Mais do que atender às demandas de ESG, o conceito de escritório paperless ou “sem papel” veio modernizar e tornar os negócios seguros e ágeis. Entenda!
Se você está por dentro das tendências de negócio, já deve ter ouvido o termo “paperless” por aí. Lidar com pilhas de documentos físicos requer organização dobrada, pode ser uma atividade estressante, além de cara e nem um pouco sustentável.
Para contornar esse problema, o conceito de escritórios “sem papel” está se tornando cada vez mais usual. A seguir, vamos te ajudar a entender a importância dessa ideia e como implementá-la em sua empresa. Acompanhe!
A era paperless
A era “paperless”, ou “sem papel”, está cada vez mais próxima de se tornar uma realidade no mundo dos negócios.
A pandemia alterou significativamente os modos de trabalho, trazendo à tona discussões sobre home office e trabalho remoto.
Sem acesso às impressoras do escritório, a alternativa mais fácil é aderir ao paperless e suas vantagens.
Hoje, colocar a ideia em prática não é somente um indicativo de atitude sustentável, é também uma forma de tornar processos organizacionais mais ágeis e diminuir custos estruturais.
Será que finalmente estamos chegando na era paperless, usando de autenticações digitais e outros recursos da tecnologia?
A responsabilidade ambiental nos negócios
Embora a sustentabilidade não seja o único foco quando falamos de paperless, ela ainda é um grande benefício resultante do escritório sem papel.
Usar papel tem inúmeros impactos para nós e para o meio ambiente. Em escritórios, o material atrai cupins, ocupa espaço, contribui para a geração de resíduos sólidos e é uma das razões para o desmatamento.
Segundo a DataScope, para produzir uma tonelada de papel, é preciso aproximadamente 115.000 litros de água. Além disso, estima-se que 45% de todas as cópias impressas e fotocópias acabam no lixo antes do dia acabar.
São números alarmantes, que impactam a todas as pessoas e, consequentemente, as empresas. É por isso que práticas empresariais éticas e sustentáveis são sempre boas para as pessoas, o planeta e os negócios.
Para Eugene Xiong, membro do conselho da Forbes, adotar valores como diversidade, saúde, transparência e gestão ambiental, pode ajudar as empresas a:
- Atrair e reter talentos;
- Aumentar a fidelidade do cliente;
- Promover o bem-estar econômico;
- E estimular o crescimento do mercado.
Para muitas companhias, as questões ambientais, sociais e de governança (ESG) são uma preocupação crescente da liderança executiva, investidores e conselho. Não apenas para atender às leis, mas também devido às demandas de colaboradores, clientes e clientes em potencial.
Paperless é a atitude que vai impactar positivamente empresas e sociedades. | Imagem: Pexels.
Mais do que sustentabilidade, é modernização
A transformação digital serve como ferramenta protagonista quando falamos de ESG. Tecnologias para análise de dados, inteligência artificial e autenticação digital melhoram drasticamente a segurança e identificação de atividades ilegais ou antiéticas no mercado.
E ainda, fornecem acesso igualitário a informações que aumentam a transparência corporativa, trazem economia financeira e agilidade nos processos corporativos.
Ou seja: pensar em conceitos como paperless é, fundamentalmente, sobre reduzir impactos ambientais negativos, mas vai muito além disso.
Mais segurança
Ter arquivos e documentos armazenados na nuvem traz muito mais segurança contra desastres naturais como inundações e incêndios. Embora você tenha que cuidar da proteção dos dados online, assim como cuidava dos papéis físicos, o registro e backup das informações torna mais fácil seu rastreamento e gestão.
Instituto de Tecnologia (ITI)
O ITI, Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, é o órgão que trabalha para o avanço da era paperless, já que é ele quem cuida dos processos de certificação digital no Brasil. O instituto nasceu da necessidade de digitalizar processos de forma segura e eficaz, principalmente com o advento da pandemia. Entenda a fundo sobre o papel do ITI e sua relação com os certificados digitais.
Como se tornar um empresa paperless?
Criar uma cultura 100% paperless pode parecer uma realidade distante, mas está mais próxima do que você imagina. Veja 3 dicas para começar a adotar novos hábitos com relação ao papel:
1. Entenda o que está sendo impresso
Pegue o registro da impressora para verificar como ela está sendo usada atualmente, e em quais tipos de documento. Veja quais precisam continuar sendo impressos e quais podem ser somente digitais e/ou transferidos para a nuvem.
2. Mude para a nuvem
Aplicativos em nuvem facilitam o armazenamento, o compartilhamento e a colaboração em documentos.
Com eles, você pode acessar seus arquivos facilmente em qualquer computador ou dispositivo móvel conectado à Internet, dispensando a impressão de arquivos em diversos casos. Comece a digitalizar e armazenar todos os documentos importantes.
3. Assine documentos digitalmente
A necessidade de assinaturas é um dos motivos pelo qual o uso do papel ainda prevalece. Felizmente, é possível assinar documentos com segurança usando autenticação digital.
Inclusive, para ter autonomia online sem precisar de papéis, o certificado digital é uma ótima opção. Com ele, além de assinar documentos digitalmente com validade jurídica, você também pode acessar sistemas públicos e autenticar operações eletrônicas.
Com as novas tecnologias, usar papel não é mais uma necessidade, é uma escolha que ignora as diversas vantagens do paperless nos negócios e seu menor impacto ambiental.
Saiba mais sobre essa realidade
Com a ascensão de processos inteiramente remotos, as tecnologias de certificação digital também avançaram.
Foi aí que surgiu a AR Eletrônica (Autoridade de Registro Eletrônica), uma forma de emitir certificados digitais e validá-los de modo 100% remoto e, ainda assim, seguro.
Esse método de emissão ainda está em fase de testes, mas com certeza se tornará um ótimo primeiro passo rumo a um escritório paperless. Por isso, vale conhecer e acompanhar as evoluções dessa implementação:
E fora isso, você já oferece certificado digital aos clientes do seu software? Se não, confira nossa proposta de parceria de certificado digital e entregue um serviço ainda mais completo ao seu cliente!
