Já enfrentou erros na emissão de notas fiscais? Descubra os mais recorrentes e dicas infalíveis para evitá-los e otimizar sua gestão fiscal!
A emissão de notas fiscais é uma parte fundamental da gestão fiscal e tributária de qualquer empresa no Brasil. E erros nesse processo geram retrabalho e consequências legais e financeiras. Por isso, vale a pena conhecer os principais erros na emissão de notas fiscais para poder solucioná-los e evitá-los com eficiência!
Neste artigo, listamos os erros de emissão mais comuns e trouxemos soluções práticas para cada um deles. Além disso, falamos dos impactos que esses erros podem gerar aos clientes da sua software house e quais as melhores estratégias para preveni-los. Para conferir tudo isso e levar a gestão fiscal a outro nível, acompanhe a leitura.
5 erros na emissão de notas fiscais mais comuns
Vamos direto ao ponto e descobrir quais os principais erros na emissão de notas fiscais? Confira abaixo:
1. Preenchimento incorreto dos dados da nota fiscal
A emissão de notas fiscais envolve a informação de diversos dados, que devem ser preenchidos conforme os detalhes da operação que a nota registra. Ao esquecer ou errar no preenchimento de um dos campos obrigatórios da nota, o documento é rejeitado.
Dentre os principais equívocos, está a inserção de dados incorretos do emitente ou destinatário da NF-e, como CNPJ/CPF, endereço e razão social. Assim como a confusão da data de competência com a de emissão.
Como solucionar?
Se houver algum dado incorreto, a solução é simplesmente corrigi-lo e enviar novamente a nota para validação. Agora, para evitar que este erro ocorra, é interessante revisar com atenção redobrada os dados inseridos antes de gerar o arquivo XML da nota.
Além disso, uma solução definitiva, que vai zerar esse tipo de problema, é implementar um sistema de gestão que faça a validação automática dos dados da nota ou mesmo os preencha para você ou seu cliente.
2. Classificação fiscal errada dos itens
A classificação fiscal dos produtos ou serviços é uma etapa crítica na emissão de notas fiscais. Erros em classificações como natureza da operação, CNAE, CFOP, NCM e CST podem levar a tributações inadequadas e, consequentemente, problemas na hora do pagamento dos impostos. Isso pode gerar problemas com o Fisco, assim como multas e juros.
Como solucionar?
Atente-se na hora de verificar esses dados da operação e faça sempre a consulta em fontes oficiais das classificações. Para uma solução otimizada, conte com ferramentas de consulta e preenchimento automatizadas.
Assim, a classificação dos seus produtos e/ou serviços estará sempre correta, evitando erros na emissão de notas fiscais.
3. Erro no cálculo dos impostos
Também é comum que os contribuintes cometam erros na hora de calcular os impostos, afinal, esta é uma das partes mais complexas da emissão de notas fiscais.
Assim como falamos no tópico anterior, cada operação possui suas classificações e cada classificação, por sua vez, envolve alíquotas e regras de tributos específicas. Além disso, esses detalhes podem variar de estado para estado e cidade para cidade.
E mais: os custos com frete, seguro e despesas acessórias também devem ser considerados na base de cálculo dos tributos de um produto. Caso contrário, pode-se considerar um caso de sonegação fiscal.
Como solucionar?
No caso de uma emissão de nota fiscal com erro no cálculo dos impostos, algumas soluções imediatas são cancelar a nota, emitir uma nota de substituição, uma nota complementar ou uma carta de correção eletrônica (CC-e).
Para prevenir esse tipo de problema, a melhor alternativa é contar com um sistema de automação fiscal que realize o cálculo de impostos de forma direta e precisa, de acordo com a legislação vigente.
4. Não cumprimento de obrigações anexas à emissão
Além de emitir a NF-e, existem outras obrigações e documentos que o contribuinte precisa providenciar para garantir uma gestão fiscal eficiente e ficar em dia com o Fisco.
Por exemplo, operações que envolvem o transporte de mercadorias precisam ser acompanhadas do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
Todo contribuinte também precisa obrigatoriamente encaminhar a nota fiscal no formato digital (XML e/ou DANFE) para o destinatário e manter a guarda de todos os seus documentos fiscais pelo período mínimo de 5 anos.
O não cumprimento dessas obrigações e outras pode resultar em penalidades graves para o contribuinte, incluindo multas e o impedimento da emissão de novas notas.
Como solucionar?
A solução, aqui, é realmente conhecer e manter um controle rigoroso das obrigações fiscais. Caso você não possua esse conhecimento, contrate alguém especializado para realizar sua gestão fiscal.
Outra opção que ajuda imensamente é integrar um módulo fiscal ao seu sistema e buscar uma solução que auxilie na geração de todos os documentos obrigatórios e cumprimento das obrigações fiscais vigentes.
5. Vencimento ou má configuração do certificado digital
Mais um dos erros na emissão de notas fiscais que acontecem com frequência é a expiração do certificado digital. Essa tecnologia é responsável pela autenticação das notas e documentos fiscais eletrônicos e, portanto, é indispensável para a emissão ter sucesso.
Isso significa que seu certificado digital precisa estar sempre ativo e configurado corretamente para que sua organização emita todas as notas fiscais que precisar. Caso haja um erro de configuração ou a certificação vença, a emissão de NF-e e outros documentos fiscais é travada.
Como solucionar?
Confira e garanta que o modelo do seu certificado seja compatível com as exigências dos sistemas e autoridades públicas, bem como com seu software emissor. Faça a instalação, configuração e integração do certificado seguindo as orientações do fornecedor e do Fisco.
E fique de olho no prazo de validade e renovação da certificação para que ela não seja revogada. Se isso acontecer, você precisará emitir e configurar um novo certificado, e ficará impedido de emitir notas – e, consequentemente, de vender – enquanto providencia isso.
Impactos dos erros fiscais para os clientes da sua Software House
Se você desenvolve softwares para gestão fiscal e tributária, os erros na emissão de notas fiscais podem ter impactos diretos nos seus clientes. Afinal, eles confiam no seu sistema para evitar equívocos.
Por isso, é essencial que você ofereça um módulo fiscal robusto e eficiente, além de um suporte de qualidade para solucionar possíveis problemas rapidamente.
Caso contrário, seus clientes e potenciais clientes podem sofrer com erros e enfrentar prejuízos em sua reputação e credibilidade; autuações fiscais, multas, juros e ações judiciais; desperdício de tempo e recursos em correções.
Estratégias para prevenir erros na emissão de notas fiscais
Já falamos brevemente sobre as melhores estratégias para prevenir erros na emissão de notas fiscais. Se você prestou atenção, já entendeu que a melhor forma de evitar erros é investir em um software e/ou ferramenta que integre e automatize os processos envolvidos na emissão de documentos fiscais.
Assim, os preenchimentos se tornam mais rápidos e precisos, os dados e cálculos podem ser validados em tempo real, e todo o controle fiscal será facilitado e otimizado.
Além desse investimento inteligente e fundamental, outros dois pontos que podem ajudar a manter os erros fora da equação é promover a capacitação da sua equipe sobre a legislação fiscal e garantir que o software emissor esteja sempre atualizado conforme as regulamentações vigentes.
Como o PlugDFe pode te ajudar a evitar erros na emissão de notas
O PlugDFe da TecnoSpeed é uma solução completa para a gestão de documentos fiscais eletrônicos. Ele oferece uma série de recursos que podem ajudar a prevenir erros na emissão de notas fiscais, incluindo:
- Automação da geração do XML ao envio da DANFE;
- Validação automática de dados;
- Cálculo preciso de impostos;
- Integração com o controle de estoque;
- Atualização automática e constante, acompanhando as mudanças na legislação fiscal.
Quer saber mais sobre essa super ferramenta?
Ao adotar medidas preventivas e contar com soluções confiáveis, como o PlugDFe, você poderá garantir uma gestão fiscal mais eficiente e evitar problemas desnecessários para sua empresa ou seus clientes!
