Está em dúvida sobre a qualificação cadastral do eSocial? Nesse post vamos esclarecer todas as suas dúvidas sobre esse assunto. Vem ver!
A qualificação cadastral é uma etapa muito importante da implantação do eSocial, mas muitos empregadores a ignoram. Isso se deve ao desconhecimento ou à dificuldade de analisar sua importância.
Nesse texto, vamos te explicar o que é isso, como ela deve ser feita, quais são os erros mais comuns e vários outros pontos que precisam ser feitos com atenção. Boa leitura!
O que é Qualificação Cadastral do eSocial?
Se você já ouviu falar em eSocial, provavelmente já ouviu falar também em Qualificação Cadastral. Esse é um processo para assegurar os dados de um cadastro profissional no banco de dados da empresa.
Ele regulariza todas as informações, garantindo a confiabilidade e a possibilidade de confrontar esses dados junto à base de dados do CPF e do CNIS.
Os empregadores precisam realizar a qualificação cadastral com muito cuidado antes de enviar qualquer evento do eSocial, poupando problemas que vêm de uma possível incompatibilidade entre os dados.
A importância da Qualificação Cadastral para as empresas
Quando falamos na importância da qualificação cadastral, também falamos sobre o eSocial. | Imagem: Pexels.
Primeiramente, se a empresa não faz o procedimento corretamente e os dados apresentam divergências, ela fica impedida de enviar as obrigações tributárias, trabalhistas e previdenciárias pelo sistema eSocial, só aí já entendemos a enorme importância da qualificação cadastral.
Como a qualificação cadastral está completamente ligada ao eSocial, não tem como falar da importância de uma sem falar da importância do outro. O eSocial dá mais transparência com relação à situação dos trabalhadores, facilita os cálculos trabalhistas e assegura o acesso aos direitos trabalhistas. Esses são apenas alguns dos benefícios do eSocial.
Como fazer a qualificação cadastral?
O processo de Consulta de Qualificação Cadastral pode ser realizado por meio do Módulo Web ou Módulo Lote. A seguir, veja como cada uma dessas modalidades funciona.
Web
O módulo web é a modalidade mais eficiente para evitar erros na transmissão das informações. Seu visual é simples, dinâmico e a conferência dos dados pode ser feita manualmente. Logo, é ideal para empresas que possuem poucos funcionários.
Como o próprio nome já diz, a emissão e transmissão dos dados são realizados pela web, de modo online. Ou seja, a empresa não precisa ter um software próprio para geração do arquivo. Basta utilizar o layout sugerido pelo portal do eSocial.
No módulo web, o empregador deverá acessar a ferramenta gratuita de Consulta de Qualificação Cadastral e preencher um formulário com as informações individuais de cada trabalhador.
Lote
Se o Módulo Web é indicado para os pequenos empreendedores, o módulo lote é direcionado para as empresas de grande porte. Isto é, aquelas que possuem em seu cadastro um número maior de funcionários.
Como as empresas de grande porte precisam preencher e transmitir as informações de todos os trabalhadores, os profissionais envolvidos com a geração do arquivo podem perder muito tempo realizando essa tarefa manualmente. Nesse caso, o módulo lote acaba sendo a melhor alternativa.
Diferente do módulo web, o módulo lote permite o envio de um arquivo de texto integrado, contendo os dados de todos os trabalhadores.
Uma vez que todas as informações estão inseridas em um mesmo documento, o empregador consegue otimizar a emissão e transmissão dos dados.
Se durante a conferência do arquivo as informações não baterem com a base do CPF e CNIS, a empresa deverá corrigir os erros indicados pela Consulta de Qualificação Cadastral para só então gerar e emitir os eventos do eSocial.
Passo a passo
Confira o passo a passo e entenda tudo sobre a qualificação cadastral. | Imagem: Pexels.
Elencamos todas as etapas necessárias para concluir a qualificação cadastral. Confira:
Passo 1: consulte a Qualificação Cadastral
Para realizar a consulta simples e manual, acesse esse link e selecione o módulo de pesquisa que deseja aplicar.
Para até 10 trabalhadores, você pode selecionar a opção de consulta on-line. Se o número de empregados for superior, acesse a opção de consulta em lote.
Passo 2: insira as informações de cada trabalhador
Depois de selecionar o módulo de pesquisa, é hora de digitar os dados de cada trabalhador. Nessa etapa é importante que as informações sejam inseridas exatamente como constam nos documentos deles. Alguns dos dados solicitados pelo sistema são:
- Nome
- Data de nascimento
- CPF
- NIS (PIS, PASEP ou NIT).
Feito isso, clique em “adicionar” e em seguida “consultar”. Depois, insira o símbolo captcha e aguarde.
Passo 3: verifique as divergências
Caso o resultado da pesquisa aponte que os dados do trabalhador estão incorretos, o sistema irá informar qual ação deve ser feita pela empresa.
Se o sistema indicar que o CPF informado é nulo ou cancelado, por exemplo, o responsável deve dirigir-se até uma unidade da Receita Federal.
Da mesma forma, se o CPF estiver suspenso, deve acessar o site da Receita para regularizar o documento.
Seja qual for a divergência identificada, o sistema dará as orientações necessárias para corrigir o problema. Para entender melhor sobre isso, dá uma olhada no post que fizemos sobre CPF irregular.
Fluxo do processo de Qualificação Cadastral
Você sabia que o processo de qualificação cadastral se inicia no momento em que o RH emite o arquivo de remessa? Com o arquivo .txt no site do governo, a empresa precisa aguardar até 48 horas para a validação.
Depois desse período, o responsável deve fazer o download do arquivo de retorno com as inconsistências que deverão ser corrigidas antes do eSocial entrar em vigor.
A seguir, veja o esquema que elaboramos para facilitar o entendimento:
Relatórios do arquivo de retorno
O arquivo de retorno pode ser dividido em dois tipos de relatórios: arquivo processado e arquivo rejeitado.
O arquivo processado vai apontar as divergências de dados e orientar o procedimento a ser feito para o ajuste.
Então, se o arquivo de retorno conter a palavra “processado”, o profissional de RH deve gerar esse relatório.
Já o arquivo rejeitado vai apontar o motivo das inconsistências que bloquearam o processo dos colaboradores no arquivo de remessa.
Se o arquivo de retorno contém a palavra rejeitado, a empresa deve, então, gerar esse relatório.
Assim que gerado um dos relatórios, o profissional de RH deve verificar as inconsistências encontradas para, assim, corrigi-las.
Como consultar a qualificação cadastral?
Por meio do Portal do eSocial é possível verificar todos os seus dados. | Imagem: Pexels.
Pensando em otimizar esse procedimento, a Receita Federal disponibilizou no Portal do eSocial uma ferramenta gratuita de Consulta de Qualificação Cadastral.
Essa ferramenta permite que o empregador verifique todos os dados do trabalhador que estão em posse da empresa, junto às informações dos órgãos oficiais, como a previdência e o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço).
Por meio dessa ferramenta é possível examinar se o cadastro dos funcionários está correto e se existe qualquer tipo de inconsistência que precisa ser corrigida.
Erros da qualificação cadastral
Selecionamos os principais erros que podem acontecer no processo da qualificação cadastral para você saber o que pode te esperar. Vamos lá?
Data de nascimento divergente
Todos os sistemas são interligados, então é preciso ter certeza que a data de nascimento no CPF é a mesma informada ao eSocial. Se a divergência estiver no CPF, o responsável deve regularizar a situação o mais rápido possível.
Nome divergente
Da mesma forma que acontece com a data de nascimento, o nome do empregado também pode estar errado. Se o erro estiver no CPF, ele deve se dirigir a alguma entidade autorizada pela Receita Federal a realizar o procedimento (agência do Banco do Brasil, Caixa Econômica Federal ou Correios).
Problemas com o CPF
O CPF informado pode estar suspenso, o que significa que o responsável deve regularizar a situação pelo site da Receita Federal e, posteriormente, em uma agência da Receita.
Além desses erros, outros problemas também podem surgir. O PIS pode estar com data de nascimento divergente ou sem CPF, da mesma forma que a inscrição no INSS também pode conter erros. Enfim, são muitas possibilidades, mas todos esses erros são relativamente fáceis de resolver.
O papel do eSocial na qualificação cadastral
O eSocial tem como objetivo coletar as informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, e armazená-las em um ambiente Nacional Virtual, para possibilitar aos órgãos participantes do projeto, de acordo com a necessidade de cada um, a utilização de tais informações para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e, ainda, para a apuração de tributos e contribuição para o FGTS.
O que é eSocial
O eSocial veio para centralizar e padronizar dados de trabalhadores. | Imagem: Pexels.
O eSocial – Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, é um projeto do Governo Federal instituído pelo decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014.
Dentre outras coisas, ele nasceu para centralizar e padronizar dados de trabalhadores para facilitar obrigações e outros procedimentos trabalhistas, previdenciários e fiscais.
Agora que você já entendeu como funciona a qualificação cadastral, veja também uma lista completa e atualizada com todos os eventos do eSocial. Temos certeza que esse conteúdo será muito útil!
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