal?
O preenchimento do e-Defesa é bastante intuitivo e simples, mas depende de qual é a sua demanda e também dos detalhes e particularidades da sua declaração de IR e retificação na malha fina.
De toda forma, basta ter acesso à internet, o número da sua notificação de lançamento ou intimação em mãos e seguir as opções dadas e solicitações feitas pelo sistema. Para um manual completo de uso do e-Defesa, siga para o próximo tópico.
Como usar o e-Defesa?
O e-defesa tem várias funções que vem para ajudar a sua empresa. | Imagem: Pexels
O e-Defesa tem diversos usos, como já dissemos. Que tal passear por todas as suas funções e possibilidades? Assim você consegue saber exatamente em que e como ele pode te ajudar. Vem com a gente!
Na página de acesso ao e-Defesa você já deve selecionar o atendimento pretendido entre: Termo de Intimação Fiscal IRPF, Notificação de Lançamento IRPF ou Solicitação de Antecipação de Análise da DIRPF.
Para o Termo de Intimação Fiscal, é preciso informar também o CPF e o número do termo de intimação fiscal; para a Notificação de Lançamento, o CPF e o número da notificação. Nesses dois casos, o objetivo é gerar o requerimento de impugnação.
Já para a Solicitação de Antecipação, é necessário inserir o CPF e utilizar uma senha específica para esse atendimento obtida por meio do agendamento prévio no Atendimento Virtual – e-CAC (acesse o portal via Certificado Digital e busque as opções “Declarações e Demonstrativos” > “Extrato de Processamento da DIRPF”).
Com esses devidos dados prévios inseridos, clique em Consultar. Em seguida, o sistema irá te apresentar um resumo das alegações, a relação de documentos exigidos para comprovação e a opção de concordância total, parcial ou não com a infração. A partir daí, ele também sugere uma série de justificativas para cada infração, além da opção de você redigir a sua própria.
Na sequência, um requerimento com as suas respostas ao formulário será gerado e ele deve ser assinado e encaminhado à Receita junto com toda a documentação comprobatória necessária, também indicada pelo e-Defesa.
Esse encaminhamento pode ser virtual, por meio do portal e-CAC, serviço “Processos Digitais (e-Processo)”, “Abrir Dossiê de Atendimento”.
Como antecipar entrega de documentos de malha fiscal
Esse processo de antecipação é uma alternativa para quem deseja resolver suas pendências junto ao Fisco e receber sua retificação mais rapidamente. Por outro lado, ao abrir esse processo, não será mais possível retificar a sua declaração IRPF. Portanto, o primeiro passo é realizar uma análise cuidadosa para garantir que a antecipação é um caminho adequado para você em vez da retificação.
- Se você recebeu uma Intimação Fiscal, leia atentamente as orientações contidas nela e apresente todos os documentos solicitados.
- Se você não recebeu uma intimação, consulte quais são as pendências na sua conta do e-CAC e corrija as informações enviando uma declaração retificadora.
- Se você recebeu uma Notificação de Lançamento, utilize os serviços “Retificar Lançamento (SRL)” ou “Impugnar Lançamento”, de acordo com o que for recomendado na sua notificação.
Dito isso, vamos conferir como realizar a antecipação da análise da documentação da malha fiscal, começando desde a consulta do extrato de pendências? Todo o processo é feito através do e-CAC, então, o primeiro passo é acessar o portal usando sua conta gov.br e, depois, basta cumprir as seguintes etapas:
Extrato de pendências de malha fiscal
- Acesse o serviço “Meu Imposto de Renda” no menu lateral;
- Selecione a declaração que foi retida em malha fiscal;
- Clique na opção “Extrato do Processamento”;
- Assim, você terá em mãos um relatório com todas as pendências que causaram a retenção da sua declaração e a usará como guia para as próximas etapas.
Abertura Processo Digital (e-Processo)
- Retorne à página inicial do e-CAC e acesse o serviço “Processos Digitais (e-Processo) no menu lateral;
- Selecione a opção “Solicitar Serviço via Processo Digital”, leia e feche a mensagem de aviso exibida;
- Então, no campo “Área de Concentração de Serviço”, selecione “MALHA FISCAL IRPF”;
- No campo “Serviço”, selecione “Apresentar Documentos Antecipadamente”;
- Finalize o preenchimento com ano de exercício da declaração e seu telefone, e clique em “Solicitar Serviço”.
Em seguida, aparecerá uma mensagem confirmando a criação do processo digital e perguntando se você deseja realizar o envio dos documentos. Aí é só prosseguir para essa etapa, fazer o upload de todos os documentos necessários e juntá-los ao processo para garantir o acesso deles ao auditor fiscal.
Este último passo é essencial para o sucesso da sua antecipação, portanto não deixe de solicitar a juntada de documentos. Veja aqui como fazer isso passo a passo e atente-se às regras e prazos vigentes!
Dica: Se a juntada for realizada corretamente, você receberá a mensagem “A solicitação foi enviada com sucesso e o protocolo de envio está disponível para download”. Então, não finalize o processo até recebê-la.
Depois da abertura do processo de antecipação e envio dos documentos, é só aguardar o retorno do Fisco. Você pode acompanhar o andamento do seu processo através do e-CAC, nas abas Processos Digitais (e-Processo) > Meus Processos.
Prático, né? E tudo isso é possível de forma segura graças à utilização de sistemas digitais integrados e da tecnologia dos Certificados Digitais, documentos eletrônicos que contam com chaves criptográficas e garantem a autenticidade e validade jurídica de operações digitais, como as assinaturas e acessos necessários no e-Defesa e no e-CAC.
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