A inscrição estadual exerce um papel essencial nas operações comerciais e fiscais das empresas. Mas o que é a Inscrição Estadual e por que é tão relevante?
A legislação tributária e fiscal brasileira é visivelmente complexa. É compreensível que muitos desenvolvedores de software tenham considerado a terceirização do módulo fiscal de seus sistemas ERP. Afinal o Brasil possui inúmeros incentivos fiscais, diversos impostos e contribuições e a legislação tributária é frequentemente modificada para atender às necessidades econômicas e políticas.
O recolhimento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) é uma dessas regras e implica na existência da Inscrição Estadual. Esse número é essencial para certos tipos de empresas, e todo software fiscal precisa tratá-lo.
Portanto, neste artigo, você encontrará informações essenciais sobre o conceito de Inscrição Estadual, quem está obrigado a possuí-la e como assegurar a conformidade dessa exigência em seu software.
O que é Inscrição Estadual?
É um registro fiscal utilizado no Brasil para identificar empresas e contribuintes perante o governo estadual. Ela é emitida pelas Secretarias da Fazenda de cada estado e é necessária para que uma empresa possa comercializar produtos físicos e, por isso, precisa da IE para emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou a Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e).
O Brasil divide a competência de cobrança de tributos entre a União, Estados e Municípios, e é preciso formas de fiscalizar e executar essas cobranças. Para certos tipos de empresa, apenas o CNPJ não é suficiente e a Inscrição Estadual precisa ser regularizada. Vale destacar que a solicitação deve ser feita no estado sede de cada empresa.
E como cada estado é responsável pelos seus registros, as exigências e formalidades podem mudar de um lugar para outro, pois a legislação referente ao ICMS também varia.
Entenda o formação do número da Inscrição Estadual:
Na maioria das vezes, ela possui 9 números:
- Os 2 primeiros dígitos: indicam o estado de cadastro;
- Os outros 6 seguintes são os números da inscrição de cada empresa;
- Já o último dígito é o dígito verificador ou de controle.
No entanto, vale notar que em alguns estados, como o Distrito Federal, por exemplo, o número de Inscrição Estadual pode conter 14 dígitos e em determinados estados, podem ser incorporados dígitos verificadores ou outros componentes para assegurar que o número seja autêntico e válido.
É importante ressaltar que a formação do número da Inscrição Estadual varia de estado para estado e está sujeita a regulamentos específicos definidos pelas Secretarias da Fazenda Estaduais. Veja neste gerador para testes da 4Devs como acontecem algumas variações de formato.
Como consultar uma IE:
O órgão responsável pelas informações sobre operações interestaduais com mercadorias e serviços é o Sintegra e, em seu site, é possível consultar a Inscrição Estadual de cada empresa e sua situação cadastral.
Para isso, você deve:
- Acessar o site do Sintegra;
- Selecionar o estado em que a empresa está sediada;
- Apontar o tipo de contribuinte, se pessoa física ou jurídica;
- Escolher o tipo de identificação e clicar em “Pesquisar”.
Quem precisa e quem não precisa ter IE?
A necessidade de possuir uma Inscrição Estadual varia de acordo com a natureza das atividades comerciais da empresa e das regulamentações de cada estado. Em geral, as seguintes diretrizes se aplicam:
Quem precisa de Inscrição Estadual:
As empresas de comércio, indústria, transportes ou prestadoras de serviços de comunicação e energia precisam ter Inscrição Estadual. Na comercialização de um equipamento eletrônico, livros, móveis ou um carro, por exemplo, é necessária uma Inscrição Estadual, já que mercadorias serão entregues fisicamente aos compradores, juntamente com a nota fiscal.
Produtores rurais como agricultores e pecuaristas que vendem produtos do campo, inclusive para outros estados, precisam de uma IE de Produtor Rural. E empresas que realizam operações interestaduais precisam de uma IE para cumprir as regras de tributação interestadual.
Quem não precisa de Inscrição Estadual:
Empresas prestadoras de serviços como bancos, hospitais e laboratórios, estão isentas do ICMS, portanto é dispensada a Inscrição Estadual. Sua contribuição se dá por meio de outro imposto: o ISS (Imposto Sobre Serviços). Quem também não precisa de Inscrição Estadual é quem comercializa pela internet, sem a entrega de nenhum produto físico ao cliente final. Uma empresa que oferece cursos online, por exemplo, não precisa ter esse registro e deverá emitir a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e).
Quais os tipos de Inscrição Estadual?
Cada um correspondendo a diferentes situações e necessidades fiscais, sendo elas:
- Inscrição Estadual Normal: É a inscrição padrão para empresas que realizam operações de compra e venda de mercadorias sujeitas à incidência do Imposto ICMS. Essa é a inscrição básica para empresas comerciais e industriais.
- Inscrição Estadual de Produtor Rural: Destinada a agricultores e produtores rurais que realizam a comercialização de produtos agrícolas ou pecuários. Essa inscrição permite a emissão de notas fiscais para vendas e aquisições de produtos agropecuários.
- Inscrição Estadual Substituto Tributário (IE ST): Esse tipo de inscrição é relacionado a empresas que atuam como substitutas tributárias. Isso significa que essas empresas são responsáveis por recolher o ICMS devido por outras empresas em determinadas operações. Geralmente, empresas que vendem produtos sujeitos à substituição tributária precisam ter essa inscrição.
- Cadastro Fiscal do Distrito Federal (CFDF): No Distrito Federal, em vez da Inscrição Estadual, é utilizado o Cadastro Fiscal do Distrito Federal. Funciona de maneira similar, identificando empresas para fins fiscais dentro do território do Distrito Federal.
Cada tipo tem suas particularidades e implicações fiscais específicas. É importante que as empresas entendam qual tipo de inscrição é apropriado para suas atividades comerciais e cumpram os requisitos legais correspondentes ao seu tipo de inscrição. Sempre é recomendável consultar as normas e regulamentos específicos do estado em questão para entender melhor como obter e manter adequada para sua situação.
Qual a diferença entre Inscrição Estadual e Inscrição Municipal?
São dois registros distintos usados em diferentes contextos mas possuem lógicas parecidas a Inscrição Estadual é relacionada à venda de produtos e ao ICMS,enquanto a Inscrição Municipal é associada à prestação de serviços e ao ISS.
Ela é emitida pelas prefeituras municipais e permite que a empresa recolha o ISS devido pela prestação de serviços naquele município. Empresas que atuam em setores de serviços, como consultoria, saúde, educação, entre outros, precisam de uma Inscrição Municipal.
Ambas são essenciais para cumprir as obrigações fiscais corretamente e variam de acordo com a natureza das atividades da empresa. É importante verificar as regulamentações específicas do estado e do município para entender quando cada tipo de inscrição é necessária.
FIQUE ATENTO: Prestadores de serviço que também vendem produtos precisam pagar os 2 impostos – ICMS e ISS. Logo, devem ter seus números de Inscrição Estadual e municipal regularizados.
MEI e Simples Nacional precisam ter Inscrição Estadual?
Veja que para o Micro Empreendedor Individual – MEI, a exigência da IE vai depender da atividade exercida. Um MEI que só atua na prestação de serviços deve se preocupar apenas com sua Inscrição Municipal. Já para os casos em que o microempreendedor atua com venda de mercadorias, seja em atividade industrial ou comercial, é preciso a emissão da NF-e ou NFC-e. Portanto, a Inscrição Estadual é exigida.
No caso do Simples Nacional, como o regime tributário é mais simples, pode existir essa dúvida. Mas, de novo, se a empresa exerce atividade sujeita ao ICMS, é necessária a existência da IE.
Inscrição Estadual X CAD ICMS
O CAD ICMS – Cadastro de Contribuintes do ICMS e a Inscrição Estadual referem-se a termos específicos no contexto fiscal e existe diferença entre elas. A Inscrição Estadual é atribuída aos contribuintes de ICMS e permite a emissão de Notas Fiscais, já o CAD ICMS é um banco de dados que contempla as informações de todos os estabelecimentos que a possuem.
A consulta no CAD ICMS é acessível a qualquer cidadão, permitindo a verificação através do número do CNPJ ou da Inscrição Estadual. Dessa forma, é possível conferir o status cadastral da empresa, que pode estar em diferentes condições: ativa, cancelada, suspensa de ofício, suspensa a pedido, em processo de suspensão a pedido, em processo de baixa, baixada de ofício ou baixada a pedido.
O que um software precisa ter quando se trata de IE?
Um software que se propõe a gerar notas fiscais eletrônicas precisa ter a informação cadastral de Inscrição Estadual. E precisa ter todo o tratamento das regras exigidas pela legislação, como no caso, o recolhimento do ICMS.
Além disso, a validação dos dados em XML, assinatura digital e geração do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) são necessários.
Emissão de NF-e e NFC-e com os componentes TecnoSpeed.
Então, na sua software house você precisa, além dos profissionais que desenvolvem e fazem a manutenção da solução, de alguém dedicado a acompanhar as regras de negócio impactadas por atualizações na legislação.
Afinal, é preciso garantir que seus clientes estejam com todas as obrigações fiscais em dia.
Outra forma de ter seu software atualizado frente à legislação e mostrar que sua empresa sabe bem o que é Inscrição Estadual e para que ela serve, é contar com parceiros especializados.
Assim, você e seu time podem se dedicar a funções mais estratégicas, como o desenvolvimento de dashboards de gestão, relatórios analíticos, atualizações tecnológicas e até consultoria de negócio. Enquanto seu parceiro garante o atendimento das obrigações fiscais e tributárias, como o vínculo da Inscrição Estadual e o recolhimento do ICMS.
Aqui na TecnoSpeed, por meio de integrações simples e seguras (via biblioteca DLL ou API), atendemos mais 2 mil software houses, com 98% de seus desenvolvedores satisfeitos.
