Para implementar EFD-Reinf no seu ERP, você precisa estar atento para detalhes como a comunicação com o sistema da Receita e os eventos exigidos pela lei.
Implementar EFD-Reinf no seu software pode ser uma tarefa complicada. Além de ser necessário conhecer muito bem as regras da legislação e entender quais são os módulos necessários para a correta escrituração das tributações e contribuições.
A Receita Federal já disponibiliza recursos para fazer a integração dos sistemas das empresas às aplicações do fisco. Isso facilita a adequação, que tende a ser feita com a inclusão de uma API específica.
A EFD-Reinf funciona a partir de eventos, muitos dos quais trazem informações específicas ou funcionalidades técnicas. Eles apresentam funções e prazos de entrega diferentes a serem respeitados e seguidos por todos os contribuintes.
Cada um dos eventos a serem incluídos tem o seu próprio grau de complexidade e se a sua equipe não estiver preparada, a inclusão dessa funcionalidade pode ser desastrosa. Além disso, segundo dados levantados pela Fenacom, 54% das informações necessárias estão ausentes nos sistemas das empresas ou precisam de adequação para atender às exigências do fisco.
Com uma ordem correta a serem enviados, os eventos já sofreram diversas modificações de acordo com as versões da EFD-Reinf. Essas alterações exigem que a API esteja sempre em dia com as últimas atualizações. Neste artigo, vamos explicar como é o processo de implementar EFD-Reinf em um software e mostrar por que o ideal é contar com a API pronta de uma empresa de tecnologia parceira. Continue a leitura!
Etapas para implementar EFD-Reinf no software
A implementação do módulo de EFD-Reinf no seu ERP requer uma série de etapas para garantir a eficiência das equipes no sentido das tributações e escriturações fiscais. Validar todas as atividades é essencial para evitar prejuízos e retrabalhos posteriores devido a inconsistências.
Sem um portal específico para o envio dos eventos, o seu software precisa estar preparado para executar as tarefas com primazia. Assim, é necessário que ele estabeleça uma boa comunicação via web service com os recursos da Receita Federal.
As etapas de criação da API incluem os processos a seguir:
Desenvolvimento dos layouts
Cada evento disponível na EFD-Reinf precisa ter o seu próprio layout personalizado, de acordo com as exigências legais. Você precisa consultar as informações específicas individualmente deles, desenvolvendo as configurações adequadas.
Sempre que surgirem alterações, será preciso realizar uma revisão dos modelos para garantir a adequação às regras.
Configuração da comunicação
O software ERP precisa estabelecer a comunicação adequada com os web services da Receita Federal, a fim de transmitir os eventos digitalmente. Para isso, é necessário implementar EFD-Reinf com configurações sem erros e atualizadas para estabelecer um contato eficaz.
Tratamento dos eventos rejeitados
É normal que os relatórios e documentos apresentem irregularidades nos valores. Com isso, é necessário ter uma função própria para lidar com os eventos rejeitados e entender/tratar os erros.
A API deve ter uma seção para receber esses relatórios e organizar o status dos eventos, facilitando a ordem e o acompanhamento.
Cuidados na implementação da API
Existem alguns cuidados importantes para implementar EFD-Reinf no seu software, que vão desde o planejamento do ERP até a criação da API. O processo deve ser feito por etapas e deve se preocupar com as informações fiscais, os módulos dos eventos, entre outros elementos.
Para se adequar às obrigações fiscais, a API precisa estar alinhada com recursos importantes de um ERP. A seguir, separamos uma lista com os principais pontos de atenção para criar a sua interface para o EFD-Reinf:
1.Mapeamento das interfaces
Um dos primeiros passos para implementar EFD-Reinf no software é fazer um levantamento das informações. É preciso entender como se dá a gestão das informações gerais da empresa e integrá-las ao software para realizar a adequação aos eventos.
O mapeamento das interfaces é de alta relevância para o cumprimento das novas obrigações exigidas. Afinal, ter as informações espalhadas em planilhas, diferentes plataformas e até em papel torna a gestão de documentos complicada e desorganizada.
Com essa etapa, o objetivo é que se possa elaborar um plano eficiente de transferência dos dados para o ERP e garantir que todos os valores sejam transferidos ao EFD-Reinf. Seu software precisa estar preparado para reunir todas as informações fiscais e financeiras, mantendo os dados corretos no sistema.
Implementar EFD-Reinf exige cuidado especial com essa questão. É preciso que a API possa encontrar todos os valores necessários para realizar os cálculos e ações necessários para a envio das remessas dos relatórios e documentos.
2.Serviços na nuvem
Garantir a segurança das informações fiscais na nuvem é essencial para potencializar a gestão de documentos das empresas. Com todos os dados digitalizados, a comunicação com os sistemas e plataformas para repasse das informações se torna mais prática e viabilizada.
Na implementação do EFD-Reinf no seu software, você precisa garantir que haverá essa conversa com os sistemas governamentais. Um software na nuvem torna o processo automatizado e mais fácil.
3.Transmissões individuais
Outro fator importante na implementação do EFD-Reinf é em relação às transmissões individuais. Como são múltiplos registros exigidos, deve-se criar módulos para cada uma delas, atentando-se ainda para os novos eventos que surgem eventualmente.
Nesse sentido, o seu software precisa, por exemplo, estar em sinergia com as informações da DCTF-WEB, que é a plataforma do fisco responsável por gerar todas as guias de pagamento das contribuições.
4.Assinatura eletrônica
Para que a API tenha um processo tributário adequado, é preciso também dar atenção à assinatura eletrônica dos documentos. Isso exige que o módulo esteja alinhado com um recurso específico para a tarefa, mantendo-se conversando com tal plataforma.
Ignorar essa parte do processo causa um trabalho dobrado, sendo necessário imprimir os documentos para assinar manualmente e, a seguir, digitalizá-los novamente. Na Era Digital, esse tipo de movimento já não faz mais sentido. Por isso, há a necessidade de inserir assinaturas eletrônicas no ERP.
Por que investir em APIs prontas
Diante da complexidade e de tantos detalhes a serem desenvolvidos no seu software, a forma mais eficiente de garantir a eficiência na hora de implementar EFD-Reinf é optar por uma API pronta.
Contar com uma empresa de tecnologia parceira é o melhor caminho para evitar problemas na criação dos módulos, principalmente se levar em conta que a solução é produzida com foco total no seu objetivo. Além disso, o processo é muito mais rápido: em vez de levar meses para desenvolver a sua API própria, a terceirização permite que a integração seja feita em questão de dias.
É isso que ocorre com o componente EFD-Reinf da TecnoSpeed, que é integrado em menos de 7 dias. O nosso produto executa todo o processo de geração, transmissão e consulta dos eventos e está sempre atualizado. Isso porque acompanhamos frequentemente as alterações da legislação para fornecer a melhor solução para o seu ERP.
