O Programa Aplicativo Fiscal (PAF) impacta diretamente o sistema de emissão dos documentos fiscais eletrônicos. Entenda tudo neste artigo!
Muitos empreendedores possuem dúvidas no momento de averiguar e tomar decisões sobre as soluções fiscais disponíveis no contexto comercial.
Em primeiro lugar, cada Estado brasileiro pode optar por utilizar uma das três soluções disponíveis (PAF-ECF, SAT e NFC-e), ou usar mais de uma solução simultaneamente quando existir a necessidade de transição.
No entanto, neste último caso, o uso da solução híbrida fiscal é temporário até migrar totalmente da solução mais antiga para a solução mais atual e relacionada ao seu negócio, à tecnologia, às ordens estaduais e às necessidades da sua empresa.
O desenvolvimento de novas tecnologias visa sempre otimizar e facilitar processos simples e complexos do nosso dia a dia. Para a emissão de cupons fiscais, não seria diferente: métodos mais recentes e tecnológicos também surgem nos sentidos burocráticos de prestação de contas ao Fisco.
Continue acompanhando este artigo e fique por dentro das soluções fiscais disponíveis para o seu negócio!
O que é PAF?
PAF é a sigla para Programa Aplicativo Fiscal. Trata-se de um software de gestão, desenvolvido para varejos e comércios em geral, que segue todas as recomendações da SEFAZ – Secretaria de Estado da Fazenda.
Com a finalidade de emitir documentos e cupons fiscais validados, o PAF é um programa licenciado diretamente pela SEFAZ. Comumente, é instalado diretamente em computadores específicos de controle ou ponto de venda (PDV) de estabelecimentos comerciais.
Foi o ATO COTEPE de 2008 que estabeleceu o uso do PAF. Este ato nos trouxe a legislação federal responsável pelas decisões sobre: emissão de documentos fiscais; recolhimento de ICMS; arrecadação de impostos e outros procedimentos de venda.
Além disso, possui a obrigatoriedade de estar conectado a uma impressora de cupons e em sua maioria, as impressoras térmicas são as mais recomendadas para esse propósito.
O PAF estará integrado ao software de vendas do local, onde existam os dados de negociação de vendas. Por exemplo: cadastro de clientes, cadastro de produtos, relatórios de venda e outras características comerciais.
Para um melhor entendimento, confira o vídeo abaixo que apresenta de forma simples e objetiva o que é PAF:
Por que o PAF é importante?
Elaborado para que a classe empreendedora esteja em concordância com a Secretaria da Fazenda, o PAF padroniza os processos de dados fiscais das vendas efetuadas por um estabelecimento comercial.
Em um passado não tão distante, era inexistente a forma de padronização destes dados fiscais de vendas, ou seja, isso dificultava consideravelmente o trabalho do Fisco.
Em suma, cada empresa tinha uma forma de disponibilização de dados diferente, o que obrigava o Fisco a coletar esses dados com procedimentos distintos em sua auditoria. Isso gerava mais tempo de trabalho e, até mesmo, o cruzamento de informações devido à ausência de uma padronização de dados fiscais por empresa.
Essas formas de disponibilização de dados geralmente eram feitas por meio de livros-caixa, registros em duas vias com papéis impressos, com pouca ou nenhuma automatização destes dados.
Hoje, sabemos a importância de existir sistemas qualificados em automação de registro de dados, principalmente nas áreas comerciais que têm relação com o Fisco.
O PAF, portanto, chegou para padronizar os dados fiscais em todas as empresas que possuem este recurso. Além disso, permite que as empresas mantenham uma entrega fiel às recomendações da Secretaria da Fazenda, poupe o tempo do agente fiscal e ainda proporcione maior segurança para o empreendedor, com a exatidão de dados fiscais registrados.
Quais empresas precisam usar o PAF?
Listamos abaixo as particularidades das empresas que são obrigadas a se enquadrarem no PAF. Veja se a sua faz parte:
- Possui algum tipo de automação comercial.
- Com faturamento superior a R$ 120.000,00 (cento e vinte mil reais) anuais.
- A empresa, com faturamento menor que o estabelecido, que tiver um micro computador no estabelecimento, mesmo que não possua automação comercial, será entendido que possui automação e caso venha a ser fiscalizada estará sujeita à multa.
Documentos e equipamentos derivados
Veremos agora quais os tipos de documentos e equipamentos que são relacionados ao PAF:
PAF-ECF
O PAF-EFC é a ligação do sistema de software aplicativo fiscal (PAF) com a emissora de cupons fiscais (ECF). Ou seja, o primeiro é o gerador do cupom autenticado e a outra faz a impressão do mesmo.
A ECF deve possuir autenticação da SEFAZ e a empresa emissora deve dispor de um certificado digital para validar o procedimento.
A impressora ECF possui memória interna para armazenar todos os cupons fiscais, assim como todas as imagens emitidas por ela, o que exige uma constância de manutenções periódicas realizadas por um agente fiscal credenciado.
O PAF-ECF deve ser instalado localmente no banco de dados do PDV e, dessa forma, não requer conexão com a internet para o seu funcionamento.
PAF-NFC-e
NFC-e significa Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica. Este é um documento que costuma ser confundido com a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). No entanto, enquanto a última, atende às situações de vendas, compras, devoluções, trocas, exportação e outras mais, a NFC-e atua estritamente direcionada às vendas para o consumidor final.
O PAF-NFC-e é a integração do software fiscal com este novo modelo denominado Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica. A diferença desta para o anterior, é que a NFC-e é transmitida pelo estabelecimento diretamente para a Secretaria da Fazenda, via internet no ato da compra e possui um plano de contingência no caso de oscilação de conexão, sem perder os dados registrados.
Além disso, para emitir NFC-e é necessário obter um certificado digital da empresa emissora e basicamente, esta nota veio para substituir o cupom fiscal!
SAT
O SAT, por outro lado, é o Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos. Este é um equipamento criado para duas únicas funções: documentar todas as operações comerciais de um estabelecimento e enviar estes dados para a Secretaria da Fazenda do Estado.
O SAT fiscal também necessita de autenticação da SEFAZ e veio para substituir o PAF-ECF.
O SAT realiza a documentação eletrônica com validade jurídica das compras realizadas e emite relatórios diretos para a SEFAZ, em tempo real, por meio da conexão com a internet.
Sendo assim, o “modo off-line” entra em ação em caso de quedas de energia, ou ausência de conexão. Para utilizar o SAT é igualmente necessário obter o certificado digital da empresa.
Obrigações fiscais
Obrigações fiscais de um empreendedor. | Imagem: Freepik
Em alguns Estados do Brasil, já existe a obrigatoriedade de migração de um sistema de solução fiscal para o outro.
É importante procurar por informações concretas nos órgãos competentes, como a própria SEFAZ, para ter ciência se em seu estado já entrou em vigor o prazo para a migração obrigatória e se positivo, quais serão estes prazos.
Vale ressaltar que as regras para a emissão do documento fiscal podem variar de acordo com a categoria e a dimensão do seu empreendimento.
Fundamental saber que, a partir do momento que o software de gestão de sua empresa estiver em contato com o Programa Aplicativo Fiscal, este sistema deve também passar pela auditoria do Fisco, para ganhar o selo de autenticação da Secretaria.
Com esta homologação, o seu sistema também estará de acordo com a SEFAZ e será liberado para realizar a emissão de cupons fiscais. Caso contrário, tanto o empreendedor, quanto o desenvolvedor do software, ficam sujeitos a receber penalidades.
Independente de qual método você utilizar em sua empresa, é preciso cadastrá-la e obter um certificado digital, além de armazenar todos os cupons por pelo menos 05 anos. Do contrário, pode haver autuação e multa ao empreendedor.
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Para atualizar o empreendedor
É necessário que os empreendedores de estabelecimentos comerciais tenham a responsabilidade de manter-se sempre atualizados sobre as regras de soluções fiscais. Isso evita falhas, prejuízos e também impede de sofrerem sanções legais perante o Fisco.
Portanto, pensando nisso, recomendamos também a leitura dos dois artigos a seguir:
Componentes fiscais eletrônicos para potencializar seu software
ECF: porque ele está acabando e como nossas soluções podem te ajudar
