5 principais erros na emissão de notas fiscais e estratégias para solucioná-los

Já enfrentou erros na emissão de notas fiscais? Descubra os mais recorrentes e dicas infalíveis para evitá-los e otimizar sua gestão fiscal!

A emissão de notas fiscais é uma parte fundamental da gestão fiscal e tributária de qualquer empresa no Brasil. E erros nesse processo geram retrabalho e consequências legais e financeiras. Por isso, vale a pena conhecer os principais erros na emissão de notas fiscais para poder solucioná-los e evitá-los com eficiência!

Neste artigo, listamos os erros de emissão mais comuns e trouxemos soluções práticas para cada um deles. Além disso, falamos dos impactos que esses erros podem gerar aos clientes da sua software house e quais as melhores estratégias para preveni-los. Para conferir tudo isso e levar a gestão fiscal a outro nível, acompanhe a leitura.

5 erros na emissão de notas fiscais mais comuns

Vamos direto ao ponto e descobrir quais os principais erros na emissão de notas fiscais? Confira abaixo:

1. Preenchimento incorreto dos dados da nota fiscal 

A emissão de notas fiscais envolve a informação de diversos dados, que devem ser preenchidos conforme os detalhes da operação que a nota registra. Ao esquecer ou errar no preenchimento de um dos campos obrigatórios da nota, o documento é rejeitado.

Dentre os principais equívocos, está a inserção de dados incorretos do emitente ou destinatário da NF-e, como CNPJ/CPF, endereço e razão social. Assim como a confusão da data de competência com a de emissão.

Como solucionar?

Se houver algum dado incorreto, a solução é simplesmente corrigi-lo e enviar novamente a nota para validação. Agora, para evitar que este erro ocorra, é interessante revisar com atenção redobrada os dados inseridos antes de gerar o arquivo XML da nota. 

Além disso, uma solução definitiva, que vai zerar esse tipo de problema, é implementar um sistema de gestão que faça a validação automática dos dados da nota ou mesmo os preencha para você ou seu cliente.

2. Classificação fiscal errada dos itens

A classificação fiscal dos produtos ou serviços é uma etapa crítica na emissão de notas fiscais. Erros em classificações como natureza da operação, CNAE, CFOP, NCM e CST podem levar a tributações inadequadas e, consequentemente, problemas na hora do pagamento dos impostos. Isso pode gerar problemas com o Fisco, assim como multas e juros.

Como solucionar?

Atente-se na hora de verificar esses dados da operação e faça sempre a consulta em fontes oficiais das classificações. Para uma solução otimizada, conte com ferramentas de consulta e preenchimento automatizadas. 

Assim, a classificação dos seus produtos e/ou serviços estará sempre correta, evitando erros na emissão de notas fiscais.

3. Erro no cálculo dos impostos

Também é comum que os contribuintes cometam erros na hora de calcular os impostos, afinal, esta é uma das partes mais complexas da emissão de notas fiscais. 

Assim como falamos no tópico anterior, cada operação possui suas classificações e cada classificação, por sua vez, envolve alíquotas e regras de tributos específicas. Além disso, esses detalhes podem variar de estado para estado e cidade para cidade.

E mais: os custos com frete, seguro e despesas acessórias também devem ser considerados na base de cálculo dos tributos de um produto. Caso contrário, pode-se considerar um caso de sonegação fiscal.

Como solucionar?

No caso de uma emissão de nota fiscal com erro no cálculo dos impostos, algumas soluções imediatas são cancelar a nota, emitir uma nota de substituição, uma nota complementar ou uma carta de correção eletrônica (CC-e).

Para prevenir esse tipo de problema, a melhor alternativa é contar com um sistema de automação fiscal que realize o cálculo de impostos de forma direta e precisa, de acordo com a legislação vigente.

4. Não cumprimento de obrigações anexas à emissão

Além de emitir a NF-e, existem outras obrigações e documentos que o contribuinte precisa providenciar para garantir uma gestão fiscal eficiente e ficar em dia com o Fisco. 

Por exemplo, operações que envolvem o transporte de mercadorias precisam ser acompanhadas do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e). 

Todo contribuinte também precisa obrigatoriamente encaminhar a nota fiscal no formato digital (XML e/ou DANFE) para o destinatário e manter a guarda de todos os seus documentos fiscais pelo período mínimo de 5 anos.

O não cumprimento dessas obrigações e outras pode resultar em penalidades graves para o contribuinte, incluindo multas e o impedimento da emissão de novas notas.

Como solucionar?

A solução, aqui, é realmente conhecer e manter um controle rigoroso das obrigações fiscais. Caso você não possua esse conhecimento, contrate alguém especializado para realizar sua gestão fiscal.

Outra opção que ajuda imensamente é integrar um módulo fiscal ao seu sistema e buscar uma solução que auxilie na geração de todos os documentos obrigatórios e cumprimento das obrigações fiscais vigentes.

5. Vencimento ou má configuração do certificado digital

Um certificado digital, também conhecido como Certificado Digital de Assinatura (CDA), de acordo com a Lei nº 11.419/2006, é um elemento crucial para a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e). Ele funciona como uma assinatura digital, garantindo a autenticidade e integridade do documento.

É importante se atentar a alguns problemas que podem surgir com o certificado digital na hora de emitir a NF-e:

• Certificado vencido: Ao vencer o prazo de validade do certificado digital, seu software ou o sistema do seu cliente não poderá assinar digitalmente a NF-e, impedindo sua emissão. É necessário renovar para habilitá-lo.
• Certificado não reconhecido: Isso pode acontecer se a Autoridade Certificadora (AC) não for credenciada pela SEFAZ;
• Configuração incorreta: Às vezes, mesmo com um certificado válido, problemas técnicos ou configurações incorretas no software podem impedir a comunicação adequada com o certificado, levando a falhas na emissão.

Por que um certificado digital é essencial para emitir NF-e?

Imagine um software onde os dados não são criptografados ou verificados. As violações de segurança seriam enormes, causando caos para a sua empresa e para o seu cliente. 

A mesma lógica é válida em relação aos certificados digitais e às notas. Afinal, ele age como uma chave criptográfica que verifica o remetente e o destinatário de uma nota fiscal eletrônica (NF-e) dentro do sistema da SEFAZ (Secretaria da Fazenda). Isso garante:

• Autenticidade: garante a identidade da empresa emitente da nota fiscal, evitando fraudes;
• Integridade de dados: confirma que os dados da nota fiscal não foram alterados durante a transmissão;
• Não repúdio: em termos simples, o não repúdio garante que o emitente da NF-e não pode negar ter enviado a nota fiscal. Nesse contexto, o certificado digital funciona como uma identidade digital que autentica o remetente e o destinatário da NF-e. 

Por lei, todas as empresas que emitem NF-e necessitam de um certificado digital válido. A não conformidade pode resultar em multas pesadas, rejeição de notas fiscais e atrasos no recebimento de pagamentos.

Como solucionar?

Dito isso, para evitar e/ou solucionar problemas com o seu certificado digital, siga as recomendações a seguir:

• Validade do certificado: Monitore a data de validade e renove-o bem antes do seu vencimento. A renovação geralmente é um processo simples por meio de sua Autoridade Certificadora (AC). Uma ideia é ajustar lembretes automatizados para evitar complicações de última hora; 
• Reconhecimento do certificado: Sempre verifique o status de credenciamento da sua AC no site da SEFAZ;
• Configurações: Certifique-se de que o certificado e a chave privada estejam instalados corretamente no sistema. Consulte a documentação do software de emissão de NF-e ou entre em contato com o fornecedor do software para obter assistência.

Uma boa notícia é que os certificados digitais podem se integrar perfeitamente ao seu software, permitindo que o seu cliente emita e gerencie a NF-e de forma automatizada, economizando tempo e minimizando esses erros.

Resolva os problemas do seu cliente e aumente o seu faturamento

Se o seu cliente está tendo muito erro na emissão de nota fiscal por conta de problemas com o certificado digital, nós temos uma solução ideal! Com a nossa parceria de indicação de certificações, você pode fornecer o certificado digital para seus usuários e criar uma nova fonte de renda para sua software house. 

Ah, e sabe qual é a melhor parte? Você não vai ter trabalho adicional, pois ao indicar o TecnoSign aos seus clientes, nós assumimos e fazemos tudo por aqui. É isso mesmo: todo o atendimento, emissão do certificado e suporte será feito pelo nosso time. E tem mais: sua empresa ainda poderá optar por ser remunerada ou gerar uma condição especial de valor para o seu cliente.

Nossa parceria ainda traz outros benefícios para sua software house:

• Atendimento pelo time da TecnoSpeed, com nosso molho especial, em todo o processo de emissão;
• Redução de demanda e custo com suporte técnico a partir da padronização dos cenários dos clientes;
• Tecnologia, com a emissão de certificado de forma rápida, fácil e segura;
• Contato direto com os tomadores de decisão da empresa cliente;
• Proteção da sua carteira de clientes, já que eles não precisarão buscar outros fornecedores para emitir seus certificados;
• Credibilidade e confiança através da nossa experiência.

Para juntar-se ao time TecnoSign, basta credenciar sua empresa com a gente e passar a indicar os certificados digitais para seus clientes. Fale com nossos consultores e conheça todos os benefícios da parceria remunerada!

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Impactos dos erros fiscais para os clientes da sua Software House

Se você desenvolve softwares para gestão fiscal e tributária, os erros na emissão de notas fiscais podem ter impactos diretos nos seus clientes. Afinal, eles confiam no seu sistema para evitar equívocos. 

Por isso, é essencial que você ofereça um módulo fiscal robusto e eficiente, além de um suporte de qualidade para solucionar possíveis problemas rapidamente. 

Caso contrário, seus clientes e potenciais clientes podem sofrer com erros e enfrentar prejuízos em sua reputação e credibilidade; autuações fiscais, multas, juros e ações judiciais; desperdício de tempo e recursos em correções.

Estratégias para prevenir erros na emissão de notas fiscais

Já falamos brevemente sobre as melhores estratégias para prevenir erros na emissão de notas fiscais. Se você prestou atenção, já entendeu que a melhor forma de evitar erros é investir em um software e/ou ferramenta que integre e automatize os processos envolvidos na emissão de documentos fiscais.

Assim, os preenchimentos se tornam mais rápidos e precisos, os dados e cálculos podem ser validados em tempo real, e todo o controle fiscal será facilitado e otimizado.

Além desse investimento inteligente e fundamental, outros dois pontos que podem ajudar a manter os erros fora da equação é promover a capacitação da sua equipe sobre a legislação fiscal e garantir que o software emissor esteja sempre atualizado conforme as regulamentações vigentes.

Como o PlugDFe pode te ajudar a evitar erros na emissão de notas

O PlugDFe da TecnoSpeed é uma solução completa para a gestão de documentos fiscais eletrônicos. Ele oferece uma série de recursos que podem ajudar a prevenir erros na emissão de notas fiscais, incluindo:

• Automação da geração do XML ao envio da DANFE;
• Validação automática de dados;
• Cálculo preciso de impostos;
• Integração com o controle de estoque;
• Atualização automática e constante, acompanhando as mudanças na legislação fiscal.

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Ao adotar medidas preventivas e contar com soluções confiáveis, como o PlugDFe, você poderá garantir uma gestão fiscal mais eficiente e evitar problemas desnecessários para sua empresa ou seus clientes!