Os erros de rejeição da NFS-e acontecem por vários motivos. Venha descobrir quais são eles e como ajudar seus clientes a solucioná-los da melhor forma!
Se você atende ou pretende atender o segmento de serviços com os seus softwares, precisa estar por dentro das demandas e especificidades fiscais desse setor. Você conhece, por exemplo, quais são os erros de rejeição da NFS-e?
Não é novidade falarmos por aqui sobre os desafios da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, afinal, ela não possui um padrão nacional, é emitida em layouts e plataformas diferentes em cada cidade e ainda têm sempre regras e atualizações para ficarmos de olho.
É verdade também que ter uma NFS-e rejeitada é uma ocorrência comum dentro dos negócios, o que representa mais um ponto de atenção para você, desenvolvedor. Vamos entender o que essa situação significa, os principais erros que a causam e como resolvê-la?
O que significa uma nota fiscal rejeitada?
A NFS-e tem sua regulamentação feita pelas prefeituras (Secretaria Municipal da Fazenda) de cada cidade.
Então, enquanto as NF-e dependem da autorização da SEFAZ para a validação legal da operação, as NFS-e precisam ser autorizadas pelas autoridades municipais para ter validade jurídica.
Portanto, ter uma NFS-e rejeitada significa que algo deu errado durante o processo de emissão e ela não pode ser concluída, impedindo a validação e aprovação da nota em questão.
Como a rejeição ocorre com a NFS-e?
Não é raro que os erros de rejeição da NFS-e aconteçam, afinal, confusões e trocas são comuns dentro de qualquer processo realizado manualmente, mesmo que seja apenas em uma etapa ou instância.
A rejeição da NFS-e ocorre na etapa de validação da emissão, em que o arquivo e dados da nota são transmitidos e conferidos através dos sistemas e/ou web services das prefeituras.
Como você já deve saber, existem vários campos que devem ser preenchidos, além de regras de layout, tributação, configuração e validação.
Se houver algo de errado com qualquer um desses elementos, algo que fuja da legislação aplicável para a cidade da emissão, o sistema retornará com o status rejeitado.
Esse “erro” pode envolver dados informados de forma incorreta, inconsistente ou desatualizada, assim como algum problema de conexão e comunicação entre os sistemas.
A boa notícia é que geralmente a rejeição é acompanhada de um texto descritivo ou um código de retorno que te ajudará a identificar o que houve e corrigir o problema sem grandes dificuldades.
Porém, existem algumas medidas que podem ser tomadas para solucionar os erros cometidos e eventuais inconsistências que acabam gerando esses problemas com a NFS-e.
E então, depois de corrigir o que quer que tenha saído errado, é só enviar a NFS-e novamente para ser validada.
Ela pode ser emitida com uma numeração diferente ou a mesma, exceto em casos de duplicidade, pois a anterior fica registrada na base de dados da prefeitura.
Quando pode ocorrer?
Os erros de rejeição da NFS- e podem ter várias origens. Abaixo, listamos as principais informações e etapas que costumam apresentar inconsistências para você ficar de olho ou ajudar o seu cliente nesse sentido, caso ele precise:
CNPJ inválido
Um dos principais erros ao emitir a NFS-e ou qualquer outro documento fiscal eletrônico é a inserção de um CNPJ sem validade.
Pode ser que algum dígito esteja trocado ou faltando.
Um CNPJ segue sempre o padrão XX. XXX. XXX/XXXX-XX, formado por 14 caracteres e incluindo dois dígitos verificadores.
Duplicidade
Tentar transmitir e emitir uma nota com o mesmo arquivo XML e dados duas vezes é o que configura o erro de duplicidade. O sistema identifica o erro e não envia o RPS (Recibo Provisório de Serviços), já que ele foi registrado e validado anteriormente.
Erros de conexão
Pode também ocorrer uma rejeição caso um dos sistemas caia ou a conexão entre as partes falhe ou seja interrompida.
Nesses casos, depois de restabelecida a comunicação e conexão, é preciso consultar o status do processamento do documento e verificar se a NFS-e foi autorizada, está pendente ou foi rejeitada.
Certificado Vencido
Via de regra, a autorização das notas depende de uma assinatura digital por parte do emissor, a qual é realizada através de um Certificado Digital padrão ICP-Brasil.
Obviamente, a certificação precisa estar instalada corretamente e dentro do seu prazo de validade para a assinatura ser aceita pelo sistema das prefeituras e a NFS-e ser autorizada.
Caso o certificado tenha expirado ou mesmo sido invalidado antes de seu vencimento por questões de segurança, a NFS-e será rejeitada.
Erros no preenchimento dos tributos
Além disso, um último caso em que a rejeição pode ocorrer é quando as informações preenchidas no cadastro dos códigos de serviço ou campos de tributos e impostos da NFS-e são inválidas, ou seja, não constam no Código de Exigibilidade do ISS para o município em questão.
Qual a melhor maneira de resolver?
Ao se deparar com qualquer um desses erros de rejeição da NFS-e, o primeiro passo é identificar o problema ocorrido.
Algumas prefeituras utilizam códigos específicos para indicar cada tipo de erro e você pode consultar as regras e manuais de cada uma para descobrir essa info com mais detalhes.
E então, basta corrigir a informação ou situação que causou a rejeição e fazer uma nova tentativa de envio e emissão.
Porém, se você está imaginando se não existe uma solução definitiva para este tipo de problema, saiba que sim, há uma alternativa mais fácil e eficiente para corrigir as rejeições de NFS-e e até mesmo evitá-las.
Você pode contar com um módulo fiscal dentro do seu ERP que é capaz de automatizar o preenchimento dos dados da nota, diminuindo significativamente a taxa de erros nessa etapa.
Além disso, um software de emissão e gestão de NFS-e eficiente também pode identificar os erros do processo e acusá-los de forma imediata, antes que a nota seja transmitida e submetida ao sistema das prefeituras.
E nós temos essa solução prontinha esperando para ser integrada ao seu software! Que tal conhecer o PlugNotas? Com nossa API, a rejeição da NFS-e não vai mais trazer dor de cabeça para seu cliente:
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