Você sabe o que é uma nota fiscal cancelada? Quando e como utilizar? Veja este guia completo e implemente no seu software!
Por mais que você automatize boa parte das rotinas através do seu ERP, o processo de faturamento de uma empresa sempre passa por intervenções humanas, e portanto, está suscetível a erros.
A legislação permite diferentes formas de corrigir este erros da emissão de documentos fiscais eletrônicos, que variam de acordo com o segmento e as opções disponíveis em cada Unidade Federativa. No entanto, dependendo do motivo do pedido, a alternativa é cancelar a nota fiscal.
Portanto, se o seu software possui módulo de emissão de NF-e e/ou NFC-e, ele também precisa permitir o cancelamento de NF-e e/ou NFC-e, pois eventualmente, seus clientes vão precisar cancelar uma nota.
Neste artigo explicamos o que é uma nota fiscal cancelada e para quais momentos a prática é indicada. Boa leitura!
Nota Fiscal cancelada: é possível?
Sim! Mas, atenção: a nota fiscal só pode ser cancelada se o produto ainda não tiver saído da empresa que o comercializou, isso significa que a mercadoria não pode estar em circulação; e se o protocolo de Autorização de Uso já tiver sido gerado no sistema de emissão.
Outra variável que precisa ser observada antes de cancelar a NF-e é se o contribuinte já passou pela etapa Ciência da Emissão, declarada antes do download do XML. Caso já tenha passado, não será possível fazer a anulação do documento.
Para ter uma nota fiscal cancelada também é fundamental se atentar ao prazo: a maioria das UF’s costuma trabalhar com o cancelamento em até 24 horas após a autorização do Fisco, porém, há Estados que possuem regras próprias.
O que é e quando optar pelo cancelamento?
O cancelamento de NF-e é um evento que permite retirar a validade fiscal e a incidência de impostos de uma determinada Nota Fiscal eletrônica – NF-e, modelo 55, ou Nota Fiscal do Consumidor eletrônica – NFC-e, modelo 65, que já tenha sido autorizada pelo Fisco.
Normalmente, este recurso é utilizado quando uma nota foi emitida com informações incorretas, como CNPJ, nome do fornecedor, cálculos de tributos e valores da nota. Dependendo do erro cometido, é possível utilizar uma Carta de Correção Eletrônica ao invés do cancelamento de NF-e. Além disso, em caso de duplicidade da NFC-e, deve ser utilizado o recurso de Cancelamento por Substituição.
Deve-se optar por utilizar da emissão de uma nota fiscal cancelada quando houver erros de digitação nos campos de preenchimento obrigatório da nota fiscal, como nome de fornecedores; nos números do CNPJ ou razão social e também quando os cálculos indicados no campo de valores estiverem equivocados. Também é permitida nos casos em que o consumidor desiste de fazer o pedido de determinado produto ou quando o serviço não chegou a ser executado. Veja outras alternativas além do cancelamento:
Nota fiscal de estorno/ajustes
É permitida a emissão de nota fiscal de estorno para os casos que a mercadoria não saiu do local, e pode ser usada mesmo após o término do prazo de cancelamento da NF-e no Estado de atuação da empresa.
Nota fiscal de devolução
É uma opção para quando a mercadoria foi devolvida, em situações em que houve movimentação e pode ser usada antes ou depois do prazo de cancelamento da nota emitida expirar.
Cancelamento extemporâneo
Dentro do cancelamentos dos documentos fiscais é possível utilizar também do cancelamento extemporâneo é um recurso que as Secretarias de Fazenda (SEFAZ) disponibilizam para o contribuinte que precisa cancelar um documento fiscal eletrônico depois que o prazo de cancelamento convencional e previsto por lei for excedido. Porém para a realização desse cancelamento, a empresa entra em contato com a Sefaz do seu estado requerendo o cancelamento extemporâneo do documento eletrônico.
Por isso deve ficar atento e sempre conferir o prazo que o Estado dá para o cancelamento dos documentos fiscais eletrônicos, pois cada unidade federativa ajusta os próprios prazos para o cancelamento.
Quais são os prazos para solicitar o cancelamento?
Para solicitar o cancelamento devem ser observados as regras que variam de Estado para Estado: há UF que permitem o cancelamento em até duas horas após a autorização e outros que trabalham com dois dias de prazo. Portanto, o primeiro passo é se informar sobre quais regras sua empresa está submetida.
Já no caso da NFC-e, o prazo de pedido de cancelamento é de apenas 30 minutos, caso ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento conforme publicada pelo Confaz.
É importante ressaltar que, tanto na NF-e quanto NFC-e, o cancelamento só pode ser feito antes do fato gerador, isto é, antes da mercadoria sair do estabelecimento do emitente.
Procure saber qual é o percentual da penalidade e o valor que vai incidir sobre a nota para os casos em que o prazo foi perdido. A fiscalização é feita pela Receita Federal e o valor da multa é de 1,5% (em cima do valor da transação).
Como cancelar uma NF-e?
O cancelamento é um evento da NF-e. Consiste em um arquivo XML referindo-se à nota a ser cancelada e informando a justificativa do cancelamento.
Confira um XML de exemplo de um cancelamento de NF-e:
Se você utiliza o NFe TecnoSpeed ou o NFC-e TecnoSpeed, veja o passo-a-passo para realizar um Cancelamento de NF-e ou NFC-e:
- Cancelar NF-e via Componente
- Cancelar NF-e via API (Manager SaaS)
- Cancelar NFC-e via Componente
- Cancelar NFC-e via API (Manager SaaS)
Como saber se a nota fiscal foi cancelada?
Para o emitente saber se a nota fiscal foi cancelada, é preciso acessar o sistema da Sefaz e consultar o status da nota. Pois uma vez que o documento eletrônico foi emitido e validado continua no sistema da Sefaz, apenas seu status que muda muda aplicando o cancelamento.
Já o destinatário e outras pessoas precisam da chave de acesso da nota fiscal para consultar a sua validade. Com o código “em mãos”, e certificado digital é possível acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica e inserir a chave no campo de consulta.
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