O XML da Nota Fiscal é um tema que costuma gerar bastante confusão e dúvida. Venha desvendar todos os detalhes desse arquivo agora mesmo!
Falar de Nota Fiscal hoje envolve uma série de detalhes técnicos e tecnológicos, afinal a versão eletrônica desse documento, implementada a partir do Ajuste SINIEF 07/05, já é obrigatória para todo tipo de transação comercial tributável e em todo o território nacional.
Ou seja, a NF-e substituiu de vez as antigas notas em papel e trouxe mais modernidade, praticidade e segurança para esse processo por meio da tecnologia. E um dos detalhes tecnológicos da NF-e é também um dos seus pontos mais essenciais: o arquivo XML.
Já ouviu falar ou se deparou com algum arquivo XML? Sabe o que ele é exatamente, suas vantagens e utilização? Qual a diferença entre esse arquivo e a NF-e? E o DANFe? Neste post a gente te explica tudo isso e também como gerar, baixar, abrir e armazenar o XML da Nota Fiscal. Vamos lá?
O que é XML na Nota Fiscal?
XML é uma sigla para “eXtensible Markup Language” que em português significa Linguagem Extensível de Marcação Genérica. O XMl é, portanto, um formato de arquivo digital utilizado para documentos com dados organizados, formato esse que foi escolhido para a Nota Fiscal Eletrônica.
Isso quer dizer que, hoje, o processo de emissão de Notas Fiscais resulta em um arquivo com a extensão .xml, que reúne todas as informações do documento fiscal, ainda que elas não sejam facilmente legíveis em sua formatação original.
No Brasil, o XML da Nota Fiscal segue o padrão nacional de escrituração fiscal e é utilizado em todo o país. E a escolha do XML para um processo sensível e que exige segurança como a emissão de NF-e não foi à toa.
Esse tipo de arquivo conta com uma linguagem funcional, segura e leve, solucionando as demandas e gerando diversas vantagens para essa implementação, sobre as quais falaremos melhor mais adiante.
Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica – DANFe
Se o XML é o formato da Nota Fiscal, a nota em si, onde fica o DANFe nessa história? Bom, o arquivo XML é a versão digital da nota que, geralmente, é encaminhada ao cliente por e-mail após uma compra.
Já o DANFe é a versão visual e impressa da nota, que deve acompanhar a mercadoria e serve para comprovar a compra, fornecer as principais informações da operação e dar acesso à nota, em seu formato eletrônico XML.
Ou seja, a NFe é um documento originalmente em formato XML, não tem como separar os dois. É certo dizer que a Danfe é uma representação visual do XML da NFe (logo, não é a mesma coisa que a NFe, por não ter todos os dados legais impressos e não ser o mesmo padrão).
Arquivo XML da Nota Fiscal
Se você nunca cruzou com um arquivo XML de Nota Fiscal, essa é carinha dele:
Veja como é um arquivo de xml da nota fiscal. | Imagem: TecnoSpeed.
Apesar de parecer um tanto confuso, seu uso não é tão complicado assim. Na sua estrutura, estão contidas todas as informações obrigatórias da NF-e, tais como:
- Modelo, série, número, data de emissão, data de entrada/saída e valor total da nota
- Nome e razão social, CNPJ, endereço, IE e código do município da ocorrência do fato gerador do ICMS do emitente e do destinatário
- Descrição, quantidade e valores dos produtos ou serviços
- Dados sobre o ICMS (base de cálculo, frete, seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins), transporte e cobrança
- E informações adicionais sobre a DANFe ou necessárias para o contribuinte.
O layout utilizado neste documento segue o mesmo padrão em todo o país e para a sua leitura é necessário usar softwares específicos, convertê-lo para outro formato, geralmente para PDF ou um editor de texto comum. A questão é que é muito difícil de ler se ele não estiver indentado.
É o XML da Nota que possui validade fiscal, então, em caso de troca ou fiscalização, é este arquivo que deve ser apresentado, e não o PDF ou o DANFe. Vamos agora aprender como funciona o fluxo de emissão, uso e armazenamento desse arquivo?
Como gerar e baixar o XML da Nota Fiscal
Gerar o XML da Nota Fiscal consiste basicamente na emissão da NF-e. Para isso, porém, você precisa providenciar um software emissor, um cadastro ativo e aprovado junto à SEFAZ e um certificado digital do tipo A Pode ser tanto o A1 quanto o A3 (digital ou cartão físico) – assinatura digital. Os passos então consistem em:
- Preencher os dados da nota no software emissor e gerar um arquivo eletrônico
- Assinar o arquivo digitalmente com o certificado digital
- Transmiti-lo para a SEFAZ do seu estado para validação
- Após a autorização de uso você obtém o XML da Nota Fiscal validado e também a via para impressão do DANFe.
Então, basta baixar e encaminhar os arquivos ao destinatário, processo que é feito automaticamente por alguns softwares emissores. Também é possível baixar o XML de uma nota a partir de programas específicos para isso, fornecendo a chave de acesso contida na DANFe, porém é preciso atenção à confiabilidade e segurança dessa aplicação.
Essa maneira fácil de preencher os dados e comunicação com a Sefaz é exatamente o que o componente NFe da Tecnospeed faz.
Como abrir o XML da Nota Fiscal
Acessar o conteúdo de um arquivo XML de Nota Fiscal é uma tarefa simples. Existem duas abordagens práticas:
Formato Original: Você pode visualizar o XML em seu formato original usando programas de leitura de linguagem de marcação, como o Bloco de Notas (Windows) ou o Editor de Texto (em sistemas Mac). Até mesmo navegadores da web e o Microsoft Excel podem exibir o XML com facilidade.
Convertendo para PDF: Para uma visualização mais conveniente, você pode converter o XML em um arquivo PDF. Isso torna a leitura mais amigável e pode ser feito com a ajuda de ferramentas disponíveis online.
Por que o arquivo XML da Nota Fiscal é importante?
O arquivo xml da nota fiscal, ajuda a sua empresa com o controle financeiro e na gestão fiscal e de vendas. | Imagem: Unsplash
O arquivo XML da Nota Fiscal tem a mesma importância da antiga nota em papel: registrar a transação entre duas partes sobre um produto ou serviço adquirido, comprovar a propriedade e auxiliar a fiscalização sobre eles, evitando a sonegação fiscal.
Para emissores, ele ajuda no controle financeiro e na gestão fiscal e de vendas, pois, serve como prova da atuação regular do negócio e está sempre há distância de um clique, contra riscos de adulteração, danos ou perdas.
Para o consumidor, ela garante a troca ou devolução após a compra, serve de documento comprobatório para a dedução de despesas no imposto de renda, e traz mobilidade e segurança no acesso e no armazenamento.
Além disso, esse é um formato versátil, com alta portabilidade, otimizando o processo de emissão em diversas etapas e para todas as partes envolvidas, do empreendedor ao consumidor, passando pelos colaboradores da empresa, contadores e o Fisco.
É necessário armazenar o XML da Nota Fiscal?
O armazenamento do XML da Nota Fiscal é essencial, uma vez que a legislação estabelece a obrigatoriedade de manter esses documentos arquivados por um período de 5 anos a partir da data de emissão. Isso ocorre porque, durante esse tempo, as notas podem ser solicitadas para fins de auditoria e fiscalização.
Portanto, é fundamental cumprir essa exigência para estar em conformidade com a legislação vigente e garantir a disponibilidade dos documentos quando necessário.
Solução Documentos fiscais eletrônicos da TecnoSpeed
Sem dúvidas, o mundo dos documentos fiscais eletrônicos, guarda muitos desafios, são diversos detalhes e regras que precisam ser aplicados e ainda estão em constante atualização – as Notas Técnicas estão aí para não nos deixar esquecer disso!
Mas, se você quer passar a oferecer uma solução fiscal para seus clientes sem ter que desenvolver um módulo emissor do zero ou se preocupar com todos os pormenores que esse meio envolve, nós temos uma solução pronta, eficiente e perfeita para você!
Conclusão
E se quiser saber mais sobre esse assunto, não deixe de conferir nossa categoria de conteúdos específicos de Documentos Fiscais Eletrônicos! E deixar o seu comentário se tiver alguma dúvida.
