Existem vários tipos de Documentos Fiscais eletrônicos, e cada um deles possui suas particularidades. Vamos conhecer um pouco mais neste artigo sobre o assunto!
Da mesma forma que existem inúmeras operações fiscais, também existem vários tipos de documentos fiscais eletrônicos no Brasil e, em cada um deles, ocorrem em diferentes situações. Além da incidência de impostos de formas distintas, cada documento fiscal comprova um tipo de operação ocorrido em um negócio.
Além de comprovarem as transações, a emissão de documentos fiscais é uma exigência de vários órgãos públicos, dentre eles a Secretária da Fazenda de seu estado. Por meio desses itens você garante que os impostos advindos das transações comerciais dos seus clientes estão sendo pagos corretamente.
Portanto, desenvolver um software fiscal e emitir variados tipos de notas e documentos fiscais é algo sério, e deve considerar um conjunto de regras que podem variar conforme as legislações de cada estado, para ficar mais fácil separamos neste artigo quais são os documentos fiscais existentes no Brasil e suas particularidades.
Documentos fiscais eletrônicos: o que são e para que servem?
Os documentos fiscais eletrônicos são um tipo de arquivo digital emitido pelas empresas que servem como comprovante de operações realizadas junto de pessoas físicas, órgãos públicos ou outras empresas, registrando operações de transporte, compras, mas também de vendas de produtos e serviços.
Independentemente, se a sua empresa efetua qualquer tipo de operação tributável, mesmo estando isenta do pagamento de impostos, ela obrigatoriamente deve emitir documentos fiscais, e realizar a sua escrituração. Sendo assim, além de ser uma obrigação para qualquer empresa, também serve para garantir que suas obrigações com o Fisco estão certas e podem ser comprovadas através desses documentos fiscais eletrônicos.
Portanto, para que uma empresa não corra nenhum risco, é preciso estar sempre atento às obrigações acessórias exigidas pelo Fisco. Dessa forma, o seu negócio terá a convicção de que tudo está correto na hora de prestar contas.
Quais os tipos de documentos fiscais eletrônicos existentes?
No Brasil, temos vários tipos de documentos fiscais, e a própria legislação tributária brasileira é complexa e cheia de siglas e particularidades.
Veja agora alguns dos tipos de documentos fiscais mais importantes para sua empresa:
- NF-e – Nota Fiscal eletrônica (modelo 55): é o documento fiscal eletrônico mais utilizado pelos brasileiros. Ele deve ser emitido em todas as operações comerciais que envolvem a circulação de mercadorias, como venda para pessoa jurídica, devolução, transferência, entre outros. Por tanto, todo o comércio que faça operações de venda ou saída de mercadorias deve emitir nota fiscal como por exemplo: Indústrias, Comércios em geral.
- NFC-e – Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica (modelo 65): é um documento fiscal digital assim como a NF-e. Mas, diferentemente dela, a NFC-e deve ser emitida em operações de venda presencial ou entrega a domicílio para o consumidor final.a NFC-e está ligada ao setor varejista. Portanto, deve ser emitida por empresas que comercializam produtos para o cliente final, por exemplo os supermercados, lojas de roupas, farmácias ou qualquer tipo de estabelecimento que venda direto ao consumidor, sem intermediários.
- NFS-e – Nota Fiscal de Serviço eletrônica: é um documento fiscal que deve ser emitido para os contribuintes sempre que houver prestação de serviço, e que engloba os registros fiscais de serviços e a apuração especial do ISS (Imposto Sobre Serviços). Por exemplo, contratação de mão de obra para pintura, borracharia ou entre outros serviços prestados, e por ser um imposto de âmbito municipal, cada cidade possui suas próprias peculiaridades nos cuidados com a emissão e armazenamento deste tipo de documento fiscal. Porém, em 2023, os contribuinte do tipo MEI já podem utilizar a Nota Fiscal de Serviço eletrônica de Padrão Nacional – NFS-e Nacional que é um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela Receita Federal do Brasil ou pela prefeitura municipal, para documentar as operações de prestação de serviços e que visa regulamentar um padrão para emissão de NFS-e a nível nacional.
- NFA-e – Nota Fiscal Avulsa: semelhante a NF-e, é emitido através da SEFAZ por produtores primários, pessoas físicas e até mesmo pelos MEIs.Por tanto quando um MEI realizar a venda de uma mercadoria ele deve emitir a NFA-e.
- NFCom – Nota Fiscal Fatura de Serviço de Comunicação eletrônica (modelo 62): Este é um tipo de documento integralmente eletrônico que visa facilitar a administração das obrigações acessórias, tendo validade jurídica e possuindo sua emissão acompanhada pelo Fisco, representando uma evolução na praticidade da gestão fiscal. E deve ser utilizada para cobranças de serviços de comunicação de qualquer natureza, como: emissoras de rádio e televisão (incluindo TV por assinatura), portais de notícias, jornais e revistas impressos, provedores de internet, telefonia fixa ou móvel, entre outros. E será emitida tanto para empresas privadas e públicas, quanto para pessoas físicas.
- NF3-e – Nota Fiscal de Energia Elétrica eletrônica (modelo 66): é um documento emitido e armazenado em formato eletrônico, com o objetivo de registrar as operações relativas ao consumo de energia elétrica. Portanto, deve ser a obrigatoriedade de emissão são das distribuidoras e permissionárias de energia elétrica.
- CT-e – Conhecimento de Transporte eletrônico (modelo 57): é um documento fiscal eletrônico que deve ser emitido para cobrir operações de prestação de serviço de transporte de cargas e surgiu como substituto para vários documentos fiscais, visto que o antigo CTRC possuía uma versão diferente para cada modal. Portanto,toda transportadora contratante a empresa subcontratada deve emitir CTe.
- CT-e OS – Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços (modelo 67): usado nas operações de transportes que anteriormente utilizavam a Nota Fiscal de Serviço de Transporte – NFST. Sendo assim, todo o transporte de pessoas realizado por transportador ou agência de viagem, tanto intermunicipal, interestadual ou internacional, em veículo próprio ou afretado,deverá emitir o CTe OS.
- MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais de Eletrônico (modelo 58): usado para a fiscalização da Receita Federal nos postos de controle, unificando em um único documento, todos os demais referente a carga transportada (NF-e, CT-e).
- BP-e – Bilhete de Passagem Eletrônico (modelo 63): este documento substitui o bilhete de passagem rodoviário, no acobertamento de transporte de passageiros realizados por companhias de ônibus, para transportes intermunicipais e interestaduais, e os bilhetes de passagem de outros transportes de passageiros, como o ferroviário e aquaviário.
- CF-e – Cupom Fiscal eletrônico (modelo 59): o Cupom Fiscal eletrônico, assim como a NFC-e, foi criado para substituir o ECF, Emissor de Cupom Fiscal. O processo com que o cupom fiscal é emitido pode variar entre os Estados brasileiros. Atualmente, é utilizado em São Paulo, através do SAT; no Ceará, através do MF-e; e em Santa Catarina temos o ECF.
Qual a importância de emitir documentos fiscais?
A emissão da nota fiscal é a garantia de que a empresa está atuando legalmente e pagando corretamente os seus tributos, e é extremamente importante para a saúde financeira de uma empresa, pois é através dela que é feita a contabilidade do seu negócio. Sendo assim, sua principal missão é manter um registro das operações e também observar se todos os impostos foram recolhidos.
Dessa forma, um empreendimento consegue cumprir suas obrigações contábeis e ao emiti-la, a empresa aumenta também a confiança de seus clientes, pois esse documento lhes garante seus direitos, como a troca de produto ou reembolso de produtos.
Requisitos para emissão dos documentos fiscais
- Credenciamento junto à SEFAZ – Este é o passo inicial para que uma empresa, ou um empresário, possa emitir os diversos tipos de documentos fiscais. Primeiramente, eles devem fazer o cadastro junto à SEFAZ do seu estado; o credenciamento é fácil de ser realizado, e pode ser feito de forma online.
- Certificação Digital – Visando garantir a autenticidade e a segurança da emissão dos documentos fiscais eletrônicos e entrega das obrigações acessórias, o contribuinte deve solicitar uma certificação digital e uma assinatura digital.
- Software emissor – Este é um passo muito importante, pois a escolha do software correto poderá agilizar exponencialmente este trabalho, que é fundamental para o andamento de um negócio.
- Preenchimento correto das informações – Este também é um passo fundamental, pois caso as informações de uma nota fiscal estejam incorretas, poderão ocorrer vários inconvenientes para os clientes e a empresa poderá ter grandes danos fiscais e financeiros.
É possível emitir vários tipos de documentos de forma automática?
Para emitir documentos fiscais de forma automática é necessário que sua empresa possua um sistema de gestão integrado ao seu ERP. Desse modo, os dados podem ser cadastrados de maneira rápida, prática e segura.
O ERP também tornará o seu trabalho mais organizado e garantirá um maior controle sobre a emissão.
Suíte de Componentes: um contrato e diversos documentos emitidos
O mercado de desenvolvimento está cada vez mais competitivo, e cada elemento que gere um diferencial é importante para que uma solução se torne mais interessante e completa para os usuários.
Portanto, que tal garantir mais competitividade no seu sistema adquirindo uma suíte de componentes que implemente perfeitamente as principais rotinas de emissão de documentos fiscais no seu ERP?!
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Uma equipe de desenvolvimento que escreve um software com conteúdo fiscal precisa ser composta por elementos que conheçam a legislação fiscal, financeira e até mesmo rotinas aduaneiras e de desembaraço de mercadorias.
Por isso, profissionais com essa experiência costumam ser caros e concorridos no mercado da programação. Além de que, dependendo do tamanho do projeto, pode ser necessário mais de um destes especialistas.
Portanto, considerar portar para o seu sistema uma solução já pronta e homologada pode representar um ganho financeiro e aumento de competitividade do seu ERP, além de garantir mais tranquilidade para os usuários no momento da emissão de documentos fiscais.
