“Você sabe o que é o SPED Contribuições e como ele impacta seu negócio? Vamos desmistificar essa obrigação acessória e ajudar sua empresa ou software a se preparar adequadamente!”
Na rotina de obrigações acessórias, o SPED Contribuições se destaca como um elemento fundamental para empresas de software e ERP que precisam atender às demandas de seus clientes. Esta obrigatoriedade é responsável por apresentar ao Fisco o controle das contribuições sociais, especificamente PIS/Pasep e a COFINS.
Para os desenvolvedores, faz-se necessário entender a estrutura e as normas que regem essa obrigação acessória, porque a implementação correta garante a conformidade com a legislação vigente, e também evita multas decorrentes de dados incompletos ou incorretos.
Neste artigo, exploraremos as principais características do SPED Contribuições e os pontos importantes que as empresas de software devem considerar ao desenvolver soluções para seus clientes.
🟢Últimas atualizações: Nota Técnica 009/2024
Em 29 de outubro de 2024, foi publicada a Nota Técnica 009/2024 no Portal SPED, que aborda as alterações no leiaute da EFD-Contribuições para 2025. As principais mudanças incluem:
- Registro 0145: A partir de 1º de janeiro de 2025, não será mais permitido o preenchimento do “Registro 0145: Regime de Apuração da Contribuição Previdenciária Sobre a Receita Bruta” e, consequentemente, nenhum registro do Bloco P na EFD-Contribuições.
- Ajuste no Bloco D: O leiaute dos registros do Bloco D será ajustado para incluir o novo documento fiscal eletrônico modelo 62 (NFCom), além do modelo 55 (NF-e). As alterações nos registros D500 e D600 entrarão em vigor a partir de 1º de abril de 2025, conforme o Ajuste Sinief 49/2023.
O que é SPED Contribuições e como funciona?
A Escrituração Fiscal Digital das contribuições – EFD Contribuições é parte integrante do projeto SPED a que se refere o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, portanto, é uma obrigação acessória fundamental, pois permite que as organizações relatem às Administrações Públicas a apuração e a escrituração dos valores referentes ao PIS/Pasep e à COFINS. Sendo assim, o arquivo do SPED Contribuições deve ser validado e assinado eletronicamente por meio de um certificado digital no padrão ICP-Brasil, e sua transmissão ocorre no ambiente SPED. A entrega é feita de forma centralizada, abrangendo tanto a matriz quanto as filiais em um único arquivo.
As informações contidas nesse arquivo incluem um conjunto de informações dos documentos fiscais eletrônicos e demais operações relacionadas a receitas, custos, despesas, encargos e aquisições que geram créditos da não cumulatividade. Além disso, a EFD Contribuições contempla a escrituração da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, a identificação do contribuinte e as bases de cálculo para os valores das contribuições apuradas.
A correta elaboração do SPED Contribuições é essencial para garantir a transparência e a integridade das informações fiscais, além de facilitar a fiscalização por parte das autoridades tributárias.
É importante que os sistemas ERP estejam sempre atualizados em relação às mudanças na legislação, assegurando que seus softwares atendam às exigências do Fisco. Isso não apenas garante a regularidade fiscal, mas também proporciona um ambiente de negócios mais seguro e confiável.
Objetivos e sua importância
O SPED Contribuições tem como principal objetivo promover a integração dos fiscos através da padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, sempre respeitando as restrições legais. Além disso, busca uniformizar o envio dos dados relacionados à apuração de PIS/Pasep e Cofins, aos créditos da não cumulatividade e a outras informações de interesse econômico-fiscal. Essa abordagem torna mais ágil a identificação de ilícitos tributários, pois melhora o controle dos processos e proporciona um acesso mais rápido às informações, resultando em uma fiscalização mais efetiva, por meio do cruzamento de dados e auditoria eletrônica.
Dessa maneira, o envio do SPED Contribuições é fundamental para a gestão contábil e administrativa de sua distribuidora, pois facilita o processo de envio de informações contábeis e fiscais à Receita Federal do Brasil. Esse formato foi criado para reduzir a burocracia e otimizar a escrituração, garantindo que todas as informações relevantes sejam transmitidas ao Fisco de forma segura e padronizada.
Quem é obrigado a declarar o SPED Contribuições?
As pessoas jurídicas obrigadas a entregar o SPED Contribuições são definidas pela Instrução Normativa RFB nº 1.252. Esta norma estabelece que devem apresentar o documento às pessoas jurídicas de direito privado em geral, assim como aquelas equiparadas por legislações específicas do Imposto de Renda que apuram contribuições para PIS/Pasep, COFINS e a contribuição previdenciária que incide sobre a receita, sendo elas:
- Pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real: Essas empresas devem apurar suas receitas de forma detalhada, refletindo a realidade financeira e tributária.
- Pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Presumido ou Arbitrado: Mesmo aquelas que optam por um regime simplificado devem cumprir com essa obrigação acessória, assegurando que suas contribuições sejam corretamente reportadas.
- Instituições financeiras, como Bancos, Caixa Econômica e Sociedades de Crédito: Essas entidades têm obrigações específicas em relação ao controle e à apuração das contribuições, dada a natureza de suas operações.
A entrega do SPED EFD Contribuições é crucial para garantir a conformidade tributária e evitar penalidades. As informações devem ser apresentadas dentro de cada bloco e registro específico da EFD e dentro do prazo.
Quem está dispensado de apresentar?
Estão previstos vários casos de pessoas jurídicas que estão dispensadas da obrigação de entregar o SPED Contribuições, conforme estipulado pela Instrução Normativa RFB nº 1.252. Essas dispensas incluem:
- Pessoas jurídicas imunes e isentas do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ): Essas entidades estão dispensadas se a soma dos valores mensais das contribuições apuradas, objeto de escrituração nos termos desta Instrução Normativa, for igual ou inferior a R$ 10.000,00 (dez mil reais).
- Pessoas jurídicas inativas: Aqueles que se mantiveram inativas desde o início do ano-calendário ou desde a data de início de atividades estão isentos da entrega do SPED EFD Contribuições, relativamente às escriturações correspondentes aos meses em que se encontravam nessa condição.
- Pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional: As empresas que optam por este regime simplificado de tributação também estão dispensadas da obrigação de entrega do SPED EFD Contribuições.
- Outras entidades: Além das mencionadas, diversas outras pessoas jurídicas, como sociedades desportivas, associações sem fins lucrativos e fundações, também podem estar dispensadas da entrega dessa obrigação, dependendo de suas características e da legislação aplicável.
É importante que as empresas entendam suas obrigações e isenções para garantir a conformidade tributária e evitar possíveis penalidades.
Qual o prazo de entrega da EFD Contribuições?
O prazo para a entrega da EFD Contribuições é fixado até o décimo dia útil do segundo mês subsequente ao período de apuração. Por exemplo, se as informações correspondem ao mês de março, a entrega deve ser realizada até o décimo dia útil de maio, que é o segundo mês subsequente, e em situações de retificação das informações, o prazo é estendido até o último dia útil do ano seguinte ao ano de referência da escrituração a ser corrigida.
É importante ressaltar que, em casos de atraso ou entrega incorreta de informações, penalidades são impostas conforme a Lei 13.670/2018:
- Multa de 0,5% da receita bruta da empresa, se não forem atendidos os requisitos de apresentação dos registros.
- Multa de 5% sobre o valor da operação omitida ou informada incorretamente, limitada a 1% da receita bruta.
- Multa de 0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta, com um limite de 1%.
Essas penalidades visam assegurar a conformidade e a precisão das informações apresentadas pelas empresas.
Estrutura do arquivo do SPED Contribuições (EFD Contribuições)
A estrutura do arquivo do SPED Contribuições é composta por blocos, cada um contendo um registro de abertura, registros de dados e um registro de encerramento. Cada bloco refere-se a um agrupamento de documentos e informações econômico-fiscais ou contábeis. A apresentação de todos os blocos é obrigatória, e o registro de abertura do bloco indicará se haverá ou não informações a serem apresentadas.
Para uma compreensão detalhada sobre a estrutura e os blocos da EFD Contribuições, é recomendável consultar o Guia Prático, disponível no Portal do SPED. Este guia fornece informações sobre os diferentes blocos e suas respectivas funções, facilitando a correta elaboração e submissão dos documentos. E os principais blocos abordados no Guia Prático da EFD Contribuições são:
- Bloco 0 – Abertura, Identificação e Referências.
- Bloco A – Documentos Fiscais – Serviços (ISS).
- Bloco C – Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI).
- Bloco D – Documentos Fiscais II – Serviços de Transporte e Comunicações (ICMS).
- Bloco F – Demais Documentos e Operações.
- Bloco I – Operações das Instituições Financeiras e Assemelhadas, Seguradoras, Entidades de Previdência Privada e Operadoras de Planos de Assistência à Saúde.
- Bloco M – Apuração da Contribuição e Crédito de PIS/PASEP e da COFINS.
- Bloco P – Apuração da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta.
- Bloco 1 – Complemento da Escrituração – Controle de Saldos de Créditos e de Retenções, Operações Extemporâneas e Outras Informações.
- Bloco 9 – Controle e Encerramento do Arquivo Digital.
Como entregar o SPED Contribuições?
O envio dos dados do SPED Contribuições é um processo que envolve a geração, validação e envio de um arquivo digital. Abaixo, detalhamos um passo a passo:
- Geração do Arquivo: A pessoa jurídica deve utilizar um software de gestão fiscal para criar um arquivo digital, seguindo o leiaute estabelecido pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB). Este arquivo deve conter todos os documentos fiscais e as operações que impactam a incidência das contribuições sociais e dos créditos da não-cumulatividade, além da CPRB, referentes a cada período de apuração.
- Validação: O arquivo gerado deve ser importado e validado pelo Programa Validador e Assinador (PVA da EFD-Contribuições), disponível no site do SPED e da RFB. O PVA permite também editar, excluir ou adicionar informações necessárias à escrituração de qualquer operação sujeita a essas contribuições.
- Envio: Antes de instalar o PVA EFD-Contribuições, é necessário ter a máquina virtual do Java instalada. Após a importação ou criação da escrituração, é possível visualizá-la no próprio Programa Validador, que oferece opções de pesquisa de registros e geração de relatórios. Com o arquivo validado, ele pode ser enviado diretamente à Receita Federal. A confirmação do envio gera um recibo que comprova o cumprimento da obrigação.
Este processo garante que as informações sejam apresentadas de forma correta e dentro dos prazos estabelecidos.
Erros comuns no envio e como evitá-los
A entrega correta da EFD-Contribuições é essencial para garantir a conformidade fiscal e evitar multas. No entanto, muitas empresas enfrentam desafios, especialmente em relação ao preenchimento preciso das informações. Os erros mais comuns incluem informações incorretas sobre receitas financeiras, omissão de dados obrigatórios, preenchimento inadequado da base de cálculo e alíquotas do PIS e COFINS, ocultação de valores retidos na fonte e o envio de documentos fiscais desnecessários esses erros podem resultar em complicações fiscais significativas.
Para evitar essas falhas, é importante que as empresas realizem revisões rigorosas das informações antes de submetê-las ao Fisco, incluindo a validação do arquivo no PVA da Receita Federal, que ajuda a identificar inconsistências e facilita a correção de eventuais erros. A adoção de um sistema ERP que automatize a escrituração fiscal pode reduzir significativamente a incidência de erros, pois esses sistemas aplicam verificações automáticas e garantem que os dados estejam sempre de acordo com as regras fiscais.
Dessa forma, a atenção aos detalhes e a utilização de tecnologias adequadas são fundamentais para assegurar a precisão na entrega da EFD Contribuições, minimizando riscos e garantindo a conformidade fiscal.
Automação e validação do SPED Contribuições
A elaboração correta do SPED Contribuições é crucial para desenvolvedores de ERPs e sistemas que lidam com o envio de informações fiscais. A automação e a validação do SPED Contribuições são aspectos essenciais para garantir a conformidade e evitar infrações fiscais para isso alguns pontos devem ser considerados:
Base de Dados
É imprescindível que o ERP utilizado tenha uma base de dados confiável, tenha o controle dos dados dos documentos fiscais eletrônicos e das operações de crédito e receitas da empresa, além de que seja armazenado com segurança. Isso assegura que as informações enviadas à Receita Federal sejam precisas, garantindo que a declaração do PIS e da COFINS esteja em conformidade com as normas legais. Além disso, é importante acompanhar as mudanças na legislação fiscal e adaptar a base de dados para receber essas novas informações e realizar o envio correto.
Automação
A automação na geração do arquivo do SPED Contribuições pode ser aprimorada por meio de integrações que conectam os dados dos documentos fiscais eletrônicos às informações necessárias para cada registro. Essa abordagem não apenas acelera o processo de geração e envio dos arquivos, mas também minimiza a probabilidade de erros humanos.
Validação
A validação, por sua vez, é um passo crítico que garante a integridade e a precisão dos dados antes da submissão. Com regras de validação implementadas nos sistemas, é possível identificar inconsistências ou dados faltantes, permitindo que as correções sejam feitas antes que os arquivos sejam enviados. Isso ajuda a evitar multas associadas a informações incorretas.
Atualizações e manutenção: como o SPED Contribuições pode impactar o desenvolvimento de software
As atualizações e manutenções no SPED Contribuições têm um impacto significativo no desenvolvimento de software, especialmente para empresas que precisam se adaptar às novas exigências fiscais. As constantes alterações nos documentos fiscais eletrônicos afetam os detalhamentos nos registros da EFD Contribuições e exige que as software houses realizem atualizações regulares em seus sistemas, garantindo conformidade com as novas regras e formatos.
Essas mudanças muitas vezes incluem a adição de novos campos e ajustes em registros existentes, o que demanda tempo e recursos da equipe de desenvolvimento. Além disso, a integração com novos modelos de documentos fiscais, como a NFCom – Nota Fiscal Fatura de Serviço de Comunicação eletrônica, requer modificações nos sistemas para envio.
A necessidade de validações rigorosas antes da transmissão dos dados também se torna um aspecto crucial, pois não apenas melhora a qualidade das informações enviadas, mas também reduz o risco de penalidades por erros. Isso implica que as soluções de software precisam ser mais robustas e capazes de lidar com essas exigências. Além disso, as atualizações frequentes criam uma demanda por treinamento e suporte técnico, tanto para os desenvolvedores quanto para os usuários finais, aumentando a responsabilidade das software houses em educar seus clientes sobre as novas funcionalidades e requisitos.
Facilite o SPED: Novo Módulo para Automação Fiscal com o PlugStorage
Sabemos que lidar com o SPED é um processo complexo: a geração do arquivo requer conhecimento profundo de contabilidade e apuração de impostos, além da atenção a cada um dos registros e campos, pois qualquer erro pode resultar em problemas fiscais sérios. Pensando nisso, estamos desenvolvendo um novo módulo de SPED integrado ao PlugStorage, com ele, ao enviar os XMLs das notas emitidas e recebidas, iremos lhe ajudar com o trabalho contábil e fiscal para interpretar e gerar boa parte do arquivo SPED com mais software e menos esforço.
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