Entenda o que é um arquivo de remessa, o que significa o retorno e também como criar esse documento tão importante para suas transações financeiras.
Para que uma empresa mantenha um equilíbrio saudável entre entradas e saídas, é preciso que o sistema de cobranças seja descomplicado, eficiente e seguro. Independente das formas de pagamento disponibilizadas pelas empresas e instituições, é de fundamental importância que essas transações sejam feitas de acordo com normas fiscais para garantir proteção a quem cobra e a quem paga.
Quando uma empresa faz cobranças por meio de boleto, eles devem ser emitidos acompanhados por um arquivo de remessa, que é o que garante o registro do documento nos bancos. Esse documento precisa seguir algumas diretrizes e as empresas devem estar cientes do que ele significa e qual sua importância para transações bancárias e também para evitar fraudes e erros.
Acompanhe a leitura para entender tudo sobre o universo dos arquivos de remessa, como eles funcionam e por que eles são importantes para a saúde financeira das empresas e para a segurança dos clientes.
O que é um arquivo de remessa
O arquivo de remessa é um documento enviado ao banco ou instituição financeira para sinalizar a emissão de uma cobrança registrada como, por exemplo, um boleto. Esse arquivo contém informações que permitem registrar ou dar baixas em cobranças, pagamento de títulos, impostos e folha de pagamento.
Um boleto só pode ser registrado com sucesso quando estiver acompanhado do arquivo de remessa, facilitando os processos para o banco, para o emissor e para o pagador.
De forma resumida, ele é um arquivo que contém todos os dados que o banco precisa saber sobre determinada cobrança.
O que é envio de remessa?
O conceito de arquivo de remessa é fundamental para dominar o fluxo de emissão de boleto. | Foto: Pexels
O envio de remessa é o ato de emitir o arquivo e enviá-lo ao banco no layout padrão, que é o CNAB, um formato criado pela Federação Brasileira de Bancos (FEBRABAN) para a padronização desses documentos.
Os bancos podem ter outras particularidades além das exigidas pelo CNAB, mas elas precisam ser respeitadas e, de modo geral, elas são suficientes para que os trâmites em questão funcionem de forma eficiente.
Existem dois tipos de CNAB, o CNAB 400 e o CNAB 240. O 400 armazena menos informações, até 400 posições por registro. Ele faz uso do serviço de cobrança simples e garantida e dá permissão à postagem de serviços de Protesto e também pelos Correios.
O CNAB 240, embora sua nomenclatura sugira ser uma categoria inferior, consegue armazenar uma quantidade maior de informações. Ele permite 4 segmentos de até 240 posições. Esse formato possibilita agendar pagamento de título, pagamento de contas e serviço de Custódia e Protesto de Cheques.
A maioria dos bancos aceita os dois layouts, mas ainda existem algumas instituições que aceitam só um. Atente-se também aos softwares de gestão, que podem suportar somente um desses layouts.
Como criar um arquivo de remessa?
Esse processo pode ser feito de forma manual, mas isso aumenta as chances de erros e também diminui a produtividade do responsável por essa tarefa.
Não é segredo para ninguém que é extremamente vantajoso automatizar a maior parte dos processos de uma empresa. Por isso, é possível criar um arquivo de remessa de forma automatizada, caso a empresa tenha um software de gestão ou emissão de boletos.
Alguns softwares, porém, não possibilitam a geração automática e é preciso fazer isso manualmente. Não existe um caminho padrão, já que cada software funciona com suas particularidades.
No geral, esse processo costuma ser bem simples e intuitivo. Para esclarecer essa dúvida, contate a empresa responsável pelo software e relate essa questão.
O que é um arquivo de remessa e retorno?
O arquivo de remessa é o documento gerado pelo emissor da cobrança e o arquivo de retorno é o que o banco devolve, registrando o documento de cobrança. É um processo interdependente, ou seja, um precisa do outro para acontecer.
O arquivo de remessa é um arquivo de texto que contém as informações que o banco necessita para gerar um arquivo de retorno, assim o cedente pode receber do pagador o valor referente ao serviço prestado ou produto vendido.
Para entender um pouco mais sobre as características e funções desses arquivos, assista a este vídeo em que o Lucas Gusmão explica de forma bem didática como esses processos ocorrem:
Para que serve o CNAB?
Padronização é a melhor forma de otimizar processos e manter um certo nível de organização entre empresas, clientes e instituições financeiras. Para isso, também é importante que exista uma diretriz única para comunicar arquivos de remessa e de retorno. A FEBRABAN criou o CNAB, que significa Centro Nacional de Automação Bancária.
O CNAB é um layout padrão para enviar e receber informações digitais entre empresas e bancos. Essas informações podem ser variadas, como por exemplo o nome da empresa, nome do cliente, CNPJ, CPF, instituição financeira, valor do documento e outros dados pertinentes.
Ele serve para a padronização dessas informações entre as diversas empresas e instituições bancárias, para que todas as diretrizes sejam seguidas, minimizando erros que podem resultar em prejuízos.
Como funciona o fluxo da remessa?
- O cliente gera o arquivo de remessa no layout esperado pelo banco;
- Envia esse arquivo via internet banking;
- O banco recebe esse arquivo de remessa, processa e, apenas no dia seguinte, gera um outro arquivo, chamado arquivo de retorno;
- O cliente acessa o internet banking novamente e baixa esse arquivo de retorno;
- E importa esse arquivo no sistema que utiliza, para finalmente saber o resultado do processamento do banco – referente aos boletos enviados na remessa do dia anterior.
Um tanto quanto demorado, não?
Problemas que seu cliente pode enfrentar
Os arquivos de remessa garantem que os boletos sejam registrados antes do pagamento.
Assim, se o boleto bancário não passar por esse processo, certamente será rejeitado. Esse é, sem dúvidas, um dos maiores problemas para o seu cliente.
Isso porque, imagine que o responsável por mandar essa remessa ao banco, em algum momento, se esqueça de enviar algum arquivo e os boletos fiquem sem registro? Quantos atrasos seu cliente teria na hora de receber!
Além disso, um outro problema é a segurança. Uma vez que o responsável por enviar essa remessa precisará do acesso à conta da empresa, ou seja, ter em mãos informações como senha, plugar o token, entre outros.
Não dá para confiar em qualquer pessoa, certo?
Como o PlugBoleto pode resolver isso?
Eliminar processos manuais na geração do arquivo de remessa não é mais um objetivo, mas uma necessidade para facilitar o processo de cobrança do seu cliente, desenvolvedor.
Com a transmissão automática do PlugBoleto, o cliente do seu software não precisará mais acessar o portal de cada um dos bancos para transmitir remessas e coletar retornos, e com o registro via web service bancário a segurança das suas informações estará garantida.
Saiba mais sobre esses recursos do PlugBoleto:
