Como calcular ICMS na Nota Fiscal e NFC-e?

Entenda como calcular ICMS na NF-e e NFC-e corretamente. Veja exemplos práticos, bases de cálculo e como preencher os XMLs.

Para emitir uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) ou NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica), é essencial calcular corretamente os tributos envolvidos, como ICMS, IPI, PIS e COFINS. Entre eles, o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) é um dos mais relevantes, pois impacta diretamente o valor final da operação e o cumprimento das obrigações fiscais da empresa.

Saber como calcular o ICMS corretamente garante que seu software de emissão de notas fiscais esteja em conformidade com a legislação tributária, evitando problemas com o Fisco. Além disso, entender os diferentes tipos de ICMS (Próprio, Substituição Tributária, Diferido, entre outros) e como preencher os campos do XML da NF-e e NFC-e é fundamental para manter a operação fiscal eficiente.

Neste artigo, explicamos passo a passo como calcular o ICMS, trazendo exemplos práticos, fórmulas e orientações sobre o preenchimento dos documentos fiscais eletrônicos. Continue lendo e tire todas as suas dúvidas!

O que é o ICMS? 

O ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços é um imposto estadual, o que significa que é instituído e recolhido pelos Estados, sendo assim, cada estado brasileiro tem suas próprias regras e alíquotas de ICMS.  

Seu fato gerador é a saída da mercadoria do estabelecimento do contribuinte, incluindo o comércio exterior e o transporte intermunicipal e interestadual, bem como sobre a prestação de serviços. Sendo assim, sempre que uma mercadoria é vendida, seja dentro do mesmo estado (operação interna) ou entre estados diferentes (operação interestadual), o ICMS é aplicado e destacado no documento fiscal.

É importante ressaltar que o valor do ICMS também pode variar dependendo do tipo de produto, pois alguns produtos são isentos de ICMS ou têm uma alíquota reduzida, enquanto outros podem ultrapassar o valor da alíquota padrão.

Sendo assim, a formação da base para o cálculo do ICMS é composta pelo valor da operação, acrescida do valor do frete e das despesas acessórias e deduzindo o valor do desconto.  

Quais operações incidem no ICMS? 

Como já vimos, o ICMS é um dos principais impostos no Brasil, portanto, incide sobre a maioria das operações:

• Venda e transferência de produtos;
• Transporte entre municípios ou estados brasileiros, seja de bens, pessoas ou valores;
• Importação de mercadorias, mesmo que para consumo próprio e não com o objetivo de revenda;
• Prestação de serviços no exterior;
• Serviços de telecomunicação.

Apesar da sua ampla aplicação, há algumas atividades que não estão enquadradas na cobrança do ICMS. Entre elas, estão:

• Comercialização e circulação de livros, jornais e periódicos, incluindo o papel utilizado em sua impressão;
• Exportação de mercadorias;
• Operações relativas à energia elétrica;
• Operações relacionadas a ouro, quando consideradas como ativo financeiro ou instrumento cambial;
• Operações de arrendamento mercantil;
• Operações de alienação fiduciária em garantia;
• Transferência de propriedades ou bens móveis, sejam de estabelecimentos comerciais, industriais ou de outra espécie;
• Mercadorias destinadas à prestação de serviço do próprio autor, caso autorizadas pela lei complementar municipal;
• Casos específicos da legislação estadual.

Qual é a base de cálculo do ICMS? 

A base de cálculo é o ponto de partida para saber como calcular o ICMS. Ela representa o montante da operação, incluindo o frete e as despesas acessórias cobradas do adquirente ou consumidor. De maneira geral, a base de cálculo é o valor da operação, que pode ser acrescido de valores adicionais, como seguro, fretes e outras taxas.

Frete e Despesas Acessórias na Base de Cálculo do ICMS

O frete e as despesas acessórias agregam à base de cálculo do ICMS quando são cobrados do consumidor. No entanto, é preciso estar atento às normas vigentes. Os custos de transporte de mercadorias podem ser incluídos na base de cálculo do ICMS desde que o frete esteja destacado na nota fiscal e faça parte da venda. Essa inclusão garante uma apuração correta do imposto e a conformidade fiscal da empresa.

IPI na base de cálculo do ICMS

A relação entre o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e a base de cálculo do ICMS é complexa e muito importante para as empresas de logística. De forma geral, o valor do IPI pode ser incluído na base de cálculo do ICMS quando o produto for destinado à comercialização ou à produção de outro bem.

Como calcular ICMS?

Para fazer saber como calcular o ICMS, além da base de cálculo apresentada acima, é preciso conhecer a alíquota praticada no estado onde a empresa opera. Para consultas as alíquotas, consulte a Tabela ICMS Interestadual. 

Após verificar a base de cálculo e a alíquota, a fórmula para determinar o valor do ICMS é bastante simples:

• Cálculo do ICMS = Preço da Mercadoria × Alíquota do ICMS. 

ICMS em operações interestaduais

As operações interestaduais merecem atenção especial, pois estão sujeitas a alíquotas específicas. Além disso, é necessário considerar benefícios fiscais, Substituição Tributária, DIFAL e outras particularidades. 

Tipos de ICMS

O sistema tributário é extenso e complexo, por isso é natural haver dúvidas e inseguranças em relação a como calcular o ICMS em seus diferentes tipos. Portanto, vamos detalhar o cálculo de cada tipo de ICMS na prática, e explicar como eles se refletem no XML da NF-e e da NFC-e.

ICMS Próprio 

O ICMS Próprio se aplica a operações com CST 00, 10, 70 ou 90. O recolhimento é efetuado em guia própria, ao Estado em que é devido. Em uma operação normal, na qual a venda é efetuada na mesma UF, a fórmula é: 

• Preço da mercadoria + Frete + Outras Despesas – Descontos X Alíquota praticada no estado =

 Valor do ICMS da mercadoria. 

Exemplo de cálculo do ICMS Próprio:  

• Mercadoria: R$1.000,00 + Frete: R$10,00 + Despesas: R$10,00 – Desconto: R$20,00  X Alíquota ICMS: 18% = Valor Total de ICMS R$180,00.

Para o ICMS Próprio, os campos campos do XML da NF-e e NFC-e são:

• vBC_N15: Base de cálculo
• pICMS_N16: Alíquota do ICMS
• vICMS_N17: Valor do ICMS 

ICMS com Redução da Base de Cálculo

Quando se fala de ICMS com Redução, devemos saber que ele é um benefício fiscal concedido pelas administrações tributárias, através de atos do Poder Executivo. O objetivo deste benefício é diminuir a carga fiscal de determinados segmentos da economia. 

As operações para as quais se aplicam a redução são CST 20 ou 90, ou CSOSN 900. Em uma operação com o benefício fiscal de redução da base de cálculo, a fórmula é a seguinte:

• Preço da mercadoria + Frete + Outras Despesas – Descontos – % Redução da Base  X Alíquota praticada no estado = Valor do ICMS da mercadoria;

Exemplo de cálculo com ICMS com redução da base: 

• Mercadoria: R$1.000,00 + Frete: R$10,00 + Despesas: R$10,00 – Desconto: R$20,00 – Redução da Base: 20%  X Alíquota ICMS: 18% = Valor Total de ICMS R$144,00.

Para o ICMS com Redução na Base de Cálculo, os campos do XML da NF-e e da NFC-e são:

• pRedBC_N14: Percentual de redução da base de cálculo
• vBC_N15: Base de cálculo
• pICMS_N16: Alíquota do ICMS
• vICMS_N17: Valor do ICMS 

ICMS Diferimento

O ICMS Diferimento consiste na postergação do recolhimento do tributo. Ou seja, se trata de transferir o lançamento e o pagamento do ICMS para etapa posterior à ocorrência do fato gerador da obrigação tributária. 

Para a emissão de um documento fiscal com Diferimento é necessário consultar a legislação do estado onde a empresa está localizada, já que cada um tem os próprios requisitos legais para usar o diferimento de ICMS. 

O ICMS Diferido se aplica nas operações com o CST 51. Em uma operação com o ICMS Diferido o cálculo praticado é:  

• Preço da mercadoria + Frete + Outras Despesas – Descontos X Alíquota praticada no estado – % ICMS diferido = Valor do ICMS da mercadoria; 

Exemplo de ICMS com Diferimento: 

Mercadoria: R$1.000,00 + Frete: R$10,00 + Despesas: R$10,00 – Desconto: R$20,00   X Alíquota ICMS: 18% –  ICMS diferido: 33,33% = Valor Total de ICMS R$120,00.

Para o ICMS Diferimento, os campos do XML da NF-e e da NFC-e são:

• vBC_N15: Base de cálculo
• pICMS_N16: Alíquota do ICMS
• vICMSOp_N16a: Valor do ICMS
• pDif_N16b: Percentual do diferimento
• vICMSDif _N16c: Valor do ICMS Diferido
• vICMS_N17: Valor do ICMS 

ICMS Substituição Tributária

A Substituição Tributária significa colocar a responsabilidade pelo pagamento do imposto na primeira parte da cadeia de produção. Ou seja, em vez de todas as partes pagarem o imposto, desde o fornecedor da matéria-prima até o vendedor do produto, apenas uma das partes paga. 

O ICMS Substituição Tributária se aplica nas operações com CST 10, 30, 70 ou 90, ou CSOSN 201, 202, 203 ou 900. Para calcular o ICMS ST é preciso saber alguns dados:

• Preço de venda do produto
• Alíquota do ICMS de origem
• Alíquota do ICMS do estado destino e
• MVA – Margem de Valor Agregado do estado (margem estimada pelo governo para efeitos de carga tributária)

Após ter os dados de % MVA e alíquotas de ICMS, inicia-se o cálculo do ICMS Próprio e depois o cálculo da base do ICMS ST aplicando o MVA. Por fim, para chegar no valor do ICMS Substituição Tributária, é subtraído o valor de ICMS próprio, que é o do estado. Funciona assim: 

• ICMS-ST: Mercadoria  + %MVA  X % Alíquota ST – ICMS da operação própria

Exemplo do ICMS com Substituição Tributária:  

• ICMS da operação própria = Mercadoria: R$2.000,00 X Alíquota ICMS: 18% = R$360,00.
• Base de cálculo e valor de ICMS-ST = Mercadoria: R$2.000,00 + 50% MVA X 18% = 540,00.
• Valor a recolher de ICMS ST = R$540,00 (ICMS ST) – R$360,00 (ICMS da operação própria) = R$180,00

Nestes casos, os campos que devem ser preenchidos no XML da NF-e e da NFC-e são:

• pMVAST_N19: Percentual da margem de valor adicionado do ICMS ST
• vBCST_N21: Base de cálculo
• pICMSST_N22: Alíquota do ICMS
• vICMSST_N23: Valor do ICMS

ICMS DIFAL

O Diferencial de Alíquota – DIFAL é a diferença entre a alíquota interna e a interestadual do ICMS. O seu principal objetivo é equilibrar a distribuição dos impostos coletados nas vendas interestaduais.

Além disso, o DIFAL ou Diferencial de Alíquota do ICMS é um instrumento usado para proteger a competitividade do estado onde o comprador reside. Digamos que no seu estado uma determinada mercadoria é mais cara que em outro estado, pois o ICMS deste outro estado é mais baixo. Naturalmente, o estado de menor alíquota tem potencial de vender mais. O DIFAL surge justamente para tentar equilibrar esse cenário.

• DIFAL = Valor da Operação X (Alíquota interna – Alíquota interestadual)).

Exemplo de cálculo do ICMS Difal:  

• Mercadoria: R$1.000,00 X (Alíquota Interna: 12% – 18% Alíquota Interestadual) = R$60,00. 

Para o ICMS Difal, os campos do XML da NF-e e da NFC-e são:

• vBCUFDest_NA03: Valor da Base de Cálculo do ICMS na UF de destino.
• pICMSUFDest_NA07: Alíquota adotada nas operações internas na UF de destino
• pICMSInter_NA09: Alíquota interestadual das UF envolvidas:
• pICMSInterPart_NA11: Percentual provisório de partilha do ICMS Interestadual
• vICMSUFDest_NA15: Valor do ICMS Interestadual para a UF de destino
• vICMSUFRemet_NA17: Valor do ICMS Interestadual para a UF do remetente

ICMS Simples Nacional com crédito de ICMS

O ICMS, quando se trata do regime tributário Simples Nacional, se aplica a operações com CSOSN 101, 201 ou 900. O valor da alíquota para cálculo de crédito, em %, é determinado pelo enquadramento da empresa emissora, que pode ser conferido na tabela do Simples Nacional. Pode ser obtida pelo contador da empresa.

Neste caso, não possui o campo de base de cálculo para ser informado, portanto, para obtê-la, deve ser utilizada a fórmula da base do ICMS próprio. 

Exemplo: 

• Mercadoria: R$1.000,00 x  3% crédito de ICMS = R$30,00

Para o ICMS Simples Nacional, os campos do XML da NF-e e da NFC-e são:

• pCredSN_N29: Alíquota para cálculo do crédito
• vCredICMSSN_N30: Valor do crédito de ICMS

Reforma Tributária:  fim do ICMS e a transição para o IBS

Até aqui, neste artigo, falamos sobre o status atual do ICMS, que está diretamente ligado à movimentação de diversos itens no país. Sempre que ocorre uma compra ou venda, surge o fato gerador e, consequentemente, a tributação do ICMS.

Entretanto, com a Reforma Tributária, será introduzido um novo formato de tributação: o IVA Dual, que será composto pelo IBS – Imposto sobre Bens e Serviços e a CBS – Contribuição Social sobre Bens e Serviços, que substituirão os impostos existentes. 

• O IBS vem para unificar o ICMS e o ISS, dois tributos que incidem sobre bens e serviços, abrangendo a exploração de bens, direitos tangíveis e intangíveis. 

A implementação do IBS com a Reforma Tributária será gradual, com transição de 2026 a 2033. Durante esse período, o ICMS e ISS serão reduzidos progressivamente. Para evitar perdas na arrecadação de estados e municípios, haverá um período de compensação financeira de 2029 a 2033, onde a alíquota do IBS compensará a perda do ICMS e ISS.  Os créditos de ICMS poderão ser compensados com o IBS estadual em parcelas mensais ou ressarcidos pelo Conselho Federativo.

A expectativa é que até o final de 2032, ICMS e ISS sejam eliminados, com o IBS em plena vigência em 2033. Além disso, a Reforma Tributária prevê uma transição de 50 anos para a distribuição da arrecadação, estabelecendo o princípio do destino entre 2029 e 2078.

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