Nota Fiscal de estorno é útil, mas só pode ser usada em momentos específicos. Para você, desenvolvedor de software, entender como funciona o processo, separamos as principais informações sobre essa operação da NF-e.
Mesmo com atenção e cuidado, é normal que falhas aconteçam no momento de preencher códigos e alíquotas nas notas fiscais, não é mesmo? Para essas situações, a legislação prevê alguns mecanismos para que o contribuinte faça a correção desses dados, que influenciam diretamente no controle do estoque e no pagamento dos impostos.
A nota fiscal de estorno, por exemplo, é uma alternativa viável para situações em que o prazo de cancelamento já expirou. Esse documento permite que os tributos lançados na primeira nota – que será estornada gerando um novo documento – sejam compensados.
Veja, abaixo, quais são as regras da NF-e de Estorno e como emiti-la.
NF-e de estorno: o que é e para que serve?
A Nota Fiscal de Estorno – também conhecida como nota fiscal de ajuste – é um documento importante no universo das transações comerciais, sendo utilizado para corrigir erros e realizar o cancelamento de operações. Com o objetivo de assegurar a correta prestação de contas e garantir a transparência nas transações, a nota fiscal de estorno desempenha um papel fundamental tanto para as empresas quanto para os consumidores.
Trata-se de um documento fiscal eletrônico, modelo 55, emitido pela empresa com o objetivo de retificar algum equívoco relacionado à nota fiscal eletrônica (NF-e) previamente emitida e quando o prazo estipulado para o seu cancelamento não foi cumprido. Ressalta-se que tais prazos podem variar de acordo com o estado e estar compreendidos em um intervalo de 02 a 1440 horas.
Existem várias finalidades para a emissão de uma nota fiscal de estorno, sendo as principais:
- Correção de erros: em casos de erros na emissão de uma nota fiscal, como valores incorretos, quantidade de itens equivocada ou informações errôneas, a nota fiscal de estorno é utilizada para retificar esses equívocos.
- Devolução de mercadorias: quando um cliente deseja retornar um produto adquirido, seja por arrependimento ou por algum defeito, a nota fiscal de estorno é utilizada para registrar a devolução e restituir os valores pagos.
- Cancelamento de operações: em situações em que uma venda ou prestação de serviço é cancelada, seja por um acordo entre as partes ou por problemas identificados posteriormente, a nota fiscal de estorno é emitida para registrar esse cancelamento e anular os efeitos da operação.
Quando é possível realizar o estorno da nota fiscal?
O estorno da nota fiscal é a opção para os casos em que o prazo para outras alternativas, como o cancelamento da NF-e ou o envio da carta de correção eletrônica já expiraram. Nessas situações, é possível realizar o estorno da nota fiscal eletrônica emitida.
Mas, atenção: o estorno só pode ser feito se a mercadoria ainda não circulou. Essa medida é importante porque a emissão dos documentos fiscais influencia na contagem dos impostos mensais da empresa, que serão cobrados considerando os lançamentos autorizados. Por esse motivo, é tão importante manter a gestão fiscal em dia.
Se a correção não for feita, pode haver divergências entre as informações enviadas à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e o estoque real da empresa, por exemplo, abrindo brechas desnecessárias para problemas com o fisco.
Quando não há a possibilidade de estornar a nota fiscal?
Há apenas duas situações em que você não deve utilizar o estorno da NF-e. A primeira é quando você ainda está dentro do prazo permitido por cada estado. Nesse caso, é mais viável cancelar a NF-e original, em vez de realizar o estorno. O cancelamento dentro do prazo adequado evita a necessidade de emitir uma nota de estorno adicional.
A segunda situação em que o estorno não deve ser utilizado é quando a mercadoria já circulou. Se a sua empresa já enviou o produto ao consumidor, o processo de estorno não se aplica mais. Nesse caso, é importante avaliar outras alternativas para corrigir possíveis erros ou inconsistências relacionadas à NF-e, , como a nota fiscal complementar, ajustes contábeis ou outras medidas apropriadas.
Portanto, ao analisar essas duas circunstâncias, você poderá determinar com maior clareza quando o estorno não é a opção adequada. É fundamental compreender as especificidades de cada caso para garantir um tratamento correto das notas fiscais e evitar problemas futuros.
Por que deve ser realizado o estorno da NF-e?
Entender a relevância do registro da nota fiscal de estorno é essencial para garantir uma gestão eficiente no varejo. Todas as notas fiscais desempenham um papel fundamental na tributação, pois cada produto vendido requer uma NF-e correspondente para a cobrança dos impostos.
Quando ocorre a emissão equivocada de uma NF-e, em que o produto não foi efetivamente comercializado ou enviado ao consumidor, sem que seja realizado o cancelamento dentro do prazo estipulado, uma cobrança será gerada automaticamente para esse item em específico.
Nesse contexto, ao efetuar o registro da NF-e de estorno, ocorre a devolução do valor do imposto indevidamente cobrado. Além disso, esse registro tem a função de auxiliar no gerenciamento e controle de estoque, evitando a aquisição desnecessária de um produto que ainda se encontra disponível na loja. Essa prática contribui para uma gestão mais precisa, evitando gastos desnecessários e otimizando os recursos da empresa.
Portanto, o registro adequado da NF-e de estorno não só assegura o reembolso dos impostos indevidos, como também contribui para um controle eficaz de estoque, melhorando a eficiência operacional e financeira do negócio.
Questões legais da NF-e de estorno
Não existe uma legislação federal específica que trate exclusivamente do processo de estorno de nota fiscal. Portanto, as regras para cancelamento e estorno podem variar de acordo com a legislação de cada estado brasileiro. A seguir, apresento alguns exemplos:
- Mato Grosso do Sul: Caso o prazo para cancelamento seja ultrapassado, é necessário solicitar autorização do Superintendente de Administração Tributária, conforme estabelecido no Decreto n.º 13.324/11.
- Mato Grosso: O prazo para cancelamento é de apenas 2 horas, contadas a partir da Autorização de Uso da NF-e. Após esse período, é necessário realizar o estorno, conforme o artigo 17 da Portaria n.º 163/2007 do SEFAZ.
- Minas Gerais: A Portaria SAIF n.º 11/13 estabelece procedimentos específicos para o cancelamento dentro de um período de 24 a 168 horas após a concessão da Autorização de Uso da NF-e.
- Pará: O cancelamento pode ser realizado em até 24 horas, de acordo com o Art. 182-N do Decreto n.º 4.676/01, seguindo as normas estabelecidas no Art. 182-O.
- Rio Grande do Sul: O cancelamento da NF-e pode ser realizado em até 7 dias, conforme estabelecido pela Instrução Normativa RE n.º 37/15.
Passo a passo para emitir a NF-e de estorno
Veja abaixo como emitir a NF-e de estorno. | Imagem? Freepik.
Pensar no “caminho inverso” da circulação de mercadorias e de serviços ajuda a compreender o funcionamento da NF-e de estorno, que envolve, inicialmente, a emissão de uma nota fiscal de compra.
Em seguida, selecione a finalidade da NF-e de ajuste (campo FinNFe); informe a natureza da operação (estorno de NF-e não cancelada no prazo legal. Depois, preencha o campo explicando o motivo do estorno do documento fiscal, digite a chave de acesso e os demais dados dos produtos ou serviços da nota estornada.
Fique atento ao campo do Código Fiscal de Operações (CFOP): informe os códigos inversos ao da NF-e original. Se for de remessa, utilize CFOP de retorno equivalente; se for uma venda, utilize um CFOP de compra equivalente.
Regras para emitir a nota fiscal de estorno
As regras para emitir a nota fiscal de estorno variam de Estado para Estado, porém, de modo geral, é preciso que, primeiramente, o status da NF-e que será estornada tenha sido autorizado.
A NF-e de estorno poderá ser feita somente nos casos em que o produto ainda não saiu do local em direção ao cliente, ou seja, não foi transportado ou nos casos em que o serviço não foi prestado.
Outra regra desse documento fiscal é que só é permitido nos casos em que o prazo para fazer a nota fiscal de cancelamento já expirou, que costuma ser de 24 horas após a autorização na maioria dos estados..
Quando e por que usar o estorno de nota fiscal?
A NF-e de estorno é emitida quando há erros nas informações transmitidas às SEFAZ que precisam ser corrigidas antes da circulação da mercadoria ou da execução da prestação de serviços.
Utilizá-la é uma forma de garantir o retorno do produto ao estoque da empresa e garantir que a cobrança de impostos seja feita de forma correta.
Estorno de venda x Devolução de venda x Cancelamento
É muito comum haver confusão entre as operações de estorno da venda com a devolução da venda. São situações diferentes para o fisco, que rejeita a autorização de NF-es emitidas com código de ajuste (3) se houver código de devolução de mercadoria (4).
O cancelamento deve ser a primeira opção do emitente, caso esteja dentro do prazo permitido e também das regras definidas pelo Estado.
Saiba ainda mais sobre o conceito de NF-e de Estorno e como emitir:
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Conclusão
A Nota Fiscal de Estorno desempenha um papel relevante na regularização de transações comerciais, garantindo a correção de erros, o cancelamento de operações e a devolução de produtos. É essencial que as empresas compreendam e apliquem corretamente os procedimentos relacionados a esse documento fiscal, a fim de manter a transparência nas suas operações e cumprir as obrigações fiscais.
Além disso, os consumidores também se beneficiam da emissão adequada da nota fiscal de estorno, uma vez que ela garante seus direitos e a devida restituição em casos de devolução ou cancelamento de compras.
