Procura-se XML desaparecido: os riscos e o que fazer ao se deparar com este problema

Quanto tempo (e dinheiro) sua equipe já perdeu com XML desaparecido? A gente te explica o que fazer nesses casos e como solucionar de vez essa situação!

Desenvolvedores e empresários de software que lidam com Notas Fiscais e outros documentos fiscais eletrônicos estão familiarizados com o tipo e tamanho de desafio que essa área representa e tende gerar.

Se não bastassem as diversas notas técnicas que estão sempre surgindo com atualizações das regras, as centenas de padrões da Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFS-e), ainda é preciso dar conta do básico: a emissão e o armazenamento dos XMLs das notas.

Você sabe exatamente o que é o XML da NF-e, os detalhes que precisam ser seguidos com relação ao seu armazenamento, o que fazer caso o seu cliente perca esse arquivo ou como evitar que isso aconteça? Vem entender tudo aqui!

O que é o XML da NF-e?

XML é a sigla para Extensible Markup Language, que pode ser traduzido como Linguagem Extensível de Marcação Genérica.

Em linhas gerais, um arquivo XML é a forma mais fácil de compartilhar informações por meio da internet, computadores e aplicações, pois contempla diversas linguagens, como XHTML, SDMX, SMIL e MathML, por exemplo. 

Ele serve como ferramenta organizadora de uma sequência de dados, permitindo que eles sejam transpostos, lidos e integrados a outras linguagens ou bancos de dados. No contexto das NF-e, o XML também é o formato que armazena o conteúdo das notas digitalmente, incluindo todas as informações obrigatórias deste documento.

Ou seja, toda nota fiscal eletrônica emitida é, em si, um arquivo XML e sua versão física, em papel, é apenas um resumo e atalho para a sua versão completa, a qual chamamos de DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

É preciso armazenar o XML?

Você deve armazenar essa nota pelo período de 5 anos. | Imagem: TecnoSpeed.

Entrando um pouco nas regras fiscais e tributárias, conforme consta no Art. 173 da Lei 5.172 do Código Tributário Nacional de 25 de outubro de 1966, o prazo de guarda, ou seja, de armazenamento, de um documento fiscal, incluindo as NF-e, é de 5 anos.

Então, a resposta para essa pergunta é sim, é preciso armazenar o XML das notas por esse período indicado. E como as notas mais recentes existem somente em formato eletrônico, este processo de armazenamento também precisa ser digital.

Ele pode ser realizado de duas formas principais: via dispositivo móvel, como HDs externos, pen drive ou, simplesmente, um arquivo no computador; ou por meio de um backup armazenado em nuvem – o que considerando as últimas tecnologias é a opção mais segura!

Porque esse armazenamento é necessário e importante?

Realizar o armazenamento correto e pelo prazo determinado pela Lei é fundamental para evitar problemas com o Fisco e outras autoridades ligadas à relação de compra, consumo e venda ou à fiscalização tributária.

Isso porque uma nota fiscal tem a finalidade de registrar e comprovar a aquisição ou venda de algum produto ou serviço e garantir que os impostos derivados dessa transação sejam pagos dentro da conformidade legal. 

Para trocas, é a nota fiscal, que possui validade jurídica, que deve ser apresentada para a liberação da operação. Através de uma nota pode-se evitar cobranças indevidas e servir como um histórico das compras e investimentos de uma determinada pessoa ou empresa, como equipamentos, por exemplo.

E também, o XML é o documento solicitado pela Receita Federal e demais autoridades fiscais como meio de comprovação e conferência sobre procedimentos tributários. Daí vem a importância de se atentar a esse processo obrigatório de guarda, o qual é válido tanto para emissores quanto para os destinatários das notas, ok? 

Caso esteja buscando uma solução para automatizar este processo, leia até o final do post! E se quiser saber mais sobre a importância do armazenamento dos XMLs e NF-es,, assista ao vídeo a seguir que trata exatamente sobre este tema: 

Quais os riscos de não armazenar o XML?

Ao não armazenar os XMLs corretamente, você estará faltando com a sua obrigação fiscal junto à RF e ficará sujeito(a) ao pagamento de taxas e multas, à bloqueios ou até mesmo à acusação e punição judicial por um crime de sonegação fiscal.

Como desenvolvedor ou gestor de Software House que possa vir a trabalhar com módulos e aplicações fiscais, essa passa a ser uma preocupação e obrigação também sua, a fim de garantir que seus clientes estejam sempre em dia com o Fisco.

E como cada arquivo XML é um documento importante e se refere a uma nota específica, as multas são exponenciais, multiplicadas por cada XML não armazenado conforme as orientações legais e não apresentado quando solicitado em uma fiscalização da Receita Federal. 

Ou seja, o risco de ser multado é apenas o começo do problema e, dependendo da proporção, a verdade é que uma empresa ou pessoa que não armazena seus XMLs e NF-es pode ter prejuízos bastante significativos em seu orçamento. 

Desapareceu o XML da NF-e, e agora?

Com o PlugStore a sua Software House não passa por esses problemas. | Imagem: Pexels.

Como o processo de armazenamento é minucioso e, geralmente, realizado manualmente pelo time contábil ou do departamento pessoal, ele está sujeito a erros humanos, assim como à perda de dados – algum dispositivo pode ser corrompido, formatado ou um arquivo pode ser apagado de forma indevida e até nem chegar a ser armazenado.

E o que você ou seu cliente pode fazer caso o XML de uma NF-e não seja encontrado? 

Bom, existem algumas maneiras de recuperar os XML desaparecidos ou perdidos, mas saiba que isso geralmente leva tempo e dá trabalho.

O processo básico é realizar uma busca em algum outro banco de dados que possa conter esse arquivo armazenado, como o Portal da NFe da SEFAZ, e você precisará ter o DANFE ou a chave de acesso da nota específica para concluir este acesso.

Agora, sem esses dados ou em uma perda de várias notas, o cenário não estará favorável para o seu lado e o desafio de identificar quais foram os XML desaparecidos e recuperá-los não será pequeno.

Melhor do que remediar e ter que corrigir esse problemão é prevenir e evitar que ele aconteça, não é mesmo? E foi exatamente por isso que nós criamos o PlugStorage, para ajudar você e seus clientes a nunca passar por isso e ter seus XMLs e notas organizados e sempre à mão!

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