Entenda tudo sobre conciliação bancária e descubra a diferença para o fluxo de caixa com nosso guia completo e atualizado!
Você já se deparou com termos como conciliação bancária e fluxo de caixa e ficou na dúvida sobre as diferenças entre eles? Se sim, você não está sozinho. Esses dois conceitos são essenciais para o controle financeiro de qualquer empresa, mas muitas vezes são confundidos.
E se você quer entender completamente o que é a conciliação bancária, como ela pode melhorar a saúde financeira dos negócios e, ainda, descobrir a diferença entre esses dois processos tão importantes, você está no lugar certo.
Neste guia completo sobre conciliação bancária, vamos abordar desde o conceito básico até as melhores práticas de implementação. Bora lá?
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é o processo de verificar se as transações registradas nos extratos bancários correspondem exatamente aos registros internos da empresa. É de extrema importância que esses números batam para que as contas da empresa não saiam dos eixos, comprometendo sua saúde financeira.
Ao realizar a conciliação bancária, você detecta erros, fraudes ou discrepâncias nas transações, além de verificar se todos os pagamentos e recebimentos foram devidamente registrados, oferecendo maior controle financeiro e segurança para o negócio.
Este processo garante que os saldos de caixa e as movimentações financeiras estejam corretos e de acordo com o que foi realmente registrado nos sistemas financeiros.
Ao contrário do que muitos pensam, conciliação bancária não é a mesma coisa que fluxo de caixa, mas um acaba dependendo do outro, já que é preciso analisar o fluxo de caixa para obter os dados da conciliação bancária.
Veja no vídeo mais detalhes sobre esse assunto:
Para que serve a Conciliação Bancária?
A principal função da conciliação bancária é garantir que os saldos financeiros da empresa sejam precisos e estejam atualizados. Isso inclui a identificação de erros, como lançamentos duplicados ou omitidos, e a verificação se os pagamentos e recebimentos foram processados corretamente.
Esse processo não só ajuda a evitar falhas nos registros financeiros, mas também mantém a empresa em conformidade com a legislação fiscal, evitando problemas futuros com auditorias.
Além disso, a conciliação bancária oferece um controle mais apurado sobre o fluxo de caixa da empresa, o que ajuda na tomada de decisões financeiras mais assertivas, como pagamentos de dívidas e investimentos em novos projetos.
Vantagens da Conciliação Bancária
A conciliação bancária é importante por vários motivos, mas principalmente para verificar se o controle financeiro interno é eficaz.
Detectar inconsistências também é um ponto-chave, mas isso é apenas uma consequência. A prática deve ser encarada como algo para validar os processos e diretrizes de controle financeiro.
Confira abaixo outras vantagens:
Garantir mais previsibilidade
A conciliação bancária ajuda a planejar e ter previsões mais realistas, sem deixar o empresário ou gestor no escuro. Com isso, todas as receitas estarão alinhadas com o saldo da empresa e também futuras entradas.
Manter os saldos atualizados
É indispensável saber quanto dinheiro tem disponível para as saídas, custos e possíveis imprevistos.
Com a conciliação bancária, você pode ter acesso a esse número sempre atualizado, mas lembre-se: ele precisa estar de acordo com o que mostra o controle financeiro interno.
Descartar a possibilidade de fraudes internas
Precisamos encarar a realidade e saber que sim, infelizmente, podem acontecer fraudes internas em uma empresa. Checando os valores do controle financeiro com os do banco, nenhum centavo vai passar batido.
Evitar problemas com o banco
Os bancos costumam ser instituições muito sérias e confiáveis, mas não podemos descartar a chance de acontecer fraudes ou qualquer outro tipo de problema como débitos indevidos, mesmo que não seja de autoria do próprio banco.
Se os valores não estiverem batendo, é preciso investigar e identificar a raiz dessa diferença.
Ter um fluxo de caixa mais realista
Algumas pessoas confundem fluxo de caixa com conciliação bancária, mas vale ressaltar que são coisas diferentes. Ao fazer a conciliação bancária, é possível visualizar melhor o que entra e o que sai de uma empresa e esses dados ficam mais realistas, porque passa a existir uma base de comparação.
Conciliação Bancária x Fluxo de Caixa: qual a diferença?
Agora que você entende o que é a conciliação bancária, é importante entender a diferença entre ela e o fluxo de caixa. Embora ambos os processos envolvam o controle financeiro da empresa, eles têm focos e objetivos distintos.
Como já mencionado, a conciliação bancária é o processo de verificar se as transações financeiras registradas pela empresa coincidem com os extratos bancários. Ela tem como objetivo garantir que todas as movimentações financeiras, como pagamentos e recebimentos, foram registradas corretamente, sem erros ou fraudes.
Já o fluxo de caixa se refere ao controle das entradas e saídas de dinheiro ao longo do tempo. Ele permite que a empresa saiba quanto dinheiro está disponível para realizar pagamentos, investimentos e cobrir despesas operacionais. O fluxo de caixa inclui todas as transações, independentemente de estarem ou não conciliadas com o banco.
Aqui está uma tabela para ilustrar melhor as diferenças entre os dois:
Como você pode ver, enquanto a conciliação bancária é fundamental para verificar se os registros estão corretos, o fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira para garantir que a empresa tenha dinheiro disponível para suas necessidades diárias.
Quem faz a Conciliação Bancária da empresa?
O departamento financeiro ou o contador geralmente realizam essa tarefa, pois possuem o conhecimento necessário para lidar com as transações bancárias e os registros contábeis. Em empresas maiores, as equipes podem dividir essa tarefa, com o gestor financeiro supervisionando o processo para garantir sua precisão.
A integração da API de Contas a Pagar da TecnoSpeed ao software de gestão da empresa permite que as transações bancárias se integrem diretamente ao sistema contábil. Isso libera os profissionais para focarem em outras áreas estratégicas.
Como fazer conciliação bancária? Confira o passo a passo!
Existem algumas formas de fazer a conciliação bancária, como as planilhas de Excel e o “bom” e velho papel, mas não é o recomendado.
Com o avanço dos softwares e outras soluções, ficou muito mais fácil e seguro fazer esses processos. Confira quais são as melhores práticas para fazer a conciliação bancária:
1. Definir um processo
Você deve monitorar e registrar todas as entradas e saídas de uma empresa para que não faltem dados para a conciliação bancária.
Definir um processo para isso é fundamental, e nós recomendamos que, depois de ter todos os registros de entradas e saídas em mãos, o gestor da empresa faça uma comparação desses dados internos com os dados bancários.
Depois, é preciso corrigir os erros para que as contas fiquem balanceadas. Faltou pagar algum fornecedor ou alguma conta? O cliente pagou e não houve a baixa? Tudo isso precisa estar alinhado.
2. Estabelecer um período
Diferente do fluxo de caixa, você não precisa fazer a conciliação bancária diariamente. Quinzenalmente é um bom período, algumas empresas costumam fazer isso em um espaço de tempo maior, mas para isso o fluxo de caixa deve ser impecável e precisa funcionar perfeitamente.
Quanto mais tempo passar, mais difícil pode ser de reaver qualquer valor indevido nas contas de uma empresa.
3. Contar com ajuda profissional
Para empresas recém-fundadas pode ser difícil contar com ajuda profissional para realizar tarefas contábeis, mas esse é um investimento valioso para se fazer quando possível. Administradores e contadores sabem exatamente como fazer e quais as melhores práticas, então não negligencie o trabalho desses profissionais.
4. Automatizar a Conciliação Bancária
Como falamos anteriormente, as planilhas e papéis que dependem de preenchimento manual de dados são mais propensas a divergências, justamente por ter o fator humano mais envolvido.
Automatizar processos pode parecer um desafio para muitas empresas, mas depois que as soluções são implementadas tudo fica mais fácil, rápido e a confiabilidade dos dados também aumenta.
Ferramentas como a API de Contas a Pagar da TecnoSpeed podem automatizar a conciliação bancária, tornando o processo mais ágil, seguro e preciso.
Como automatizar a Conciliação Bancária?
De acordo com uma pesquisa da consultoria Gartner, até 2026, mais de 80% das empresas terão utilizado APIs ou modelos de inteligência artificial generativa (GenAI), uma enorme mudança em relação aos menos de 5% de empresas que implementaram essas tecnologias em 2023. Isso reflete a crescente tendência de automação no setor financeiro, o que torna essencial para as empresas adotarem essas tecnologias para melhorar a precisão e eficiência da conciliação bancária.
Ferramentas como a API de Contas a Pagar da TecnoSpeed automatizam o processo de verificação das transações bancárias e dos registros financeiros. Permitindo, assim, que você dedique mais tempo a outras áreas do negócio.
A API de Contas a Pagar também oferece integração com sistemas financeiros e bancários, o que torna o processo ainda mais ágil e sem erros manuais.
FAQ da Conciliação Bancária
1. Quais são os principais erros cometidos durante a conciliação bancária?
Os erros mais comuns durante a conciliação bancária incluem lançamentos duplicados, omissões de transações, e falhas na identificação de transações não registradas. A conciliação manual também pode levar a erros humanos, como digitação incorreta de valores.
2. Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
A conciliação bancária verifica a precisão dos registros financeiros em relação aos extratos bancários, enquanto o fluxo de caixa controla as entradas e saídas de dinheiro da empresa ao longo do tempo.
3. De quanto em quanto tempo deve-se realizar a conciliação bancária?
Você deve realizar periodicamente, com a frequência ideal sendo mensal. No entanto, em empresas com transações financeiras intensas, pode ser necessário realizar quinzenalmente ou semanalmente.
4. A conciliação bancária pode ser automatizada?
Sim, você pode automatizar a conciliação bancária com ferramentas como a API de Contas a Pagar da TecnoSpeed, que integra as transações bancárias diretamente aos sistemas contábeis, agilizando a conferência e reduzindo o erro humano.
5. Como a conciliação bancária ajuda no fluxo de caixa?
A conciliação bancária ajuda a garantir que as transações financeiras sejam precisas, o que reflete diretamente no controle do fluxo de caixa. Ao evitar erros e fraudes, a empresa tem um controle mais eficiente das suas finanças.
