Você já ouviu falar em invoice? Esse documento não é tão conhecido no Brasil, mas conhecer o seu significado é bem importante. Vem ver tudo sobre ele!
Você tem interesse em entender mais sobre o universo dos documentos fiscais? Mesmo que você não tenha muita afinidade com esse assunto, é importante saber do que eles se tratam para evitar ter problemas com tributos e impostos.
Quando falamos em importação e exportação de mercadorias, um documento ganha destaque: o invoice, termo em inglês que faz com que esse documento pareça ser mais complicado do que ele realmente é.
Nesse artigo, vamos te mostrar o que exatamente é a invoice, qual sua importância nas operações de importação e exportação, quando ela deve ser emitida e como preenchê-la. No fim, temos mais uma sugestão de leitura que vai agregar muito em sua bagagem! Vamos lá? Boa leitura!
O que é um documento invoice?
A invoice é um documento equivalente a uma nota fiscal para compras e vendas ao exterior. De forma simplificada, é o que representa uma operação comercial.
Ela é importante para formalizar a transação, o que aumenta o nível de confiabilidade de importações e exportações.
Assim como qualquer outro documento fiscal, a invoice é responsável por representar uma operação à Receita Federal, mesmo que essa operação não aconteça somente em âmbito nacional. Como o produto ou serviço sai do Brasil ou chega a ele, é preciso que a Receita Federal tenha conhecimento sobre a movimentação.
Fora do Brasil, outros documentos também podem ser chamados de invoice, como espécies de boleto, contas e recibos. Mas a invoice que estamos falando aqui diz respeito ao documento fiscal de exportações e importações.
Por que emitir um documento invoice?
A invoice é o que torna uma transação legítima para fins tributários e de contabilidade, evitando que as empresas tenham problemas com a lei.
A invoice também dá mais seriedade e formalização para as exportações e importações, a fim de transmitir mais credibilidade a essas operações.
Quando a invoice precisa ser emitida?
A invoice precisa ser emitida em importações e exportações, ou seja, transações internacionais. Mas será que ela é sempre necessária?
Emissão opcional
Se o total das mercadorias não passar de US$ 3 mil, a emissão da invoice é opcional. Lembrando que é preciso considerar o equivalente a esse valor em outras moedas, então fique de olho na cotação.
Mesmo que o valor não ultrapasse os US$ 3 mil, é preciso apontar o código da natureza da operação.
Emissão obrigatória
Considerando a emissão opcional, a emissão passa a ser obrigatória em operações que ultrapassam os US$ 3 mil.
Na moeda americana, esse valor não parece muito alto, mas como ela é uma das moedas mais valorizadas do mundo, o valor final depois da conversão pode ser bastante significativo.
Uma invoice no valor de US$ 3 mil hoje, por exemplo, totaliza mais de R$ 15 mil. Por isso, o documento não pode ser negligenciado.
Na dúvida, é melhor sempre emitir a invoice para evitar contratempos com a fiscalização. Se tem como evitar dores de cabeça, não tem porque insistir em não emitir o documento, concorda?
Como preencher uma invoice
A invoice tem dados que devem ser preenchidos, mas não tem um formato exclusivo a ser seguido. | Imagem: Pexels
A invoice não tem um formato específico, ficando a critério das empresas como elas irão preencher o documento, desde que ele contenha os seguintes dados:
- Nome ou razão social do importador e do exportador
- Endereço do importador e do exportador
- Tipo de transporte (rodoviário, aéreo etc)
- Onde será o embarque e o desembarque
- Descrição detalhada dos itens transportados
- Quantidade e pesos (líquido e bruto)
- Preço unitário, valor total e moeda
- INCOTERMS
- Forma de pagamento
- Assinatura do exportador
- Tipo de embalagem
- Data de emissão.
O INCOTERMS são as cláusulas contratuais que se aplicam nas transações operacionalizadas internacionalmente. É uma espécie de lista com os deveres e obrigações de quem exporta e de quem importa.
Como pagar uma invoice
É possível pagar uma invoice de várias formas, como boleto, paypal e depósitos. Quem optar pelo pagamento via depósito bancário deve ter em mãos, o código SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) do banco do beneficiário.
Talvez o pagador precise ir até uma casa de câmbio para realizar esse pagamento, uma vez que apenas instituições autorizadas e credenciadas podem realizar esse tipo de operação.
Para as remessas internacionais, incide sobre o valor a taxa de transferência e o IOF.
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O invoice é um documento importante para quem está acostumado com os processos de importação e exportação, mas, mesmo que você não faça parte dessa área, é interessante saber sobre o assunto. Conhecimento nunca é demais, não é mesmo?
Nesse sentido, também pode ser relevante ficar por dentro das diretrizes da Nota Fiscal de Importação, um documento fiscal utilizado por empresas com relações com outros países.
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