Você sabe o que é razão social? E como escolher? Neste artigo a gente te explica tudo o que você precisa saber a respeito!
Se você tivesse uma empresa ou marca, qual o nome que você lhe daria? No mundo do empreendedorismo, isso é um pensamento e uma demanda muito comum, afinal, todo negócio ativo precisa de um nome, ou melhor, dois.
A gente explica: para além do reconhecimento da empresa, a definição do nome é uma exigência para o CNPJ, que por sua vez é o processo e documentação que registra a existência e regularização de todo e qualquer empreendimento.
Nele, é necessário estabelecer dois nomes: a razão social e o nome fantasia. Já ouviu falar nisso e entende a diferença e importância de cada um deles? Não? Pois, é exatamente sobre isso que falaremos no post de hoje, é só continuar a leitura!
Razão social é o “nome completo” de cada pessoa jurídica, ou seja, empresa. Também pode ser conhecida como Denominação Social ou Firma Empresarial.
Ela é criada no momento da formalização do CNPJ, registrada junto ao cartório e órgãos governamentais, e utilizada em documentos legais e fiscais, como NF-e, contratos ou escrituras.
Por servir como uma ferramenta de identificação formal, ela precisa ser única e exclusiva, ou seja, não pode haver duas pessoas jurídicas registradas com a mesma razão social.
Razão Social x Nome Fantasia x Marca
É necessário entender o que é Razão Social, Nome Fantasia e Marca. | Imagem: Pexels.
Se a razão social é o nome completo, o nome fantasia é como se fosse o “apelido” ou primeiro nome de uma empresa. É esse nome que aparece nas fachadas, cartões de visita e demais materiais de divulgação.
É por ele que um negócio é conhecido e comumente chamado no dia a dia, fora da esfera jurídica, e, por esse motivo, o nome fantasia costuma ser diferente, mais curto, simples e atrativo que a razão social do negócio.
Porém, um nome fantasia só é reconhecido como marca e tem seu uso cedido com exclusividade para determinada empresa quando é registrado junto ao INPI, o Instituto Nacional de Propriedade Industrial. Esse processo não é obrigatório, mas é uma questão de segurança para o(s) empreendedor(es).
Sem esse registro, nada impede que outras empresas utilizem um mesmo nome fantasia; por outro lado, é importante verificar se não há uma marca registrada com o nome que você pensou para o seu negócio antes de escolhê-lo para evitar problemas e frustrações futuras.
Por ser um requisito do CNPJ, a razão social é uma das coisas que vai permitir que a empresa exerça suas atividades legalmente e conforme o seu enquadramento tributário.
Além disso, ela individualiza um negócio e o acompanha em todos os processos sensíveis e formais, como documentações e obrigações fiscais.
A escolha da razão social é necessária e deve ser feita com cuidado. | Imagem: Pexels.
Bom, a escolha exige cuidado e uma etapa obrigatória de verificação, pois, como falamos antes, não pode ser igual a de qualquer outro negócio. Ao mesmo tempo, existe um certo padrão na hora de criar uma razão social.
Geralmente, ela é composta por três partes: um nome personalizado (que está geralmente ligado ao nome fantasia ou aos nomes do dono ou dos sócios), o ramo principal de atividade da empresa (como comércio ou internet, por exemplo), e o seu tipo de enquadramento ou constituição legal (como LTDA, S.A., MEI, ME, EPP, entre outras).
Além disso, aqui vão algumas dicas para escolher a razão social da sua empresa: prefira um nome de fácil compreensão, escrita e assimilação e considere também o tamanho desse nome, afinal, ele precisará ser falado, digitado e impresso muitas vezes por você, seus clientes, colaboradores e relativos.
Depois de escolhida, o próximo passo é oficializar a sua razão social através do processo de abertura da empresa, registrando-a, primeiramente, na Junta Comercial ou Cartório, e utilizando-a nas etapas seguintes da formalização junto ao município, estado e demais órgãos.
No caso específico do MEI, a razão social segue o padrão obrigatório: nome completo do microempreendedor individual seguido de seu CPF. Para ME e EPP, também é obrigatória a utilização do nome do empreendedor, sendo seu último nome de forma completa, mas outras variações são possíveis e o CPF é dispensado.
É possível trocar a Razão Social da empresa?
Sim, uma empresa consegue trocar a sua razão social caso queira ou identifique essa necessidade. No entanto, este é um processo que pode demorar, envolver uma certa burocracia e vários custos, o que quer dizer que ele só é recomendado em caso de real necessidade e com um bom planejamento para isso.
O maior desafio ligado à mudança da razão social de um negócio é que essa decisão invalida todos os documentos e processos em que a razão social antiga consta ou foi utilizada como meio de identificação.
Ou seja, é preciso atualizar e/ou refazer todos os contratos sociais, todos os cadastros em serviços do governo, instituições bancárias, cartórios, fornecedores, registros de funcionários e certificados digitais.
Para evitar essa dor de cabeça e esforço, o melhor caminho é contar com uma ajuda contábil especializada na hora de definir e registrar a razão social, assim é possível fazer a escolha certa e uma única vez.
Não esqueça da segurança durante o processo
O Certificado Digital ajuda na segurança da razão social. | Imagem: Pexels.
E também para o futuro! Estamos falando da aquisição e uso de um Certificado Digital logo após o registro da razão social e formalização da empresa. Esse recurso é útil e também obrigatório para assinar documentos digitalmente, emitir notas fiscais eletrônicas, acessar serviços governamentais, como o e-Social, e até cumprir obrigações fiscais, como enviar as declarações contempladas no SPED Fiscal.
Uma certificação te garante tudo isso e muito mais ao alcance de um clique, com 100% de segurança contra fraudes, violações e validade jurídica nas operações. Se você está se organizando para abrir seu negócio, já coloque comprar um certificado digital na sua checklist!
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