Responsável legal X representante legal: qual a diferença?

Apesar da confusão, responsável e representante legal são termos que representam papéis diferentes. Entenda e tire suas dúvidas neste artigo!


O certificado digital é uma tecnologia criptográfica que permite a realização de operações eletrônicas seguras e autênticas, em que o titular da certificação é sempre identificado, demarcando a origem do processo.

Porém, nem sempre o titular é realmente quem utiliza o certificado durante as operações, principalmente quando estamos falando em certificações de pessoas jurídicas. 

Nesse sentido, junto com o registro do titular, também é necessário identificar o representante e o responsável legal da certificação.

Sabia disso? Ficou na dúvida sobre o que cada um desses papéis representa? Neste artigo nós vamos te explicar tudo e te ajudar a não confundir mais. Continue lendo!

O que é representante legal?

O representante legal é a pessoa física que representa a empresa diante da Receita Federal e de outras pessoas físicas ou jurídicas que ela venha a se relacionar. Ou seja, quando o titular é uma pessoa jurídica, uma empresa, o seu representante legal é sempre seu sócio, sócio-administrativo ou dono.

O uso do certificado digital está sempre ligado e sob responsabilidade de seu representante, exceto quando esse nomeia, via procuração pública, um responsável legal para a utilização do certificado em seu nome e da empresa titular da certificação.

Apesar dessa possibilidade de autorização de uso da certificação por um terceiro, o representante legal não pode ser alterado ou ter seus dados atualizados sem que ocorra a invalidação do certificado digital. Neste caso, a emissão de um novo certificado é necessária.

O que é responsável legal?

O responsável legal é exatamente a pessoa física indicada e registrada pela Autoridade Certificadora da ICP-Brasil como autorizada a fazer uso da certificação digital em nome do representante legal e do titular do certificado.

Ou seja, o responsável é quem efetivamente terá a posse do certificado e sua chave criptográfica privada e será capaz de assinar documentos e autenticar operações por meio delas. O responsável não precisa obrigatoriamente fazer parte do grupo de sócios da empresa.

Conforme o Termo de Titularidade e Responsabilidade da ICP-Brasil, assinado no ato de emissão do certificado, as obrigações do responsável legal consistem em: apresentar a documentação original comprobatória dos dados constantes em seu Certificado Digital; e responsabilizar-se pela criação, troca, utilização e proteção das senhas, chave privada e da mídia que as contém.

Portanto, para a nomeação de um responsável legal, tanto o representante legal quanto o responsável a ser registrado devem comparecer à Autoridade de Registro em posse da documentação necessária para a certificação e da procuração que determina a autorização e os poderes concedidos ao responsável.

Por que há confusão?

A confusão entre esses dois papéis do universo dos certificados digitais não é incomum e ela pode acontecer por motivos diferentes. 

Primeiramente, nada impede que o representante legal seja também o responsável legal pelo certificado e quem o utiliza durante as operações. Ou seja, quando nenhum responsável é oficialmente indicado no Termo de Titularidade, esses dois papéis se misturam e são desempenhados por uma única pessoa.

Além disso, é válido lembrar que para todo CNPJ há uma pessoa física registrada na Receita Federal como responsável pela empresa, quem representa e responde pelo negócio juridicamente. No entanto, na língua das certificações essa pessoa é nomeada como representante

Essa dupla utilização do termo responsável com significados diferentes pode facilmente render uma confusão, porém o responsável legal pela empresa diante da Receita não diz respeito ao mesmo responsável pelo certificado.

De todo modo, agora você já sabe qual a diferença entre esses dois sujeitos da certificação digital e fica mais fácil não confundir os termos, não é mesmo?

Certificado digital e procuração

Mulher assinando documento com caneca.

Para donos de empresa, é fundamental saber a diferença entre representante legal e responsável legal.

Como já dito, o representante legal do certificado pode emitir uma procuração pública, junto à RFB ou de forma eletrônica, para que um novo sujeito assuma a responsabilidade e o uso do certificado digital, contemplando desde as aplicações de assinatura de documentos até as autenticações de acesso para serviços públicos, como os do portal e-CAC da Receita Federal.

Porém, a emissão e apresentação da procuração não exclui a necessidade de comparecimento do representante e do responsável à Autoridade Certificadora para a entrega dos documentos e assinatura do Termo de Titularidade e Responsabilidade.

Além disso, a procuração só é aceita pela Autoridade Certificadora se tiver sido emitida no máximo 90 dias antes da data do comparecimento e apresentação dos documentos para a certificação. Nela, os poderes cedidos ao responsável devem ser estabelecidos com exatidão.

Tipos de certificado digital e procuração

O estabelecimento de um responsável legal para o certificado a partir de uma procuração não é válido para todos os tipos de certificados digitais

Essa condição vale somente para certificações destinadas à pessoas jurídicas, sejam elas micro, pequenas, médias ou grandes empresas. Ou seja, é possível indicar um responsável legal para certificados do tipo e-CNPJ, por exemplo.

No entanto, quando estamos falando de certificados digitais de pessoa física, como o e-CPF e o e-Jurídico, a procuração e a transferência de responsabilidade não são admitidas, pois a certificação é emitida de forma nominal e funciona como uma identidade eletrônica do titular. 

Neste último caso, apenas o titular precisa ser identificado no Termo de Titularidade e Responsabilidade na hora da emissão da certificação e é ele mesmo quem cumpre o papel de representante e responsável legal do certificado.

Parceria Certificado Digital

Depois de entender um pouco mais sobre o mundo dos certificados digitais, que tal aproveitar uma oportunidade de negócio a partir deles?

Se você é desenvolvedor que atua em ou comanda uma software house, a proposta da TecnoSpeed de Parceira de Certificado Digital vai facilitar a sua vida e fazer sua empresa crescer!

O mercado de certificados digitais não para de crescer e passar a oferecer esse serviço junto com as suas soluções de software pode te trazer diversas vantagens, como o aumento do seu ticket médio, da satisfação dos clientes e das suas possibilidades de negócio.

Veja nossa Proposta Parceira de Certificado Digital

A TecnoSpeed te oferece o melhor custo-benefício para você começar a trabalhar com certificações e ainda te dá todo o suporte nessa nova empreitada da sua software house. Vamos crescer juntos?

Formado em Comunicação em Multimeios. Analista de Marketing da TecnoSpeed, focado em produção de conteúdos para mídias digitais.

Artigos relacionados