Como fazer a Qualificação Cadastral do eSocial na prática

Tudo o que você precisa saber sobre a qualificação cadastral do eSocial em um único lugar. Clique e veja o nosso passo a passo completo para você.


O uso do eSocial passou a ser obrigatório desde janeiro de 2018. Desde então as empresas têm se preocupado com a geração e transmissão dos eventos para os web services.

No entanto, existem empregadores que têm ignorado uma das etapas mais importantes da implantação do eSocial: a Qualificação Cadastral

No artigo de hoje vamos entender como a Qualificação Cadastral funciona, qual a sua importância e como é realizada a sua aplicação?

Preparado? Então vamos lá!

eSocial: o que é e como funciona?

O eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas) é uma plataforma criada pelo governo federal para unificar e centralizar o envio de informações fiscais, trabalhistas, tributárias e previdenciárias sobre os trabalhadores. 

Uma das principais propostas do programa é acabar com a aglomeração de papéis, concentrando todas as informações no site em formato digital. 

Como foi criado para substituir uma quantidade enorme de documentos físicos, os dados transmitidos no eSocial são organizados em eventos para facilitar a sua compreensibilidade.

eSocial TecnoSpeed

Esses eventos são divididos em três grupos, sendo eles: 

  • Eventos iniciais: concentram as informações sobre o empregador como, por exemplo, classificação fiscal e estrutura administrativa.
  • Eventos de tabela: são as informações que se repetem em diversos eventos periódicos e não-periódicos como horários/turnos de trabalho e dados do contribuinte, entre outros.
  • Eventos não periódicos: são os acontecimentos que não tem uma data pré-fixada para acontecer como a admissão de trabalhadores, alteração de contratos de trabalho, enfim.

Uma vez que implica uma quantidade enorme de informações, os profissionais de RH e contadores, entre outros, precisam certificar que os dados no eSocial estão corretos e são compatíveis com as bases do CPF (Cadastro de pessoas físicas) e CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais). 

E para isso, devem realizar a Qualificação Cadastral do eSocial. 

O que é a Qualificação Cadastral do eSocial?

A Qualificação Cadastral é o processo de regularização do cadastro dos trabalhadores no banco de dados da empresa. 

Esse procedimento têm como propósito garantir a confiabilidade dos dados cadastrados no sistema bem como confrontar essas informações junto à base de dados do CPF e do CNIS.

É um processo que precisa ser realizado cuidadosamente por todos os empregadores antes do envio de qualquer evento ao eSocial. 

Como os dados da empresa serão confrontados com as informações contidas no próprio eSocial, é preciso garantir a credibilidade dos dados. Tudo para evitar que os eventos transmitidos sejam rejeitados.

Vale lembrar que, além da transmissão dos eventos, a empresa também precisa se preocupar em se manter atualizada sobre o cronograma de entrega de todas as informações. 

No dia 24 de dezembro de 2019, o Secretário Especial de Previdência e Trabalho publicou a Portaria nº 1.419, que apresentou o novo calendário de obrigatoriedade do eSocial. 

Veja o cronograma atualizado para 2020.

Importância desse procedimento para as empresas

A Qualificação Cadastral é um procedimento importante para evitar problemas na hora de transmitir as informações.

Se a empresa não faz o processo corretamente e os dados apresentam divergências, fica impedida de enviar as obrigações tributárias, trabalhistas e previdenciárias pelo sistema do eSocial.

Ou seja, ela pode perder tempo e arcar com retrabalhos. Além de ter dores de cabeça no futuro.

Como fazer a Qualificação Cadastral

Embora o eSocial já tenha se tornado uma obrigatoriedade, ainda existem empresas que não realizaram o processo de Qualificação Cadastral. 

Para ajudá-las a otimizar esse procedimento, a Receita Federal disponibilizou no Portal do eSocial uma ferramenta gratuita de Consulta de Qualificação Cadastral.

Essa ferramenta permite que o empregador verifique todos os dados do trabalhador, que estão em posse da empresa, junto as informações dos órgãos oficiais como a previdência e o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço)

Por meio dessa ferramenta é possível examinar se o cadastro dos funcionários está correto e se existe qualquer tipo de inconsistência que precisa ser corrigida. 

O processo de Consulta de Qualificação Cadastral pode ser realizado por meio do Módulo Web ou Módulo Lote. A seguir veja como cada um dessas modalidades funciona.

Tipo de consulta pela web

O módulo web é a modalidade mais eficiente para evitar erro na transmissão das informações. Seu visual é simples, dinâmico e a conferência dos dados pode ser feita manualmente. Logo, é ideal para empresas que possuem poucos funcionários. 

Como o próprio nome já diz, a emissão e transmissão dos dados são realizados pela web, de modo online. Ou seja, a empresa não precisa ter um software próprio para geração do arquivo. Basta utilizar o layout sugerido pelo portal do eSocial.

No módulo web, o empregador deverá acessar a ferramenta gratuita de Consulta de Qualificação Cadastral e preencher um formulário com as informações individuais de cada trabalhador. 

Tipo de consulta de lote

Se o Módulo Web é indicado para os pequenos empreendedores, o módulo lote é direcionado para as empresas de grande porte. Isto é, aquelas que possuem em seu cadastro um número maior de funcionários.

Como as empresas de grande porte precisam preencher e transmitir as informações de todos os trabalhadores, os profissionais envolvidos com a geração do arquivo podem perder muito tempo realizando essa tarefa manualmente. 

Então, o módulo lote acaba sendo a melhor alternativa.

Diferente do módulo web, o módulo lote permite o envio de um arquivo de texto integrado, contendo os dados de todos os trabalhadores. 

Uma vez que todas as informações estão inseridas em um mesmo documento, o empregador consegue otimizar a emissão e transmissão dos dados.

Se durante a conferência do arquivo as informações não baterem com a base do CPF e CNIS, a empresa deverá corrigir os erros indicados pela Consulta de Qualificação Cadastral para só então gerar e emitir os eventos do eSocial.

Passo a Passo para realizar a Qualificação Cadastral do e-Social

Agora que você já sabe o que é e qual a importância da Qualificação Cadastral, veja o passo a passo para realizar esse procedimento corretamente.

Passo 1: Consulte a Qualificação Cadastral

Para realizar a consulta simples e manual, acesse esse link e clique em “Consulta Qualificação Cadastral”. Depois, selecione o módulo de pesquisa que deseja realizar.

Você pode realizar a “Consulta Qualificação Cadastral online”, para consultar as informações de até 10 trabalhadores, ou clicar no módulo “Consulta Qualificação Cadastral em lote” se o número de trabalhadores for superior a 10.  

Passo 2: Insira as informações de cada trabalho

Selecionado o módulo de pesquisa, é hora de digitar os dados de cada trabalhador. Nessa etapa é importante que as informações sejam inseridas exatamente como consta nos documentos deles. 

Feito isso, clique em “adicionar” e em seguida “consultar”. Depois insira o símbolo captcha e aguarde. 

Passo 3: Verifique as divergências

Caso o resultado da pesquisa aponte que os dados do trabalhador estão incorretos, o sistema irá informar qual a ação deve ser feita pela empresa.

Se o sistema indicar que o CPF informado é nulo ou cancelado, por exemplo, o responsável deve dirigir-se até uma unidade da Receita Federal. 

Da mesma forma, se o CPF estiver suspenso, deve acessar o site da Receita para regularizar o documento. 

Seja qual for a divergência identificada, o sistema dará as orientações necessárias para corrigir o problema. 

Fluxo Completo do processo de Qualificação Cadastral

O processo de Qualificação Cadastral inicia no momento em que o setor de RH emite o arquivo de remessa. 

Depois que é feito o upload do arquivo .txt no site do governo, a empresa precisa aguardar até 48 horas para a validação. 

Após esse período, deve fazer o dowload do arquivo de retorno com as inconsistências que deverão ser corrigidas antes do eSocial entrar em vigor.

veja aqui como funciona o fluxo de qualificação cadastral

Fluxo completo do processo de Qualificação Cadastral.

Relatórios

Esse arquivo de retorno pode ser dividido em dois tipos de relatórios: arquivo processado e arquivo rejeitado. 

Tipo 1: Arquivo processado

O arquivo processado vai apontar as divergências de dados e orientar o procedimento a ser feito para o ajuste.

Então, se o arquivo de retorno conter a palavra “processado”, o profissional de RH deve gerar esse relatório.

Tipo 2: Arquivo rejeitado

O “arquivo rejeitado” vai apontar o motivo das inconsistências que bloquearam o processo dos colaboradores no arquivo de remessa.

Se o arquivo de retorno conter a palavra rejeitado, a empresa deve então gerar esse relatório. 

Assim que gerado um dos relatórios, o profissional de RH deve verificar as inconsistências encontradas para então corrigi-las.

Veja a lista completa dos 48 eventos do eSocial e a sequência que você deve enviá-los.

eBook gratuito: eSocial para Desenvolvedores

A Qualificação Cadastral do eSocial é extremamente importante para evitar que os eventos sejam rejeitados. Assim sendo, cabe aos desenvolvedores de software implementarem a geração destes arquivos para facilitar o envio de dados ao Fisco.

Para ajudar as software houses a implementarem o módulo eSocial, a TecnoSpeed publicou o ebook eSocial para Desenvolvedores. Totalmente gratuito, contém todas as informações que você precisa para enfrentar este desafio.

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